Heutzutage ist ein [PIM-System] (/blog/what-is-a-pim-system) eines der wichtigsten Werkzeuge für die Verwaltung von Produktinformationen. Diese Software schafft ein Repository, das alle produktbezogenen Daten aufnimmt, sie aktuell hält und bei ihrer Verteilung hilft. Erreicht wird dies durch eine einfache Datenverwaltung und die Möglichkeit, Daten anzureichern und an unterschiedliche Bedürfnisse anzupassen.

PIM-Software dient als Produktinformationsmanagement. Ein PIM-System wird als einzige Quelle der Wahrheit verwendet, in der Sie Produktinformationen sammeln, konsolidieren und anreichern. Von hier aus können Sie die vereinheitlichten und verfeinerten Produktbeschreibungen an verschiedene Kanäle verteilen. Das System wird immer beliebter. Heute ist es ein Muss für Unternehmen mit komplexen Produktstrukturen und -beziehungen und für Unternehmen mit großen Sortimenten - je mehr SKUs Sie haben, desto mehr brauchen Sie ein PIM.

Die Bedürfnisse der PIM-Benutzer können unterschiedlich sein. Dank zahlreicher Funktionen kann ein PIM-System sie alle erfüllen. In diesem Artikel geben wir Ihnen einen Einblick in die wichtigsten Funktionen, die ein PIM-System bietet.

1. Aggregation von Produktdaten, Datenimport.

Daten können automatisch oder manuell in ein PIM-System importiert werden. Alle PIM-Systeme unterstützen Excel-, CSV- und XML-Formate. Sie können auch Produktdaten aus ERP, PLM, DAM, MDM und anderer Unternehmenssoftware importieren. Einige PIM-Systeme bieten Selbstbedienungsportale an, über die Lieferanten ihre Produktinformationen direkt in das PIM-System des Unternehmens hochladen können.

Während des Imports werden alle Daten überprüft und validiert, um sicherzustellen, dass nur korrekte Produktinformationen importiert werden.

2. Zentrales Repository für Produktdaten.

Das PIM-System ist ein zentrales Repository für alle im Unternehmen vorhandenen Produktdaten. Es ist möglich, in einem PIM-System mehrere Produktkataloge zu verwalten, die Produkte nach bestimmten Kriterien gruppieren (für ein bestimmtes Kundensegment, saisonale Angebote). Alternativ können Sie die Produkte auch in Form eines Katalogs in das System importieren.

Das Unternehmen kann einen alten Katalog für Sicherungs-, Vergleichs- und rechtliche Zwecke aufbewahren. Gleichzeitig kann die Kopie zur Erstellung eines neuen Katalogs verwendet werden. Aus diesem Grund bieten PIM-Systeme zusätzliche Funktionen wie die Versionierung von Produktkatalogen. Dabei handelt es sich um die Erstellung eines neuen Katalogs auf der Grundlage einer Duplizierung des alten Katalogs, der dann mit den neuen, vom Lieferanten bereitgestellten Informationen synchronisiert wird.

3. Standardisierung und Klassifizierung von Produktdaten.

Wenn ein Unternehmen viele SKUs hat, hat es oft Probleme, diese zu verwalten. Deshalb ist es notwendig, alle zugehörigen Produktdaten zu standardisieren und zu vereinheitlichen. Im PIM-System erfolgt dies durch die Klassifizierung von Waren nach Attributen. Die Attribute werden nach bestimmten Merkmalen (z. B. technisch: Gewicht und Größe) in Attributgruppen zusammengefasst. Auf diese Weise können Sie bestimmte Produktfamilien als fertige Vorlage bilden, indem Sie die entsprechenden Attribute kombinieren.

Auf diese Weise können Sie die Datengenauigkeit sicherstellen, da ein Produkt nur einer Produktfamilie zugeordnet werden kann, was Fehler verhindert. Darüber hinaus spart es Zeit und sorgt für Vollständigkeit der Daten, da die Attribute automatisch jedem Produkt in jeder Kategorie und jedem Katalog zugeordnet werden.

Das PIM-System kann bei der Datenstandardisierung helfen, indem es bestimmte Klassifizierungssysteme verwendet, z. B. ECLASS, ETIM, UNSPSC, GPC, usw.

4. Schnelle Produktsuche und Filterung.

Die Produkte sind nach Katalogen, Kategorien und allen ihren Merkmalen gruppiert. So können die Daten nach jedem dieser Indikatoren gefunden (herausgefiltert) werden. Die Verwendung von Filtern ist unbegrenzt, außerdem können Sie Filter zur späteren Verwendung speichern. Produkte können auch nach den Benutzern gefiltert werden, die an der Anreicherung ihrer Informationen gearbeitet haben (z. B. nach dem Zeitpunkt der Erstellung und den zugewiesenen Benutzern) oder nach der Vollständigkeit ihrer Beschreibung.

Sie können Produkte auch nach einem Wort oder einem Teil eines Wortes suchen, das in ihrer Beschreibung oder in einem ihrer Merkmale enthalten ist. In der Regel werden bei der Eingabe einer Suchanfrage automatisch die vorgeschlagenen Varianten angezeigt, aus denen Sie direkt auswählen können.

5. Schnelle Datenänderung durch die Massenaktualisierungsfunktion.

Die Massenaktualisierungsfunktion ermöglicht es Ihnen, beliebige Informationen mit einem Klick automatisch zu bearbeiten oder zu ändern, indem Sie zahlreiche Produkte filtern oder einzelne Artikel manuell auswählen. Die Funktion wird bei der Vorabanwendung von Standardisierungs- und Filterfunktionen oder bei der Erstellung von Warenkatalogen verwendet.

Mit der Stapelverarbeitung kann ein Benutzer sofort die Zugehörigkeit mehrerer Produkte zu einer Produktfamilie, Katalogen oder Kategorien ändern, Assoziationen zwischen Produkten erstellen, Attribute modifizieren, den Status von Produkten oder den ihnen zugewiesenen Mitarbeiter ändern.

6. Verwendung von Rollen und Zugriffsrechten.

Wenn Sie die Qualität Ihrer Produktdaten verbessern wollen, sollten Sie immer wissen, wer an der Aktualisierung der Produktinformationen arbeitet, vor allem, wenn externe Benutzer Zugriff auf Ihr System haben. Sie können in jedem PIM-System entsprechende Rollen für Mitarbeiter und Abteilungen innerhalb des Unternehmens oder für Dienstleister und Geschäftspartner erstellen. Einige erlauben Ihnen jedoch eine sehr granulare Definition von Autorisierungsrollen, während andere nur grundlegende Zugriffsebenen differenzieren.

Bei der Erstellung einer Rolle kann ein Administrator ihr je nach den im System durchgeführten Aktionen (Bearbeiten, Entfernen, Zuweisen, Kommentieren, Herunterladen) und je nach den Zugriffsrechten für ein bestimmtes Produkt oder eine Gruppe von Produkten Berechtigungen zuweisen. Danach werden die Rollen an die entsprechenden Benutzer vergeben.

Der Zugriff kann auch ohne die Verwendung von Rollen erfolgen, da die Berechtigungen direkt an die Benutzer vergeben werden können. Jeder Benutzer kann mehrere Rollen und individuelle Berechtigungen haben. Diese Funktion ist praktisch, wenn es sich um einen einzelnen Benutzer handelt, aber es ist dennoch ratsam, eine eigene Rolle zu erstellen.

7. Organisation der Zusammenarbeit zwischen den Nutzern.

Das Kommentieren, Erstellen und Zuweisen von Aufgaben ist ein bequemer Weg, um die Zusammenarbeit zwischen den Benutzern des Systems zu organisieren. Sie können überall und in jeder Phase der Arbeit mit dem Produkt (Zuweisung, Bearbeitung) Kommentare hinzufügen.

Die Benutzer können auch Benachrichtigungen einrichten. Die Benachrichtigungen werden in der Verwaltungskonsole konfiguriert: Es gibt Systembenachrichtigungen und E-Mail-Benachrichtigungen. Solche Benachrichtigungen können darauf hinweisen, dass der Produkteintrag neu zugewiesen wurde oder dass sein Status geändert wurde, sie können auf Änderungen oder Kommentare hinweisen oder auf zu erledigende Aufgaben.

8. Die Organisation des Arbeitsablaufs von Produktbeschreibungen.

Die Workflow-Funktion macht den Prozess der Datenanreicherung zuverlässiger, transparenter und handhabbarer. Sie ermöglicht die Automatisierung aller Prozesse im Zusammenhang mit der Anreicherung von Produktinformationen. Im Bereich "Workflows" können Sie den Status einer Aufgabe und den für diese Phase zuständigen Benutzer sehen. Über dieses Panel können die Teammitglieder auch Kommentare austauschen.

Einige fortschrittliche PIM-Systeme bieten eine erweiterte Workflow-Kontrolle. So kann das Management beispielsweise die Regeln für die Validierung der Vollständigkeit und Korrektheit bei der Ausführung bestimmter Aufgaben festlegen. Ein System kann auch automatisch Berichte erstellen, z. B. über überfällige Termine, den Erfüllungsstand, die Produktivität der Benutzer oder benutzerdefinierte Berichte.

9. Steuerung der Datenbearbeitung.

Die Datenbearbeitungskontrolle ermöglicht die Überwachung der an einem Produkt vorgenommenen Änderungen (individuelle Datenänderung, Massendatenänderungen) und die Kontrolle aller Benutzeraktivitäten im System mit der Möglichkeit des Rollbacks.

Der Verlauf aller Benutzeraktionen wird im Aktivitätsstrom angezeigt. So können die Benutzer die letzten Aktionen oder Datensätze für die Produkteinträge sehen, auf die sie Zugriff haben.

10. Qualitätsmanagement von Produktinformationen.

In jeder Phase der Arbeit mit den Produktinformationen werden bereits die notwendigen Einstellungen vorgenommen, um deren Qualität zu gewährleisten. In der Verwaltungskonsole können Sie die Einstellungen für jedes einzelne Feld (Datenvalidierung, Vollständigkeit der Felder, Feldsprache, Bilderweiterung, Produktzuordnung usw.) vorgeben, um interne und externe Standards zu erfüllen. Wenn Felder nicht ausgefüllt sind oder Standards nicht eingehalten werden, meldet das System einen Fehler. Sie können diese Einstellungen für jede Entität (Produkte, Kanäle, Portale) festlegen.

Für eine vollständige Kontrolle können Sie den Status aller Daten im System (Prozentsatz der Produkte, die sich in bestimmten Stadien ihres Beschreibungslebenszyklus befinden, Anzeige leerer Felder, Qualitätsniveau der Kanäle, Aktivitätsstatistiken) im Hauptfenster überprüfen, oder das System kann automatisch Qualitätsberichte erstellen und sie an die entsprechende Abteilung oder den Benutzer senden.

11. Verwaltung der Übersetzung von Informationen in verschiedene Sprachen.

Die Übersetzung von Produktinformationen im PIM-System kann halbautomatisch oder manuell erfolgen. Für die selektive Übersetzung, d. h. für die Übersetzung einzelner Felder wie Titel, Beschreibungen und Aufzählungspunkte, wird in der Regel ein automatischer Übersetzungsdienst in Anspruch genommen. Bei der manuellen Übersetzung wird in der Regel der Originaltext auf der einen Seite und der zu übersetzende Text auf der anderen Seite angezeigt.

Ein PIM-System bietet in der Regel die folgenden Optionen:

• Vergabe der Übersetzung an einen externen Übersetzer, der Zugang zu dem betreffenden Bereich hat;
• die Nutzung von Webdiensten wie automatischen Übersetzungen (z. B. Google Translate), die bereits in das System integriert sind und eine Übersetzung in Echtzeit bieten;
• die Übermittlung von Texten an die Systeme von Übersetzungsagenturen;
• Verbindung mit dem Übersetzungsmanagementsystem (TMS).

12. Verwalten Sie Mediendaten und Produktbilder an einem Ort.

Im Allgemeinen sollte die Verwaltung von Mediendateien mit DAM-Systemen erfolgen, aber moderne PIMs verfügen oft über integrierte DAM-Funktionen. Mit dieser Funktion lassen sich digitale Dateien wie Bilder, Fotos, Videos und Audiodateien, die sowohl von Unternehmensmitarbeitern als auch von Dritten (z. B. über Lieferantenportale) hinzugefügt wurden, zentral verwalten und speichern.

Alle diese Medien werden mit den entsprechenden Artikeln, Produkten, Kategorien oder Katalogen verknüpft. Das Hauptmerkmal ist, dass diese Zuordnung doppelte Inhalte verhindern kann. Darüber hinaus können alle diese Dateien automatisch an jeden Kanal und jede Plattform angepasst werden. Das Einzige, was Sie tun müssen, ist, das Format oder die Dateierweiterung usw. manuell einzustellen, und das System passt alle Dateien automatisch an. Darüber hinaus ermöglicht das PIM-System die Verwendung der Vorschaufunktion, so dass Sie genau sehen können, wie die Mediendatei auf einer Website oder in einem gedruckten Verzeichnis usw. aussehen wird.

13. Verwaltung der Produktkataloge.

Alle Produktdaten können in einem oder mehreren Produktkatalogen gruppiert werden, die später an verschiedene Veröffentlichungskanäle oder Endnutzer gesendet werden können. In einigen Fällen müssen diese Informationen für die spezifischen Anforderungen eines bestimmten Kanals umgewandelt werden. Die Datenumwandlung kann in Formaten wie PDF, HTML, XLS, DOC, XML, CSV, Excel und anderen gängigen Dateiformaten erfolgen.

Solche Produktkataloge aus der PIM-Software können verwendet werden, um verschiedene Arten von produktbezogenen Dokumenten zu erstellen - elektronische Kataloge, Druckkataloge, Preislisten, Datenblätter. Diese können auch kanalspezifisch sein, mit separaten Preisen, Produktreihen und spezifischen Produktbeschreibungen. Der Benutzer kann das gewünschte Format unabhängig auswählen und die Daten für jeden Publikationskanal separat exportieren. Die Erstellung von Katalogen in verschiedenen Formaten wird auch für Marketingzwecke und für den internen Bedarf (z. B. Erstellung von gedruckten Katalogen) genutzt.

14. Verwalten Sie zusätzliche Inhalte, die mit dem Produkt verbunden sind.

Zusätzlich zu den oben erwähnten Mediendaten können Sie mit PIM-Systemen auch andere Dateien verwalten, die die Produktbeschreibung ergänzen oder als Material für die Produktwerbung dienen. Dazu gehören PDF-Broschüren, Flyer, Poster, Printkataloge, Landing Pages, PSD-Dateien, Bilder zur Beschreibung, Banner oder andere Marketingmaterialien.

Ein PIM-System wird zum Speichern und Veröffentlichen dieser Materialien verwendet, kann aber auch als Ort ihrer Erstellung dienen, da es bereits die erforderlichen Komponenten (bearbeitete Texte, Bilder, Layouts) enthält. So können fertige Dateien entweder automatisch dem Produkt beigefügt oder an bestimmte Kanäle für den Druck oder die digitale Veröffentlichung gesendet werden.

15. Speicherung zusätzlicher Informationen über das Produkt.

Nicht alle Informationen zu einem Produkt werden auf den Marktplätzen veröffentlicht, an Nutzer oder andere Dritte verschickt, aber sie sollten auch sicher an einem Ort gespeichert werden. Aus diesem Grund kann ein PIM-System zusätzlich Dateien wie Grafiken, Handbücher, technische Spezifikationen, Datenblätter, Dokumente und CAD-Dateien speichern.

Da die Arbeit an solchen Dateien sehr häufig im Rahmen der Produktentwicklung erfolgt, deckt das System, während es Informationen über den Arbeitsablauf speichert (Anzeige des Autors der Arbeit, des Datums ihrer Erstellung und Bearbeitung), den gesamten Lebenszyklus der Produktentwicklung ab. Die gesamte Datenverarbeitung wird durch das Vorhandensein eines bereits eingebauten oder zusätzlichen DAM-Moduls gewährleistet.

16. Verwaltung der Produktbeziehungen.

Diese Funktion unterstützt die Strategie für den Verkauf von Produkten, nachdem das Verhalten der Benutzer des Online-Shops untersucht wurde. Wenn Sie ergänzende Produkte oder Substitute definieren, können Sie in Ihrem PIM-System Verbindungen zwischen Produkten oder Artikeln herstellen. Diese Art der Verbindung kann einseitig oder zweiseitig sein und kann zwischen mehreren Produkten, mehreren Kategorien und zwischen Produkten und Kategorien bestehen.

Es gibt viele Varianten der Verknüpfung: ähnliche Produkte, Cross-Selling (Anzeige von Zubehör, das mit dem Produkt zusammenhängt), Up-Selling (Anzeige von teureren Optionen), Austausch (Ersetzen eines alten Produkts durch eine neuere Version), Kits (Produktzusammenstellung als Einheit und ihre Anzeige unter einer SKU), Produktpakete oder Bündel (Produktgruppierung, wenn jedes der Produkte seine eigene SKU hat), etс.

17. Aufbereitung von Produktdaten entsprechend den Anforderungen der verschiedenen Vertriebskanäle.

Die Informationen, die alle Bestätigungsstufen durchlaufen haben, sind bereit für die letzte Stufe - die Veröffentlichung für den entsprechenden Kanal oder mehrere Kanäle. Im Allgemeinen ist ein Kanal in einem PIM-System ein Ziel für einen bestimmten Produktkatalog, der Produkte mit verschiedenen kanalspezifischen Merkmalen aus verschiedenen Kategorien in einem speziellen Datenformat, einer bestimmten Veröffentlichungssprache und unter Verwendung interner Datenqualitätsstandards usw. enthält.

Ein Zielkanal können Online-Shops (OXID, Magento, Shopware usw.), gedruckte Kataloge, Systeme von Drittanbietern (ERP oder CRM), elektronische Kataloge (im XML- oder CSV-Format) usw. sein.

Einige Systeme ermöglichen eine Vorschau eines Produkts für den entsprechenden Kanal, so dass zusätzliche Änderungen vor der Veröffentlichung vorgenommen werden können. Mit dieser Funktion können Sie sehen, wie die Produktseite im Webbrowser, auf mobilen Geräten, in sozialen Medien oder in einem Katalog aussieht.

19. Export von Produktdaten - Bereitstellung von Produktinformationen

Nachdem die Produktinformationen gesammelt, an einem Ort konsolidiert und angereichert wurden, können Sie die relevanten Produktinformationen an Ihre Händler oder Kunden verteilen. Dies kann einmalig, zu einem bestimmten Anlass auf Anfrage oder in regelmäßigen Abständen geschehen. Sie können die Daten in jedem beliebigen Format exportieren, z.B. PDF, XLS, CSV, DOCX.

Ein neuer Trend besteht auch darin, Händlern die Möglichkeit zu geben, sich über Händlerportale mit Ihrem PIM-System zu verbinden und aktualisierte Produktinformationen in dem von ihnen bevorzugten Format und der gewünschten Struktur zu erhalten. Sie weisen dem Konto eines Vertriebshändlers einen Kanal zu und legen Berechtigungen und Zugriffsebenen fest.

20. Integration mit verschiedenen Systemen (APIs).

Der Austausch von Informationen in einem PIM-System kann nicht nur durch den Export und Import einzelner Dateien erfolgen, sondern auch durch die direkte Integration mit anderen Systemen wie CRM, ERP, DAM, MAM, CMS usw. Der Datentransfer zwischen den Systemen wird durch das Vorhandensein der eingebauten API und entsprechender Plugins (Konnektoren) ermöglicht, die individuell für jedes Drittsystem entwickelt werden.

Die Integration über die API ermöglicht die Übertragung aller Objekte und Medien, die Speicherung von Datenstrukturen (Kataloge, Assoziationen), aller Attribute und Attributgruppen sowie den Kanalabgleich. Der Datentransfer kann sowohl manuell als auch automatisch erfolgen, in eine oder beide Richtungen. Die wichtigste Voraussetzung ist ein vorheriger Feldabgleich zwischen dem PIM-System und dem Fremdsystem.

Schlussfolgerung

Wie Sie sehen, kann ein PIM-System alle Funktionen bieten, die notwendig sind, um die Verarbeitung von Produktinformationen zu beschleunigen und deren Qualität zu verbessern, so dass sich ein Unternehmen auf die Erweiterung der Produktpalette und neue Entwicklungsstrategien konzentrieren kann, was wiederum zu einer Steigerung der Einnahmen des Unternehmens führt.

It should be noted, however, that not all systems have all the previously considered functions so you have to be very careful in choosing the system that suits your businesses needs, priorities and budget.