El creciente número de canales de venta y socios comerciales, la necesidad de mantener versiones en varios idiomas de las descripciones de los productos, la creación de fichas técnicas y catálogos de productos, la rápida corrección de errores e imprecisiones en las descripciones, la integración de los datos de los productos con su propio sitio web o tienda en línea y la transferencia de los datos de los productos seleccionados a los socios, el aumento de la calidad de los datos de los productos en general... todos estos requisitos pueden causar numerosos problemas. Un sistema PIM puede ser útil en este caso.
Elegir el software PIM adecuado es todo un reto. Los criterios más importantes para la selección de un PIM son:
- **Los costes de adquisición, implantación y asistencia posterior son importantes y deben ser asequibles. Son los primeros que deben evaluarse.
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- Integrabilidad: el sistema debe poder sincronizarse automáticamente con todos los sistemas internos necesarios e integrarse en la infraestructura del sistema actual; de lo contrario, no se cumplirá el principal objetivo de un PIM, que es garantizar la soberanía de los datos de los productos.
- Funcionalidad: el sistema debe ser capaz de cumplir sus requisitos más importantes. Piense de antemano qué requisitos son los más importantes para usted.
- Implementabilidad - debe ser capaz de implementar un proyecto PIM basado en el software seleccionado junto con el proveedor de servicios seleccionado.
- Facilidad de uso: el programa debe ser fácil de usar y permitir a cada usuario llegar rápidamente a su destino.
Es especialmente importante que el sistema pueda mapear sus procesos empresariales sin compromiso, porque ese es el principal objetivo de un sistema PIM. Si estos puntos son correctos, la decisión es mucho más fácil.
¿Qué es realmente un sistema PIM?
Los sistemas PIM (Product Information Management) permiten procesar de forma rápida y eficaz la información sobre los productos de una empresa, independientemente de si fabrica los productos ella misma o los vende. El software PIM es especialmente interesante para todos aquellos que hasta la fecha han trabajado principalmente con Excel para gestionar los datos de los productos, crear posteriormente catálogos impresos a partir de ellos o transmitir los datos a tiendas online, sitios web u otros canales. Un sistema PIM debería ayudar a todos los empleados y socios que trabajan con sus productos a organizar los datos de los productos de forma más eficiente y a acceder rápidamente a ellos.
El tipo de sistema PIM como factor en la selección del PIM
Basado en la nube frente a local
Si no quieres ocuparte del alojamiento, deberías considerar una solución basada en la nube. Sin embargo, la mayor desventaja en este caso es la flexibilidad limitada: con las soluciones locales, se pueden implementar casi todos los requisitos de personalización. Sin embargo, si todavía estás en el proceso de toma de decisiones, otros factores podrían tener una mayor influencia en tu elección.
Comercial frente a código abierto
El software con licencia libre es cada vez más popular hoy en día, ya que los sistemas de código abierto ofrecen diversas ventajas. Entre ellas se incluyen:
- el apoyo de una comunidad activa,
- código fuente abierto que puede personalizarse,
- Alta modularidad - se pueden utilizar módulos ya creados o desarrollarlos individualmente,
- A prueba de futuro - incluso si el proveedor original desaparece del mercado, seguirá encontrando expertos que puedan dar soporte a su solución a largo plazo,
- Fácil integración y sincronización con otros sistemas.
Un presupuesto limitado no es ni mucho menos la única razón para optar por el software de código abierto. Actualmente existen tres soluciones PIM de código abierto consolidadas: Pimcore, Akeneo y AtroPIM. Cada uno de estos sistemas tiene sus propios puntos fuertes y débiles, que deben tenerse muy en cuenta a la hora de seleccionar una solución PIM adecuada.
Funcionalidad del sistema PIM
Un sistema PIM está diseñado para la gestión eficaz de toda la información del producto y los procesos asociados. Son las funciones las que, en última instancia, resultan decisivas para decantarse por un software PIM u otro, ya que deben reducir la cantidad de trabajo manual. Para ello, deben examinarse tres grandes áreas de tareas.
Consolidación de la información
Para un mayorista, consolidar la información de los productos puede suponer un reto mucho mayor que para un fabricante, ya que tiene que tratar con datos de productos en una amplia variedad de formatos y diseños, mientras que un fabricante sólo tiene que mantener en orden la información de sus propios productos.
No todas las herramientas PIM dominan bien esta tarea, las "pequeñas" no proporcionan casi ninguna ayuda para la normalización, mientras que "las realmente grandes" tienen casi la misma funcionalidad que los sistemas ETL (Extract Transform Load) en toda regla.
Al seleccionar un sistema PIM, hay que tener en cuenta lo siguiente durante la consolidación:
- ¿Qué fuentes de datos existen?
- ¿Se pueden importar los datos automáticamente?
- ¿Qué otro tipo de automatización es concebible?
- ¿Cómo y qué validaciones de datos se realizan durante la importación?
- ¿Deben conectarse los proveedores mediante una solución de autoservicio?
Tratamiento de la información sobre los productos
El tratamiento de la información en el sistema PIM tiene tres objetivos: Estructuración, clasificación y preparación para su posterior envío.
Cuanto más claramente estructurada esté toda la información recibida y menos errores contenga, más fácil será preparar descripciones de productos, artículos, textos para plataformas de terceros o vídeos promocionales. La finalidad de una solución de este tipo es crear una versión estandarizada de los datos que todos utilizarán posteriormente.
Al seleccionar un sistema PIM, hay que tener en cuenta lo siguiente a la hora de procesar los datos:
- ¿Cuántos usuarios trabajarán en el sistema al mismo tiempo?
- ¿Cuál es la mejor manera de organizar la colaboración?
- ¿Pueden realizarse traducciones directamente en la solución?
- ¿Cuánto tiempo lleva localizar las descripciones de los productos?
- ¿Cómo se procesarán los textos y las imágenes? ¿Es necesaria una edición rápida directamente en el sistema?
- ¿Cómo y qué controles de calidad se realizan?
- ¿Es posible implementar flujos de trabajo de usuario?
- ¿Se requieren evaluaciones analíticas?
Publicación de la información
El sistema PIM debe permitir la publicación simultánea de información a través de todas las fuentes de Internet utilizadas por la empresa o, al menos, de la mayoría de ellas. Estas fuentes de Internet incluyen sitios web, catálogos, directorios de precios, mercados, redes sociales y boletines informativos. Para ello, no basta con la clásica función de importación.
Por tanto, conviene plantearse las siguientes preguntas:
- ¿A qué canales debe servir el sistema PIM y de qué manera?
- ¿Qué sincronizaciones deben realizarse de forma (semi)automática?
- ¿Cómo pueden actualizarse los datos?
- ¿Deben conectarse los minoristas mediante una solución de autoservicio?
Usabilidad
El principal objetivo de la implantación del PIM es facilitar la vida a todos los empleados que manejan información sobre productos de todo tipo y ahorrarles así tiempo de trabajo. El software debe ser claro y comprensible para estos usuarios y resolver sus problemas sin que tengan que asistir a decenas de cursos de formación y estudiar un grueso libro lleno de reglas.
Merece la pena pedir la opinión de sus empleados desde el principio, también en lo que respecta a la facilidad de uso del sistema en cuestión. El programa PIM debe ser claro y comprensible y, al mismo tiempo, motivar a los empleados para que consigan resultados de forma más específica, eficaz y rápida.
Viabilidad técnica
No basta con que los empleados sean capaces de utilizar el nuevo sistema PIM. El sistema debe ser capaz de realizar tareas muy específicas. Los flujos y procesos de trabajo deben formularse e implementarse correctamente en el sistema. Si sólo es posible con una solución provisional, es posible que dicha herramienta no resulte ser una buena solución a largo plazo.
En cuanto a la viabilidad técnica, deben plantearse las siguientes preguntas:
- ¿Qué podría hacerse fundamentalmente más sencillo y rápido?
- ¿Qué procesos de trabajo y pasos hay que aplicar?
- ¿Qué procesos rutinarios consumen más tiempo y deben optimizarse?
- ¿En qué procesos de trabajo puede mejorarse la calidad de los resultados?
- ¿Dónde debe adaptarse la solución seleccionada?
- ¿Con qué sistemas debe integrarse el software PIM seleccionado y cómo?
- ¿Qué recursos técnicos son necesarios (ordenadores, sistemas operativos, software preinstalado) para utilizar el software?
Costes
El presupuesto es muy importante para la implantación de un PIM, ya que no es una solución barata. No hay que subestimar los costes de implantación de un PIM.
Se producen en los siguientes ámbitos:
- Consultoría PIM - si procede - si se recurre a consultores para una implantación PIM,
- Implantación: costes únicos de introducción de una solución PIM,
- Alojamiento e infraestructura: dependen del número de SKU que se gestionen y pueden variar mucho en función de la configuración,
- Costes de licencia,
- Actualización, mantenimiento y asistencia.
Costes de implantación
Para asegurarse de que no se subestima la implantación, debe elaborarse un catálogo de requisitos y discutirlos en detalle con el proveedor de PIM antes de obtener una oferta. Si los costes de implantación desempeñan un papel importante, los sistemas PIM de código abierto como AtroPIM, Akeneo o Pimcore serán una buena alternativa.
Costes de licencia
Existen costes de licencia únicos y recurrentes, dependiendo de si se trata de licencias de compra o de alquiler. Lo mejor es calcular los costes que tendrá durante un periodo más largo, por ejemplo, cinco años de uso, para tener una buena idea de los costes.
Costes de mantenimiento y asistencia
Los costes de actualización, mantenimiento y soporte del software son los más subestimados, y dependen en gran medida de las condiciones del contrato con el proveedor del software y del alcance de los servicios cubiertos por el contrato. A largo plazo, estos costes pueden ser más elevados que el coste total de implantación, porque la implantación se paga una sola vez, mientras que el mantenimiento y la asistencia se pagan periódicamente. Como regla general, hay que prever que cada año se pague alrededor del 20% de los costes de implantación en concepto de actualizaciones, mantenimiento y asistencia.
Mejores prácticas
Un proyecto de implantación de un sistema PIM está condenado al fracaso desde el principio si: Los objetivos del proyecto se definen de forma demasiado imprecisa, incompleta o incluso incorrecta (involuntaria). He aquí algunos consejos importantes que le ayudarán a tomar la decisión correcta.
Consejo 1: Defina objetivos claros para la introducción de un sistema PIM
Es un gran error creer que la implantación de un sistema PIM resuelve automáticamente todos los problemas relacionados con la información sobre productos y/o el comercio omnicanal. Son las personas y los procesos los que deben organizarse con la ayuda de un software PIM. Sólo cuando las personas utilizan un sistema PIM de forma productiva y eficiente podemos hablar de una implantación PIM con éxito.
Se pueden perseguir los siguientes objetivos
- Crear un repositorio central de datos de productos
- Mejorar la calidad de la información sobre productos
- Agregación de datos de productos de distintos proveedores
- Creación automática de fichas técnicas y catálogos de productos
- Actualización automática de los datos de los productos a través de todos los canales conectados, etc.
Piense también en objetivos futuros que podrían ser relevantes en breve. Estos aspectos deben tenerse en cuenta a la hora de seleccionar un PIM, ya que, de lo contrario, se alcanzarán rápidamente los límites de escalabilidad de la solución elegida.
Sólo cuando los objetivos estén claramente definidos podrá determinar los requisitos más importantes para la selección del PIM. Inevitablemente, se encontrará con cuestiones críticas sobre las que merece la pena reflexionar detenidamente, aunque al principio parezcan desagradables.
Consejo 2: No escriba directamente a todos los proveedores de PIM
Comunicarse con los proveedores de servicios lleva mucho tiempo, ya sea por teléfono o por correo electrónico. Por eso no hay que contactar primero con todos los proveedores y luego decidir a quién se excluye. Es mejor que hagas tú mismo este trabajo preliminar.
Evalúe a los proveedores de PIM utilizando la información disponible públicamente y elabore una lista restringida basada en los criterios previamente definidos. Sólo entonces merece la pena ponerse en contacto personalmente para aclarar las cuestiones realmente relevantes para su decisión.
Consejo 3: Contratar a un consultor PIM: merece la pena
Si no está seguro de que sus recursos internos sean suficientes para la introducción de un sistema PIM, busque apoyo externo en una fase temprana. Un consultor PIM con experiencia piensa con usted, conoce proyectos comparables y le ayuda a evitar los errores típicos durante las fases de selección, planificación e implantación.
Preste atención no sólo al precio, sino también a la experiencia profesional, el conocimiento del sector y la confianza. El consultor adecuado le ahorrará tiempo, dinero y nervios.