Le nombre croissant de canaux de vente et de partenaires commerciaux, la nécessité de gérer plusieurs versions linguistiques des descriptions de produits, la création de fiches techniques et de catalogues de produits, la correction rapide des erreurs et des imprécisions dans les descriptions, l'intégration des données de produits dans votre propre site web ou magasin en ligne et le transfert de données de produits sélectionnées à des partenaires, l'augmentation de la qualité des données de produits en général - toutes ces exigences peuvent causer de nombreux problèmes. Un système PIM peut être utile dans ce cas.
Choisir le bon logiciel PIM n'est pas chose aisée. Les critères les plus importants pour la sélection d'un PIM sont les suivants :
- Coût total de possession (TCO) - les coûts d'acquisition, de mise en œuvre et d'assistance ultérieure sont importants et doivent être abordables. Ce sont les premiers à être évalués.
- Intégrabilité - le système doit pouvoir être synchronisé automatiquement avec tous les systèmes internes nécessaires et s'intégrer dans l'infrastructure actuelle du système, sans quoi l'objectif principal d'un PIM, à savoir garantir la souveraineté des données relatives aux produits, n'est pas atteint.
- Fonctionnalité - le système doit être en mesure de répondre à vos exigences les plus importantes. Réfléchissez à l'avance aux exigences les plus importantes pour vous.
- Mise en œuvre - vous devez être en mesure de mettre en œuvre un projet PIM basé sur le logiciel sélectionné, en collaboration avec le prestataire de services choisi.
- Convivialité - Le logiciel doit être facile à utiliser et permettre à chaque utilisateur d'arriver rapidement à destination.
Il est particulièrement important que le système puisse cartographier vos processus d'entreprise sans compromis, car c'est l'objectif principal d'un système PIM. Si ces points sont corrects, la décision est beaucoup plus facile à prendre.
Qu'est-ce qu'un système PIM ?
Les systèmes PIM (Product Information Management) permettent de traiter rapidement et efficacement les informations relatives aux produits d'une entreprise, qu'elle fabrique elle-même ses produits ou qu'elle les vende. Les logiciels PIM sont particulièrement intéressants pour tous ceux qui, jusqu'à présent, ont principalement travaillé avec Excel pour gérer les données relatives aux produits, créer ultérieurement des catalogues imprimés à partir de ces données ou les transmettre à des magasins en ligne, à des sites web ou à d'autres canaux. Un système PIM devrait aider tous les employés et partenaires qui travaillent avec vos produits à organiser plus efficacement les données relatives aux produits et à y accéder rapidement.
Le type de système PIM comme facteur de sélection du PIM
Basé sur le cloud ou sur site
Si vous ne voulez pas vous occuper de l'hébergement, vous devriez envisager une solution basée sur l'informatique en nuage. Toutefois, le principal inconvénient de cette solution est sa flexibilité limitée - avec les solutions sur site, presque toutes les exigences de personnalisation peuvent être mises en œuvre. Toutefois, si vous en êtes encore au stade de la prise de décision, d'autres facteurs pourraient avoir une plus grande influence sur votre choix.
Commercial vs. open source
Les logiciels sous licence libre sont de plus en plus populaires aujourd'hui, car les systèmes open source offrent de nombreux avantages. Ces avantages sont notamment les suivants :
- le soutien d'une communauté active,
- un code source ouvert qui peut être personnalisé,
- Grande modularité - des modules prêts à l'emploi peuvent être utilisés ou développés individuellement,
- la pérennité - même si le fournisseur initial disparaît du marché, vous trouverez toujours des experts capables de soutenir votre solution à long terme,
- facilité d'intégration et de synchronisation avec d'autres systèmes.
Un budget limité n'est pas la seule raison d'opter pour un logiciel libre. Il existe actuellement trois solutions PIM open source bien établies : Pimcore, Akeneo et AtroPIM. Chacun de ces systèmes possède ses propres forces et faiblesses, qu'il convient d'examiner attentivement lors du choix d'une solution PIM appropriée.
Fonctionnalité du système PIM
Un système PIM est conçu pour gérer efficacement toutes les informations sur les produits et les processus associés. Ce sont les fonctions qui sont finalement déterminantes pour le choix d'un logiciel PIM ou d'un autre, car elles doivent permettre de réduire la quantité de travail manuel. À cette fin, trois grands domaines d'activité doivent être examinés de près.
Consolidation de l'information
Pour un grossiste, la consolidation des informations sur les produits peut représenter un défi beaucoup plus grand que pour un fabricant, car il doit traiter des données sur les produits dans une grande variété de formats et de mises en page, alors qu'un fabricant ne doit garder en ordre que ses propres informations sur les produits.
Tous les outils PIM ne maîtrisent pas bien cette tâche, les "petits" n'apportent pratiquement aucune aide en matière de normalisation, tandis que les "très grands" ont presque les mêmes fonctionnalités que les systèmes ETL (Extract Transform Load) à part entière.
Lors du choix d'un système PIM, les éléments suivants doivent être pris en compte lors de la consolidation :
- Quelles sont les sources de données existantes ?
- Les données peuvent-elles être importées automatiquement ?
- Quelle autre automatisation est envisageable ?
- Comment et quelles validations de données sont effectuées lors de l'importation ?
- Les fournisseurs doivent-ils être connectés via une solution en libre-service ?
Traitement des informations sur les produits
Le traitement des informations dans le système PIM a trois objectifs : Structurer, classer et préparer l'envoi ultérieur.
Plus toutes les informations reçues sont clairement structurées, moins elles contiennent d'erreurs, plus il est facile de préparer des descriptions de produits, des articles, des textes pour des plateformes tierces ou des vidéos promotionnelles. L'objectif d'une telle solution est de créer une version standardisée des données que tout le monde utilisera par la suite.
Lors du choix d'un système PIM, il convient de tenir compte des éléments suivants lors du traitement des données :
- Combien d'utilisateurs travailleront en même temps dans le système ?
- Comment organiser au mieux la collaboration ?
- Les traductions peuvent-elles être effectuées directement dans la solution ?
- Combien de temps faut-il pour localiser les descriptions de produits ?
- Comment le texte et les images seront-ils traités ? Est-il nécessaire de procéder à une édition rapide directement dans le système ?
- Comment et quels sont les contrôles de qualité effectués ?
- Est-il possible de mettre en place des flux de travail pour les utilisateurs ?
- Des évaluations analytiques sont-elles nécessaires ?
Publication des informations
Le système PIM doit permettre la publication simultanée d'informations via toutes les sources Internet utilisées par l'entreprise ou au moins la majorité de ces sources. Ces sources internet comprennent les sites web, les catalogues, les annuaires de prix, les places de marché, les réseaux sociaux et les bulletins d'information. La fonction d'importation classique ne suffit pas à elle seule.
Il convient donc de se poser les questions suivantes :
- Quels canaux le système PIM doit-il desservir et de quelle manière ?
- Quelles synchronisations doivent avoir lieu (semi-)automatiquement ?
- Comment les données peuvent-elles être mises à jour ?
- Les détaillants doivent-ils être connectés via une solution en libre-service ?
Facilité d'utilisation
L'objectif principal de la mise en œuvre du PIM est de faciliter la vie de tous les employés qui traitent des informations sur les produits de toutes sortes et d'économiser ainsi leur temps de travail. Le logiciel doit être clair et compréhensible pour ces utilisateurs et résoudre leurs problèmes sans qu'ils aient à suivre des dizaines de cours de formation et à étudier un livre épais rempli de règles.
Il vaut la peine de demander l'avis de vos employés à un stade précoce, également en ce qui concerne la convivialité du système envisagé. Le programme PIM doit être clair et compréhensible et, en même temps, motiver les employés à obtenir des résultats de manière plus ciblée, plus efficace et plus rapide.
Faisabilité technique
Il ne suffit pas que les employés soient capables d'utiliser le nouveau système PIM. Le système doit être en mesure d'effectuer des tâches très spécifiques. Les flux et les processus de travail doivent être formulés et mis en œuvre correctement dans le système. Si cela n'est possible qu'avec une solution de contournement, un tel outil peut ne pas s'avérer être une bonne solution à long terme.
Les questions suivantes doivent être posées en ce qui concerne la faisabilité technique :
- Qu'est-ce qui pourrait être fondamentalement simplifié et accéléré ?
- Quels sont les processus de travail et les étapes à mettre en œuvre ?
- Quels sont les processus de routine qui prennent le plus de temps et qui doivent être optimisés ?
- Dans quels processus de travail la qualité des résultats peut-elle être améliorée ?
- Où la solution choisie doit-elle être adaptée ?
- Avec quels systèmes le logiciel PIM choisi doit-il être intégré et comment ?
- Quelles sont les ressources techniques nécessaires (ordinateurs, systèmes d'exploitation, logiciels préinstallés) pour utiliser le logiciel ?
Coûts
Le budget est très important pour la mise en œuvre d'un PIM, car il ne s'agit pas d'une solution bon marché. Les coûts de la mise en œuvre d'un PIM ne doivent pas être sous-estimés.
Ils se situent dans les domaines suivants :
- Conseil PIM - le cas échéant - si vous faites appel à des consultants pour la mise en œuvre du PIM,
- Mise en œuvre - coûts uniques pour l'introduction d'une solution PIM,
- Hébergement et infrastructure - dépendent du nombre d'UGS à gérer et peuvent varier considérablement en fonction de la configuration,
- Coûts des licences,
- Mise à jour, maintenance et assistance.
Coûts de mise en œuvre
Afin de ne pas sous-estimer les coûts de mise en œuvre, il convient d'établir un catalogue des besoins et de discuter en détail de tous les besoins avec le fournisseur de PIM avant d'obtenir une offre. Si les coûts de mise en œuvre jouent un rôle important, les systèmes PIM à source ouverte tels que AtroPIM, Akeneo ou Pimcore constituent une bonne alternative.
Coût de la licence
Il existe des coûts de licence uniques et récurrents, selon qu'il s'agit de licences d'achat ou de location. Il est préférable de calculer les coûts que vous aurez à supporter sur une période plus longue, par exemple cinq ans d'utilisation, afin d'avoir une bonne idée des coûts.
Coûts de maintenance et d'assistance
Les coûts des mises à jour, de la maintenance et de l'assistance sont les plus sous-estimés et dépendent fortement des termes du contrat avec le fournisseur du logiciel et de l'étendue des services couverts par le contrat. Sur une longue période, ces coûts peuvent être plus élevés que le coût total de la mise en œuvre, car la mise en œuvre n'est payée qu'une seule fois, alors que la maintenance et l'assistance sont payées régulièrement. En règle générale, il faut s'attendre à payer environ 20 % des coûts de mise en œuvre chaque année pour les mises à jour, la maintenance et l'assistance.
Meilleures pratiques
Un projet d'introduction d'un système PIM est voué à l'échec dès le départ si : les objectifs du projet sont définis de manière trop imprécise, incomplète ou même incorrecte (involontairement). Voici quelques conseils importants pour vous aider à faire le bon choix.
Conseil 1 : Définir des objectifs clairs pour l'introduction d'un système PIM
C'est une grave erreur de croire que la mise en œuvre d'un système PIM résout automatiquement tous les problèmes liés aux informations sur les produits et/ou au commerce omnicanal. Ce sont les personnes et les processus qui doivent être organisés à l'aide d'un logiciel PIM. Ce n'est que lorsque les personnes utilisent un système PIM de manière productive et efficace que l'on peut parler d'une mise en œuvre réussie du PIM.
Les objectifs suivants peuvent être poursuivis
- Créer un référentiel central pour les données relatives aux produits
- Améliorer la qualité des informations sur les produits
- Agrégation des données sur les produits provenant de différents fournisseurs
- Création automatique de fiches techniques et de catalogues de produits
- Mise à jour automatique des données produit via tous les canaux connectés, etc.
Pensez également aux objectifs futurs qui pourraient bientôt devenir pertinents. Ceux-ci doivent absolument être pris en compte lors de la sélection d'un PIM, faute de quoi vous atteindrez rapidement les limites de l'évolutivité de la solution choisie.
Ce n'est que lorsque les objectifs ont été clairement définis que vous devez déterminer les exigences les plus importantes pour la sélection du PIM. Vous serez inévitablement confronté à des questions critiques qui méritent une réflexion approfondie, même si elles vous paraissent désagréables au premier abord.
Conseil 2 : N'écrivez pas d'emblée à tous les fournisseurs de PIM
La communication avec les prestataires de services prend beaucoup de temps, que ce soit par téléphone ou par courrier électronique. C'est pourquoi vous ne devez pas commencer par contacter tous les fournisseurs et décider ensuite qui exclure. Il est préférable de faire ce travail préliminaire vous-même.
Évaluez les fournisseurs de MIP à l'aide d'informations accessibles au public et établissez une liste restreinte sur la base des critères définis précédemment. Ce n'est qu'ensuite qu'il vaut la peine de prendre contact personnellement avec eux pour clarifier les questions qui sont vraiment importantes pour votre décision.
Conseil 3 : Engager un consultant PIM - c'est payant
Si vous n'êtes pas certain que vos ressources internes sont suffisantes pour l'introduction d'un système PIM, faites appel à un soutien externe à un stade précoce. Un consultant PIM expérimenté réfléchit avec vous, connaît des projets comparables et vous aide à éviter les erreurs typiques - pendant les phases de sélection, de planification et de mise en œuvre.
Ne tenez pas seulement compte du prix, mais aussi de l'expertise professionnelle, de la connaissance du secteur et de la confiance. Le bon consultant vous fera gagner du temps, de l'argent et de l'énervement.