Il numero crescente di canali di vendita e di partner commerciali, la necessità di mantenere più versioni linguistiche delle descrizioni dei prodotti, la creazione di schede tecniche e cataloghi di prodotti, la rapida correzione di errori e imprecisioni nelle descrizioni, l'integrazione dei dati dei prodotti con il proprio sito web o negozio online e il trasferimento di dati di prodotti selezionati ai partner, l'aumento della qualità dei dati dei prodotti in generale: tutti questi requisiti possono causare numerosi problemi. Un sistema PIM può essere utile in questo caso.
La scelta del software PIM giusto è impegnativa. I criteri più importanti per la scelta del PIM sono:
- **I costi di acquisizione, implementazione e successiva assistenza sono importanti e devono essere accessibili. Questi sono i primi da valutare.
- Integrabilità - il sistema dovrebbe essere sincronizzabile in modo completamente automatico con tutti i sistemi interni necessari e inserirsi nell'infrastruttura di sistema attuale, altrimenti l'obiettivo principale di un PIM, ossia garantire la sovranità dei dati sui prodotti, non viene raggiunto.
- Funzionalità - il sistema deve essere in grado di implementare i vostri requisiti più importanti. Pensate in anticipo a quali sono i requisiti più importanti per voi.
- Impletabilità - dovreste essere in grado di implementare un progetto PIM basato sul software selezionato insieme al fornitore di servizi scelto.
- Facilità d'uso - Il software deve essere facile da usare e portare ogni utente a destinazione rapidamente.
È particolarmente importante che il sistema sia in grado di mappare i vostri processi aziendali senza compromessi, perché questo è l'obiettivo principale di un sistema PIM. Se questi punti sono corretti, la decisione è molto più facile.
Che cos'è in realtà un sistema PIM?
I sistemi PIM (Product Information Management) consentono di elaborare in modo rapido ed efficiente le informazioni sui prodotti di un'azienda, indipendentemente dal fatto che essa produca o venda i prodotti stessi. Il software PIM è particolarmente interessante per tutti coloro che finora hanno lavorato principalmente con Excel per gestire i dati dei prodotti, per creare cataloghi di stampa o per trasmettere i dati a negozi online, siti web o altri canali. Un sistema PIM dovrebbe aiutare tutti i dipendenti e i partner che lavorano con i vostri prodotti a organizzare i dati in modo più efficiente e ad accedervi rapidamente.
Il tipo di sistema PIM come fattore di selezione del PIM
Basato su cloud vs. on-premise
Se non volete occuparvi dell'hosting, dovreste considerare una soluzione basata sul cloud. Tuttavia, lo svantaggio maggiore è la flessibilità limitata: con le soluzioni on-premise è possibile implementare quasi tutti i requisiti di personalizzazione. Tuttavia, se siete ancora in fase di decisione, altri fattori potrebbero influenzare maggiormente la vostra scelta.
Commerciale vs. open source
Il software con licenza libera è oggi sempre più diffuso, poiché i sistemi open source offrono una serie di vantaggi. Questi includono:
- supporto da parte di una comunità attiva,
- codice open source che può essere personalizzato,
- Elevata modularità - i moduli già pronti possono essere utilizzati o sviluppati individualmente,
- a prova di futuro - anche se il fornitore originale scompare dal mercato, troverete comunque esperti in grado di supportare la vostra soluzione a lungo termine,
- facile integrazione e sincronizzazione con altri sistemi.
Un budget limitato non è l'unica ragione per optare per il software open source. Attualmente esistono tre soluzioni PIM open source consolidate: Pimcore, Akeneo e AtroPIM. Ognuno di questi sistemi ha i propri punti di forza e di debolezza, che devono essere considerati attentamente quando si sceglie una soluzione PIM adatta.
Funzionalità del sistema PIM
Un sistema PIM è progettato per la gestione efficace di tutte le informazioni sui prodotti e dei processi associati. Sono le funzioni ad essere decisive per un software PIM o un altro, in quanto dovrebbero ridurre la quantità di lavoro manuale. A tal fine, è necessario esaminare tre aree di attività principali.
Consolidamento delle informazioni
Per un grossista, il consolidamento delle informazioni sui prodotti può essere una sfida molto più ardua che per un produttore, in quanto deve gestire dati sui prodotti in un'ampia varietà di formati e layout, mentre un produttore deve solo tenere in ordine le informazioni sui propri prodotti.
Non tutti gli strumenti PIM sono in grado di gestire bene questo compito: quelli "piccoli" non forniscono quasi alcun aiuto per la standardizzazione, mentre quelli "veramente grandi" hanno quasi le stesse funzionalità dei sistemi ETL (Extract Transform Load) veri e propri.
Quando si sceglie un sistema PIM, si deve tenere conto di quanto segue durante il consolidamento:
- Quali fonti di dati esistono?
- I dati possono essere importati automaticamente?
- Quali altre automazioni sono possibili?
- Come e quali convalide dei dati vengono effettuate durante l'importazione?
- I fornitori devono essere collegati tramite una soluzione self-service?
Elaborazione delle informazioni sui prodotti
L'elaborazione delle informazioni nel sistema PIM ha tre obiettivi: Strutturazione, classificazione e preparazione per il successivo inoltro.
Più tutte le informazioni ricevute sono strutturate in modo chiaro, meno errori contengono, più è facile preparare descrizioni di prodotti, articoli, testi per piattaforme terze o video promozionali. Lo scopo di una soluzione di questo tipo è creare una versione standardizzata dei dati che tutti utilizzeranno in seguito.
Quando si sceglie un sistema PIM, si deve tenere conto di quanto segue per l'elaborazione dei dati:
- Quanti utenti lavoreranno contemporaneamente nel sistema?
- Come si può organizzare al meglio la collaborazione?
- È possibile effettuare traduzioni direttamente nella soluzione?
- Quanto tempo richiede la localizzazione delle descrizioni dei prodotti?
- Come verranno elaborati i testi e le immagini? È necessario un editing rapido direttamente nel sistema?
- Come e quali controlli di qualità vengono effettuati?
- È possibile implementare flussi di lavoro per gli utenti?
- Sono necessarie valutazioni analitiche?
Pubblicazione delle informazioni
Il sistema PIM deve consentire la pubblicazione simultanea delle informazioni attraverso tutte le fonti Internet utilizzate dall'azienda o almeno la maggior parte di esse. Queste fonti internet includono siti web, cataloghi, elenchi di prezzi, marketplace, social network e newsletter. La sola funzione di importazione classica non è sufficiente a questo scopo.
Occorre quindi porsi le seguenti domande:
- Quali canali deve servire il sistema PIM e in che modo?
- Quali sincronizzazioni devono avvenire in modo (semi)automatico?
- Come si possono aggiornare i dati?
- I rivenditori dovrebbero essere collegati tramite una soluzione self-service?
Usabilità
Lo scopo principale dell'implementazione del PIM è quello di semplificare la vita a tutti i dipendenti che si occupano di informazioni sui prodotti di ogni tipo, risparmiando così il loro tempo di lavoro. Il software deve essere chiaro e comprensibile per questi utenti e risolvere i loro problemi senza che debbano seguire decine di corsi di formazione e studiare un libro fitto di regole.
Vale la pena di chiedere l'opinione dei vostri dipendenti in una fase iniziale, anche per quanto riguarda la facilità d'uso del sistema in esame. Il programma PIM deve essere chiaro e comprensibile e allo stesso tempo motivare i dipendenti a raggiungere i risultati in modo più mirato, efficiente e veloce.
Fattibilità tecnica
Non è sufficiente che i dipendenti siano in grado di utilizzare il nuovo sistema PIM. Il sistema deve essere in grado di svolgere compiti di lavoro molto specifici. I flussi e i processi di lavoro devono essere formulati e implementati correttamente nel sistema. Se ciò è possibile solo con un workaround, lo strumento potrebbe non rivelarsi una buona soluzione a lungo termine.
Per quanto riguarda la fattibilità tecnica, occorre porsi le seguenti domande:
- Cosa potrebbe essere reso fondamentalmente più semplice e veloce?
- Quali processi e fasi di lavoro devono essere implementati?
- Quali processi di routine consumano più tempo e devono essere ottimizzati?
- In quali processi di lavoro è possibile migliorare la qualità dei risultati?
- Dove deve essere adattata la soluzione selezionata?
- Con quali sistemi deve essere integrato il software PIM selezionato e come?
- Quali risorse tecniche sono necessarie (computer, sistemi operativi, software preinstallati) per utilizzare il software?
Costi
Il budget è molto importante per un'implementazione PIM, perché un PIM non è una soluzione economica. I costi per un'implementazione PIM non devono essere sottovalutati.
Essi riguardano le seguenti aree:
- Consulenza PIM - se applicabile - se si ricorre a consulenti per un'implementazione PIM,
- Implementazione - costi una tantum per l'introduzione di una soluzione PIM,
- Hosting e infrastruttura - dipendono dal numero di SKU da gestire e possono variare notevolmente a seconda della configurazione,
- Costi di licenza,
- Aggiornamento, manutenzione e supporto.
Costi di implementazione
Per garantire che l'implementazione non venga sottovalutata, è necessario redigere un catalogo dei requisiti e discuterli tutti in dettaglio con il fornitore di PIM prima di ottenere un'offerta. Se i costi di implementazione giocano un ruolo importante, i sistemi PIM open source come AtroPIM, Akeneo o Pimcore saranno una buona alternativa.
Costi di licenza
Esistono costi di licenza una tantum e ricorrenti, a seconda che si tratti di licenze di acquisto o di noleggio. È meglio calcolare i costi su un periodo più lungo, ad esempio cinque anni di utilizzo, per avere un'idea dei costi.
Costi di manutenzione e assistenza
I costi per gli aggiornamenti, la manutenzione e l'assistenza del software sono i più sottovalutati e dipendono molto dai termini del contratto con il fornitore del software e dall'ambito dei servizi coperti dal contratto. Su un periodo più lungo, questi costi possono essere superiori al costo totale dell'implementazione, perché quest'ultima viene pagata una sola volta, mentre la manutenzione e l'assistenza vengono pagate regolarmente. Come regola generale, dovreste aspettarvi di pagare ogni anno circa il 20% dei costi di implementazione per aggiornamenti, manutenzione e supporto.
Migliori pratiche
Un progetto per l'introduzione di un sistema PIM è destinato a fallire fin dall'inizio se: Gli obiettivi del progetto sono definiti in modo troppo impreciso, incompleto o addirittura errato (involontariamente). Ecco alcuni suggerimenti importanti per aiutarvi a fare la scelta giusta.
Suggerimento 1: Definire obiettivi chiari per l'introduzione di un sistema PIM
È un grosso errore credere che l'implementazione di un PIM risolva automaticamente tutti i problemi legati alle informazioni sui prodotti e/o al commercio omnicanale. Sono le persone e i processi che devono essere organizzati con l'aiuto del software PIM. Solo quando le persone utilizzano un sistema PIM in modo produttivo ed efficiente possiamo parlare di un'implementazione PIM di successo.
I seguenti obiettivi possono essere perseguiti
- Creare un archivio centrale per i dati sui prodotti
- Migliorare la qualità delle informazioni sui prodotti
- Aggregazione di dati sui prodotti provenienti da diversi fornitori
- Creazione automatica di schede prodotto e cataloghi prodotto
- Aggiornamento automatico dei dati di prodotto attraverso tutti i canali collegati, ecc.
Pensate anche agli obiettivi futuri che potrebbero presto diventare rilevanti. Questi devono essere assolutamente presi in considerazione quando si sceglie un PIM, altrimenti si raggiungeranno rapidamente i limiti di scalabilità della soluzione scelta.
Solo quando gli obiettivi sono stati chiaramente definiti, è necessario elaborare i requisiti più importanti per la selezione del PIM. È inevitabile imbattersi in questioni critiche su cui vale la pena riflettere attentamente, anche se all'inizio sembrano sgradevoli.
Suggerimento 2: Non scrivete subito a tutti i fornitori di PIM
Comunicare con i fornitori di servizi richiede molto tempo, sia per telefono che per e-mail. Ecco perché non dovreste contattare prima tutti i fornitori e poi decidere chi escludere. È meglio fare questo lavoro preliminare da soli.
Valutate i fornitori di PIM utilizzando le informazioni disponibili pubblicamente e create una lista ristretta in base ai criteri precedentemente definiti. Solo a questo punto vale la pena di prendere contatto personalmente per chiarire le questioni veramente rilevanti per la vostra decisione.
Suggerimento 3: Assumere un consulente PIM - conviene
Se non siete sicuri che le vostre risorse interne siano sufficienti per l'introduzione di un sistema PIM, cercate un supporto esterno in una fase iniziale. Un consulente PIM esperto pensa insieme a voi, conosce progetti analoghi e vi aiuta a evitare gli errori tipici - durante le fasi di selezione, pianificazione e implementazione.
Non badate solo al prezzo, ma anche alla competenza professionale, alla conoscenza del settore e alla fiducia. Il consulente giusto vi farà risparmiare tempo, denaro e nervi.