Einleitung

Sie sind dabei, ein passendes Produktinformations Management System (PIM) für Ihre Firma auszusuchen? Natürlich sind die Kosten ein wesentlicher Faktor, um eine richtige Entscheidung zu treffen. In diesem Artikel beschreiben wir, welche Kosten bei der Einführung eines PIM-Systems entstehen und bringen ans Licht, was einige populäre PIM Systeme kosten.

Tatsache ist, dass nur die wenigen PIM-Anbieter auf der eigenen Website verraten, was Ihre Lösung kostet. Die Transparenz der Kosten ist bei den meisten PIM Anbietern einfach nicht gegeben. Unternehmen erwerben nur selten neue Software, daher mag vielen Entscheidern die Erfahrung fehlen, wie man die vollständigen Kosten bestimmt und alle verdeckten Kostenblöcke aufdeckt.

Grundsätzlich kann man die bei der Einführung eines Pruduktinformations Management System anfallenden Kosten in 2 große Kostenblöcke aufteilen:

• Einmalige Kosten
  • Konzeptionskosten
  • Evaluierungskosten
  • Setup-Kosten
  • Erwerb der Lizenzen
  • Implementierungskosten
• Fortlaufende Kosten
  • Miete der Lizenzen
  • Hostingkosten
  • Wartungs- und Supportkosten
  • Weiterentwicklungskosten

Einmalige Kosten

Bei diesen Kosten geht es um die Kosten, die nur einmal anfallen. Die wesentlichen Kostenblöcke hier sind die Implementierungskosten und die Kosten für den Erwerb der Lizenzen.

Es gibt über 100 PIM Anbieter, und einen richtigen zu wählen mag keine einfache Aufgabe sein. Oft werden die PIM Berater ans Bord geholt, um ein passendes PIM-System und/oder den Dienstleister auszuwählen, der dieses PIM System implementieren wird. Schnell landen die Kosten alleine für PIM-Berater bei EUR 10.000.

Konzeptionskosten

In der Vor-Projekt-Phase sollte man sich zunächst Gedanken darüber machen, was man mit einem PIM-System erreichen möchte, welche Probleme zu lösen und welche Geschäftsprozesse zu optimieren sind. Folgende Aufgaben sind in dieser Phase zu erledigen:

• PIM-Benutzer bestimmen – wer sollte das System zukünftig nutzen.
• Datenumfang bestimmen – welche Daten genau sollen im System verwaltet werden.
• Geschäftsprozesse bestimmen – wofür sollte das System genutzt werden.
• Technologische Rahmenbedingungen bestimmen – welche Technologien sind gewünscht, soll es eine SaaS, Open Source oder On-Premise Lösung werden.

Die Kosten für die Erstellung einer Konzeption werden nur dann anfallen, wenn ein externer PIM-Berater einbezogen wird. Natürlich ist es keine Pflicht und jeder Anwender kann es für sich entscheiden.

Oft werden dafür Workshops durchgeführt. Ein 2-tägiger Workshop wird üblicherweise ab EUR 2.000 kosten.

Evaluierungskosten

Die passenden Anbieter sind auszusuchen – es wird eine Shortlist erstellt. Auf der Basis der Konzeptionsphase ist ein Fragenkatalog vorzubereiten. Alle Anbieter aus der Shortlist sollen dann diesen Fragenkatalog ausfüllen und zurückschicken. Die Antworten sind auszuwerten und die besten 2-4 Anbieter können dann zu einer persönlichen Präsentation Ihrer Lösung eingeladen werden.

Auch diese Phase wird oft von PIM-Beratern geführt und kann somit zu Kosten führen. Eine Evaluierung wird in der Regel ab EUR 4.000 kosten, denn ein PIM-Berater wird in der Regel bei allen Präsentationen dabei sein, um genauer auszuwerten, wie ein konkretes System die gesetzten Anforderungen umsetzt und seine professionelle Meinung zu bilden.

Setup-Kosten

Setup-Kosten sind die Kosten für die Erst-Installation des Systems. Diese können sich bei verschiedenen Anbietern sehr stark unterscheiden. Eventuell werden die Kosten für die Konfiguration des Systems auch unter Setup-Kosten anfallen.

Lizenzkosten

Die Kosten für Lizenzen können sowohl einmalig als auch fortlaufend anfallen. Grundsätzlich gibt es zwei Arten von Lizenzen:

• Mietlizenzen – ermöglichen Ihnen, die Software nur während einer gewissen Zeitperiode zu nutzen.
• Kauflizenzen – ermöglichen Ihnen, die Software permanent zu nutzen.

Die Kosten für Erwerb von Kauflizenzen werden nur einmal anfallen. Werden Mietlizenzen erworben, werden die Kosten regelmäßig anfallen, zB monatlich.

Man sollte aber beachten, dass die Kauflizenzen das Recht auf die Software-Updates und Upgrades nicht automatisch beinhalten und diese einschränken können. Manchmal werden die Updates und Upgrades nur dann gewährt, wenn der Anwender einen Wartungs- und Supportvertrag abschießt. Man sollte also sehr genau untersuchen, um welche Softwarelizenzen es geht und wie die Updates und Upgrades behandelt werden.

Die Lizenzkosten können von folgenden Faktoren abhängen:

• Anzahl der Nutzer
• Anzahl von SKUs
• Anzahl der unterstützten Sprachen
• Anzahl der benötigten Softwaremodule
• Anzahl der Ausgabekanäle

Implementierungskosten

Die Kosten für die Implementierung der ausgewählten PIM-Software bilden oft den größten Kostenblock. Der Aufwand hängt sehr stark von den individuellen Anforderungen des Anwenders ab, gerade für E-Commerce können die Anforderungen für die Integration mit Onlineshops und Marktplätzen einen wesentlichen Kostenblock hervorrufen. Folgende Kostentreiber sind typisch:

• Komplexität und Umfang der Produktinformationen,
• Grad der Automatisierung der Geschäftsprozesse,
• Anzahl der zu integrierenden Systeme,
• Anzahl und Einheitlichkeit der Datenquellen,
• Anzahl der anzubindenden Kanäle.

Die Kosten werden also hier entstehen für:

• Einrichtung der Rollen im System,
• Datenübernahme aus bestehenden Systemen,
• Integration mit anderen Systemen – z.B. ERP, Marktplätzen, Onlineshops,
• Einrichtung / Programmierung von Workflows
• Anpassung der bestehenden Funktionen
• Programmierung der neuen Funktionalitäten
• Mitarbeiterschulung
• System-Launch

Daher sollten diese Kosten möglichst genau im Voraus geschätzt werden und ständig im Auge behalten werden. Gibt es keine besonderen Anforderungen, mögen die Anbieter, die Standard PIM-Software anbieten, sich als günstigste erweisen.

Auch wenn Open Source Lösungen kostenlos sind, fallen für diese ebenfalls die Einführungskosten an. Wird eine falsche Lösung ausgesucht, können die Kosten für die Implementierung dieser Lösung sogar die Kosten für den Erwerb den Lizenzen und Einführung einer anderen Lösung überdecken.

Fortlaufende Kosten

Fortlaufende Kosten fallen regelmäßig an. Diese Kosten sind bei den Anbietern sehr unterschiedlich und sollten daher keineswegs unterschätzt werden.

Lizenzkosten

Die Kosten für Mietlizenzen oder Aktualisierung der Kauflizenzen, damit man die Software-Updates und -Upgrades bekommt, fallen regelmäßig an und können sehr stark variieren. Zu berücksichtigen ist, dass oft bestimmte Software-Module separat lizenziert und zu bezahlen sind.

Wartungs- und Supportkosten

Software funktioniert nicht dauerhaft von alleine. Diese soll gewartet werden. Niemand kann das besser ausführen als der Software-Anbieter selbst. Nach der Implementierungsphase kann man einen Wartungs- und Supportvertrag mit dem Anbieter oder einem seiner Partner abschließen. Oft gibt es sogar entsprechend den Lizenzbedingungen eine Verpflichtung hierzu. Die Preise dafür können sehr stark von den folgenden Faktoren abhängen:

• wie schnell man reagiert,
• wieviele Supportstunden monatlich benötigt werden,
• ob Entwicklersupport notwendig ist,
• welche Kommunikationskanäle zur Verfügung stehen,
• ob man einen festen Ansprechpartner bekommt,
• welche Service Levels einzuhalten sind.

Üblicherweise hängen die Kosten für Wartung und Support mit den Lizenzkosten zusammen.

Weiterentwicklungskosten

Egal, wie gut Sie Ihre PIM-Lösung konzipieren, sollte diese weiterentwickelt werden, denn Sie werden die Art und Weise, wie Sie die Software nutzen mit der Zeit ändern. Gewisse Funktionen sollen angepasst werden, andere kommen hinzu. Oft wird die Weiterentwicklung zu den üblichen Tagessätzen abgerechnet. Eine Funktionalität kann in einer Software einen Arbeitstag in Anspruch nehmen, in einem anderen Fall fünf. Daher sollte man sich für die Software entscheiden, die flexibel und leicht anzupassen ist.

Hostingkosten

Jede PIM-Software muss irgendwo gehostet werden. Diese kann in eigenem Datenzentrum, auf einer gemieteter Serverinfrastruktur oder in einer Private oder Public Cloud installiert werden. Von dieser Entscheidung werden auch die Kosten für das Hosting abhängen. Außerdem gibt es für PIM-Software unterschiedliche Anforderungen, die zu berücksichtigen sind. Wenn bei webbasierten Lösungen ein einziger Server oft ausreicht, mögen die Enterprise On-Premise Lösungen mehrere Server zum Laufen benötigen.

Was kosten die PIM-Lösungen konkret?

Es gibt sehr wenige PIM-Anbieter, die die Preise für eigene Lösungen auf der eigenen Website öffentlich publizieren. Zum Teil hängt es mit einer großen Konkurrenz zusammen. Wenn Preise nicht öffentlich verfügbar sind, schafft dies viel Spielraum für Preisverhandlungen.

Tabelle 2. Kosten der populären PIM Systeme.

Fazit

Um ein gutes Gefühl zu bekommen, was ein PIM-System kostet, sollte man die Kosten für eine längere Periode aufsummieren, z.B. für 3 oder 5 Jahre, denn das System wird zu einem kontinuierlichen Kostentreiber. Genau diese Kosten sind dann bei den favorisierten PIM-Systemen zu vergleichen.

Man kann auch eigene PIM-Lösungen entwickeln, aufgrund der allgemein hohen Komplexität einer PIM-Lösung können die Kosten dafür sehr hoch werden. Diese können sich nur dann rentieren, wenn Sie eine ganz spezifische Lösung brauchen und keine bestehende PIM-Lösung Ihren Anforderungen entspricht. Eine wirklich gute Alternative für diesen Fall wäre, ein Open-Source PIM System zu nehmen und dieses an die eigenen Besonderheiten anpassen lassen.