Die zunehmende Anzahl an Vertriebskanälen und Handelspartnern, der Bedarf, die Pflege mehrerer Sprachversionen bei Produktbeschreibungen, die Erstellung von Datenblättern und Produktkatalogen, die schnelle Korrektur von Fehlern und Ungenauigkeiten in den Beschreibungen, die Integration der Produktdaten mit der eigenen Website oder dem Onlineshop sowie die Weitergabe ausgewählter Produktdaten an Partner, erhöhung der Produktdatenqualität im allgemeinen – all diese Anforderungen können zahlreiche Probleme verursachen. Ein PIM-System kann in diesem Fall hilfreich sein.
Die Auswahl der richtigen PIM-Software ist anspruchsvoll. Die wichtigsten Kriterien bei der PIM-Auswahl sind:
- Total Cost of Ownership (TCO) – die Kosten für den Erwerb, Einführung und nachträglichen Support sind wichtig und sollten tragbar sein. Diese sind als Erste zu beurteilen.
- Integrierbarkeit – das System sollte mit allen notwendigen internen Systemen vollständig automatisch synchronisierbar sein und in die aktuelle Systeminfrastruktur passen, sonst wird das Hauptziel von einem PIM, nämlich Datenhoheit für Produktdaten zu sichern, nicht erfüllt.
- Funktionalität – das System sollte Ihre wichtigsten Anforderungen umsetzen können. Machen Sie sich im Voraus Gedanken darüber, welche Anforderungen für Sie die wichtigsten sind.
- Umsetzbarkeit – Sie sollen imstande sein, zusammen mit dem ausgewählten Dienstleister ein PIM-Projekt basierend auf der ausgewählten Software umzusetzen
- Benutzerfreundlichkeit - Sie software sollte einfach bedienbar sein und jeden Nutzer schnell zum Ziel bringen.
Besonders entscheidend ist, ob das System Ihre Geschäftsprozesse ohne Kompromisse abbilden kann – denn genau das ist das Hauptziel eines PIM-Systems. Wenn diese Punkte passen, fällt die Entscheidung deutlich leichter.
Was ist eigentlich ein PIM-System?
PIM-Systeme (Product Information Management) ermöglichen eine schnelle und effiziente Aufbereitung der Produktinformationen eines Unternehmens – unabhängig davon, ob es die Produkte selbst herstellt oder vertreibt. PIM-Software ist besonders interessant für all jene, die bislang hauptsächlich mit Excel arbeiten, um Produktdaten zu verwalten, daraus später Printkataloge zu erstellen oder die Daten an Onlineshops, Websites oder andere Kanäle weiterzugeben. Ein PIM-System soll allen Mitarbeitenden und Partnern, die mit Ihren Produkten arbeiten, helfen, die Produktdaten effizienter zu organisieren und einen schnellen Zugriff darauf zu erhalten.
Art des PIM-Systems als Faktor bei der PIM-Auswahl
Cloud-basierte vs. On-Premises
Wenn Sie sich nicht mit dem Hosting beschäftigen möchten, sollten Sie eher eine cloud-basierte Lösung in Betracht ziehen. Der größte Nachteil dabei ist jedoch die eingeschränkte Flexibilität – bei On-Premises-Lösungen sind nahezu alle Anpassungswünsche realisierbar. Befinden Sie sich jedoch noch im Entscheidungsprozess, könnten andere Faktoren Ihre Wahl stärker beeinflussen.
Kommerzielle vs. Open Source
Software mit freier Lizenz erfreut sich heute wachsender Beliebtheit, da Open-Source-Systeme eine Vielzahl von Vorteilen bieten. Dazu zählen:
- die Unterstützung durch eine aktive Community,
- ein offener Quellcode, der individuell angepasst werden kann,
- hohe Modularität – fertige Module lassen sich einsetzen oder individuell entwickeln,
- Zukunftssicherheit – selbst wenn der ursprüngliche Anbieter vom Markt verschwindet, finden Sie weiterhin Experten, die Ihre Lösung langfristig betreuen können,
- einfache Integration und Synchronisation mit anderen Systemen.
Ein begrenztes Budget ist also längst nicht der einzige Grund, sich für eine Open-Source-Software zu entscheiden. Aktuell gibt es drei etablierte Open-Source-PIM-Lösungen: Pimcore, Akeneo und AtroPIM. Jedes dieser Systeme bringt eigene Stärken und Schwächen mit, die bei der Auswahl einer passenden PIM-Lösung sorgfältig berücksichtigt werden sollten.
Funktionsfähigkeit des PIM-Systems
Ein PIM-System ist für die effektive Verwaltung sämtlicher Produktinformationen und damit verbundenen Prozesse bestimmt. Es sind die Funktionen, die für die eine oder andere PIM-Software am Ende ausschlaggebend sind, denn die Funktionen sollten den Anteil der manuellen Arbeit reduzieren. Dafür soll man drei große Aufgabenbereiche unter die Lupe nehmen.
Konsolidierung der Informationen
Für einen Großhändler kann die Konsolidierung der Produktinformationen eine viel größere Herausforderung als für einen Hersteller darstellen, denn er hat mit den Produktdaten in unterschiedlichsten Formaten und Layouts zu tun, im Gegensatz dazu hat ein Hersteller nur Ordnung bei den eigenen Produktinformationen zu schaffen.
Nicht alle PIM-Tools können diese Aufgabe gut meistern, die „Kleinen” liefern fast keine Hilfe bei der Vereinheitlichung, „die ganz Großen” dagegen haben fast die gleiche Funktionalität wie vollwertige ETL (Extract Transform Load)-Systeme.
Bei der Auswahl des PIM-Systems ist bei der Konsolidierung Folgendes zu beachten:
- Welche Datenquellen gibt es?
- Können die Daten automatisch eingelesen werden?
- Welche sonstigen Automatisierungen sind denkbar?
- Wie und welche Datenvalidierungen erfolgen beim Import?
- Sollen die Lieferanten über eine Self-Service-Lösung angebunden sein?
Verarbeitung der Produktinformationen
Die Verarbeitung von Informationen im PIM-System hat drei Ziele: Strukturierung, Klassifizierung und Vorbereitung zur späteren Weitergabe.
Je deutlicher alle erhaltenen Informationen strukturiert sind, je weniger Fehler diese beinhalten, desto leichter fällt es, Produktbeschreibungen, Artikel, Texte für die Plattformen Dritter oder Werbevideos vorzubereiten. Der Zweck einer solchen Lösung ist, eine einheitliche Version der Daten zu schaffen, die nachher alle nutzen werden.
Bei der Auswahl des PIM-Systems ist bei der Datenverarbeitung auf Folgendes zu achten:
- Wie viele Benutzer werden im System gleichzeitig arbeiten?
- Wie kann die Zusammenarbeit am besten organisiert werden?
- Können die Übersetzungen direkt in der Lösung erfolgen?
- Wie aufwendig ist es, die Produktbeschreibungen zu lokalisieren?
- Wie erfolgt die Text- und Bildverarbeitung? Wird die Schnellbearbeitung direkt im System benötigt?
- Wie und welche Qualitätskontrollen erfolgen?
- Ist die Umsetzung von Anwender-Workflows möglich?
- Werden irgendwelche analytischen Auswertungen benötigt?
Veröffentlichung der Informationen
Das PIM-System soll die gleichzeitige Veröffentlichung der Informationen über alle Internetquellen ermöglichen, die das Unternehmen benutzt oder mindestens die Mehrheit dieser Quellen umfassen. Zu diesen Internetquellen gehören Webseiten, Kataloge, Preisverzeichnisse, Marktplätze, soziale Netzwerke, Newsletter. Die klassische Importfunktion kann dafür alleine nicht ausreichen.
Deshalb sollte man sich folgende Fragen stellen:
- Welche Kanäle sollte das PIM-System bedienen und auf welche Weise?
- Welche Synchronisierungen sollen (halb-)automatisch geschehen?
- Wie kann die Aktualisierung der Daten stattfinden?
- Sollen Retailer über eine Self-Service-Lösung angebunden sein?
Nutzbarkeit
Hauptzweck der PIM-Einführung besteht darin, das Leben aller Mitarbeiter zu erleichtern, die mit Produktinformationen aller Art zu tun haben, und somit auch ihre Arbeitszeit zu sparen. Die Software sollte für diese Nutzer klar und verständlich sein und deren Probleme lösen, ohne dass diese Mitarbeiter an dutzend Schulungen teilnehmen und ein dickes Buch voll mit Regeln studieren müssen.
Es lohnt sich, die Meinung Ihrer Mitarbeiter frühzeitig anzufragen, auch bezüglich der Benutzerfreundlichkeit des untersuchten Systems. Das PIM-Programm sollte klar und verständlich sein und zugleich die Mitarbeiter motivieren, gezielter, effizienter und schneller Ergebnisse zu erreichen.
Technische Umsetzbarkeit
Es reicht nicht, wenn die Mitarbeiter imstande sind, das neue PIM-System zu nutzen. Das System sollte ganz konkrete Arbeitsaufgaben erledigen können. Dafür sollten die Workflows und Arbeitsprozesse formuliert und im System richtig umgesetzt werden. Wenn es nur mit Workaround möglich ist, mag ein solches Tool sich langfristig als keine gute Lösung herausstellen.
Folgende Fragen sind in Bezug auf die technische Umsetzbarkeit zu stellen:
- Was könnte man grundsätzlich einfacher und schneller machen?
- Welche Arbeitsprozesse und Schritte sind umzusetzen?
- Welche Routineprozesse verbrauchen die meiste Zeit und sind zu optimieren?
- Bei welchen Arbeitsprozessen kann die Qualität der Arbeitsergebnisse verbessert werden?
- An welchen Stellen soll die ausgewählte Lösung angepasst werden?
- An welche Systeme ist die auszuwählende PIM-Software zu integrieren und auf welche Weise?
- Welche technischen Mittel sind notwendig (Computer, Betriebssysteme, vorinstallierte Software), um die Software zu nutzen?
Kosten
Das Budget ist bei einer PIM-Implementierung von großer Bedeutung, denn ein PIM ist keine günstige Lösung. Die Kosten für eine PIM-Einführung sind nicht zu unterschätzen.
Diese fallen in folgenden Bereichen an:
- ggf. PIM-Beratung – falls Sie Berater für eine PIM-Einführung hinzuziehen,
- Implementierung – einmalige Kosten für die Einführung einer PIM-Lösung,
- Hosting und Infrastruktur – hängen von der Anzahl der zu verwaltenden SKU ab, je nach Aufstellung können sie sehr stark variieren,
- Lizenzkosten,
- Aktualisierung, Wartung und Support.
Implementierungskosten
Damit die Implementierung nicht unterschätzt ist, sollte man einen Anforderungskatalog erstellen und mit dem PIM-Anbieter alle Anforderungen sehr genau durchsprechen, noch bevor ein Angebot eingeholt wird. Wenn die Implementierungskosten eine große Rolle spielen, werden die Open-Source-PIM-Systeme wie z.B. AtroPIM, Akeneo oder Pimcore eine gute Alternative sein.
Lizenzkosten
Es gibt einmalige und sich wiederholende Lizenzkosten, die je danach anfallen, ob es sich hierbei um Kauf- oder Mietlizenzen handelt. Am besten kalkulieren Sie die Kosten, die Sie über eine längere Periode haben werden, z.B. durch fünf Jahre der Nutzung, um ein gutes Gefühl für die Kosten zu bekommen.
Kosten für Wartung und Support
Die Kosten für die Software-Aktualisierung, Wartung und Support werden am meisten unterschätzt, diese hängen sehr stark von den Bedingungen des Vertrags mit dem Softwareanbieter und Umfang der Leistungen ab, die der Vertrag abdeckt. Über eine längere Periode können solche Kosten insgesamt höher als die Kosten für die Implementierung sein, weil die Implementierung nur ein Mal bezahlt wird, für Wartung und Support muss man regelmäßig zahlen. Laut einer Faustregel sollte man für Aktualisierung, Wartung und Support jährlich mit etwa 20% der Implementierungskosten rechnen.
Best Practices
Ein Projekt für die Einführung eines PIM-Systems ist von Anfang an zum Scheitern verurteilt wenn: Projektziele zu ungenau, unvollständig oder gar falsch (ungewollt) definiert sind. Ich nenne hier einige wichtige Tipps, die Ihnen die Qual der Wahl erleichtern.
Tipp 1. Definieren Sie klare Ziele für die Einführung eines PIM-Systems
Es ist ein großer Fehler zu glauben, dass eine PIM-Einführung automatisch alle Probleme löst, die mit Produktinformationen und / oder Omnichannel Commerce zu tun haben. Es sind Menschen und Prozesse, die mit Hilfe von PIM-Software zu organisieren sind. Erst wenn die Menschen ein PIM-System produktiv und effizient nutzen, kann man über einen erfolgreichen PIM-Einsatz sprechen.
Folgende Ziele können verfolgt werden
- Zentrales Repositorium für Productdaten zu erstellen
- Verbesserung der Qualität von Produktinformationen
- Aggregation von Produktdaten von verschiedenen Lieferanten
- Automatische Erstellung von Produkt-Datenblättern und Produktkatalogen
- Automatische Aktualisierung der Produktdaten über alle angebundenen Kanäle etc.
Denken Sie auch an zukünftige Ziele, die bald relevant werden könnten. Diese sollten bei der PIM-Auswahl unbedingt berücksichtigt werden – andernfalls stoßen Sie schnell auf Grenzen bei der Skalierbarkeit der gewählten Lösung.
Erst wenn die Ziele klar definiert sind, sollten Sie die wichtigsten Anforderungen für die PIM-Auswahl erarbeiten. Dabei werden Sie zwangsläufig auf kritische Fragen stoßen, über die es sich lohnt, gründlich nachzudenken – auch wenn sie zunächst unangenehm erscheinen.
Tipp 2. Schreiben Sie nicht alle PIM-Anbieter sofort an
Die Kommunikation mit Dienstleistern kostet viel Zeit – ob per Telefon oder E-Mail. Deshalb sollten Sie nicht erst alle Anbieter kontaktieren, um danach zu entscheiden, wen Sie ausschließen. Erledigen Sie diese Vorarbeit besser selbst.
Bewerten Sie die PIM-Anbieter anhand öffentlich verfügbarer Informationen und erstellen Sie eine Shortlist basierend auf den zuvor definierten Kriterien. Erst danach lohnt sich der persönliche Kontakt, um gezielt die Fragen zu klären, die für Ihre Entscheidung wirklich relevant sind.
Tipp 3. Engagieren Sie einen PIM-Berater – das zahlt sich aus
Wenn Sie unsicher sind, ob Ihre internen Ressourcen für die Einführung eines PIM-Systems ausreichen, holen Sie sich frühzeitig externe Unterstützung. Ein erfahrener PIM-Berater denkt mit, kennt vergleichbare Projekte und hilft Ihnen, typische Fehler zu vermeiden – sowohl bei der Auswahl, in der Planungsphase und auch während der Umsetzung.
Achten Sie dabei nicht nur auf den Preis, sondern auf Fachkompetenz, Branchenkenntnis und Vertrauen. Der richtige Berater spart Ihnen Zeit, Geld und Nerven.