PIM-Datenstruktur verstehen: Funktionsweise und Bedeutung

Wichtigste Erkenntnisse

Eine PIM-Datenstruktur ist das Fundament, das entscheidet, ob Ihre Produktinformationen ein Vorteil oder eine Last sind.

Wenn Sie es richtig machen, haben Sie konsistente, angereicherte, kanalbereit Produktdaten, auf die sich Ihre gesamte Organisation verlassen kann. Wenn Sie es falsch machen oder ganz ignorieren, landen Sie in dem Chaos, das die meisten Unternehmen bereits kennen: doppelte Arbeit, inkonsistente Inhalte, langsame Markteinführungen und frustrierte Teams.

Die gute Nachricht ist, dass der Aufbau eines soliden PIM-Fundaments mit der richtigen Vorbereitung vollständig erreichbar ist. Diese Vorbereitung umfasst:

• Ein klares Verständnis dafür, was eine PIM-Datenstruktur beinhaltet
• Eine gründliche Überprüfung Ihrer vorhandenen Produktdaten
• Die richtige Menge an vorausgehender Planung

Es erfordert zwar Investitionen, aber diese zahlen sich schnell aus durch:

• Höhere Effizienz
• Verbesserte Datenqualität
• Bessere Ergebnisse für Ihre Kunden

Wenn Ihr Unternehmen immer noch auf verstreute Tabellen und Intuition angewiesen ist, ist die Lücke zwischen Ihrem aktuellen Zustand und Ihrem Zielzustand wahrscheinlich kleiner als Sie denken, vorausgesetzt, Sie beginnen mit der richtigen Struktur.

Wenn Produktdaten nicht mehr skalierbar sind

Das Verwalten von Produktinformationen klingt unkompliziert, bis Sie es tatsächlich im großen Maßstab tun. Sie haben Tausende von Produkten, Dutzende Attribute pro Produkt, Bilder, die über Netzwerkordner verstreut sind, Beschreibungen, die von drei verschiedenen Personen in leicht unterschiedlichen Formaten geschrieben wurden, und ein Team, das alles gleichzeitig auf Ihre Website, Amazon und einen gedruckten Katalog bringen soll. Ab diesem Punkt wird „unkompliziert" schnell zum Problem.

Die Wurzel der meisten Produktdatenprobleme ist mangelnde Struktur. Und genau das löst eine gut gestaltete PIM-Datenstruktur.

In diesem Leitfaden werden wir aufschlüsseln, was eine PIM-Datenstruktur tatsächlich ist, woraus sie besteht, wie sie in der Praxis funktioniert und warum es wichtiger ist als die meisten Unternehmen denken, sie richtig umzusetzen.

Was ist eine PIM-Datenstruktur?

Bevor wir uns auf die Struktur selbst konzentrieren, lohnt es sich, klar zu sein, was PIM ist. Ein Product Information Management (PIM) System ist eine Software, die Produktinformationen zentralisiert, organisiert, bereichert und über alle Kanäle verteilt, die ein Unternehmen nutzt – sei es ein E-Commerce-Shop, ein Marktplatz, ein B2B-Portal oder ein gedruckter Katalog.

Die PIM-Datenstruktur ist das zugrunde liegende Rahmenwerk, das all das möglich macht. Stellen Sie sich sie als den Bauplan vor, auf dem das System läuft – dieser definiert, welche Arten von Daten vorhanden sind, wie sie organisiert sind und wie sie sich zueinander verhalten. Ohne eine gut durchdachte Datenstruktur wird selbst das leistungsstärkste PIM-System schwer zu handhaben und schwer skalierbar.

In der Praxis beantwortet eine PIM-Datenstruktur Fragen wie: Welche Felder hat jedes Produkt? Wie sind Produkte gruppiert und kategorisiert? Wie verbinden sich Produktvarianten mit ihrem übergeordneten Produkt? Wie bezieht sich ein Produkt auf sein Zubehör oder Ersatzteile? Wie werden Daten für verschiedene Verkaufskanäle angepasst?

Einige PIM-Systeme ermöglichen es Ihnen, das Datenmodell über eine visuelle Oberfläche zu konfigurieren. Andere erfordern ein gewisses Maß an technischer Anpassung. In jedem Fall ist das Ziel dasselbe: eine Struktur zu definieren, die widerspiegelt, wie Ihr Unternehmen tatsächlich funktioniert, und Produktdaten in jedem Stadium ihres Lebenszyklus leicht zu verwalten macht.

Kernkomponenten einer PIM-Datenstruktur

Eine PIM-Datenstruktur ist eine Sammlung von miteinander verbundenen Entitäten, die zusammen alles über ein Produkt beschreiben. Hier sind die typischen Bausteine:

Produkte sind die zentrale Entität. Alles andere in der Struktur existiert, um ein Produkt auf irgendeine Weise zu beschreiben, zu kategorisieren oder damit zu verbinden.

Attribute sind die einzelnen Datenfelder, die ein Produkt beschreiben: Dinge wie Farbe, Gewicht, Abmessungen, Material oder Herkunftsland. Ein gutes Attribut-Design ist entscheidend. Eine der häufigsten Empfehlungen bei PIM-Implementierungen ist, dass ähnliche Produkte immer mit demselben Attributsatz beschrieben werden sollten. Das klingt offensichtlich, aber in der Praxis ist es eines der ersten Dinge, die zusammenbrechen, wenn es keine Struktur gibt.

Attributgruppen organisieren verwandte Attribute in logische Cluster. Anstatt sich einer Wand von 80 einzelnen Feldern gegenüber zu sehen, sehen Benutzer organisierte Abschnitte wie „Technische Spezifikationen", „Verpackungsinformationen" oder „Marketinginhalte". Das macht die Dateneingabe schneller und weniger fehleranfällig.

Kategorien und Taxonomie definieren, wie Produkte in einer Hierarchie klassifiziert und organisiert werden. Eine gute Taxonomie ist nicht nur für die Navigation wichtig. Sie bestimmt auch, welche Attributsätze auf welche Produkte angewendet werden, und ist daher einer der wichtigsten Entscheidungen bei jedem PIM-Setup.

Varianten und SKUs verwalten Produktvariationen wie Größe, Farbe oder Konfiguration. Diese sind normalerweise als untergeordnete Datensätze unter einem übergeordneten Produkt strukturiert, erben gemeinsame Attribute, aber führen ihre eigenen einzigartigen (wie eine spezifische SKU oder einen Barcode).

Beziehungen definieren, wie sich Produkte untereinander verbinden: Zubehör, Ersatzteile, Bundles, Cross-Sells, Up-Sells. Diese Verbindungen sind nicht nur für das Marketing nützlich; sie sind oft auch für technische Kataloge und B2B-Produktdaten essentiell.

Media-Assets: Bilder, Videos, PDFs und 3D-Dateien sind mit Produktdatensätzen innerhalb der Struktur verknüpft, anstatt in einem separaten Ordner zu leben. Das ist ein großer Deal für Teams, die Assets und Produktdaten bisher völlig getrennt verwaltet haben.

Kanäle definieren, wohin Produktdaten gehen und wie sie aussehen sollten, wenn sie dort ankommen. Eine Produktbeschreibung für Ihre Website könnte sich von der unterscheiden, die für Amazon optimiert ist, die sich wiederum von dem unterscheidet, was in einen gedruckten Katalog geht. Die Datenstruktur berücksichtigt diese Unterschiede, ohne dass Sie völlig separate Datensätze verwalten müssen.

Wie eine PIM-Datenstruktur funktioniert

Die Komponenten zu verstehen ist eine Sache. Zu sehen, wie sie zusammenarbeiten, ist dort, wo es interessant wird.

Der typische Datenlebenszyklus innerhalb eines PIM sieht etwa so aus:

Schritt 1: Definieren Sie Ihre Datenquellen.
Bevor etwas strukturiert werden kann, müssen Sie wissen, wo Ihre Produktdaten derzeit leben. Für die meisten Unternehmen ist die ehrliche Antwort: überall. ERP-Systeme, Lieferantentabellen, gemeinsame Laufwerke, E-Mail-Anhänge, alte Website-Exporte. Eine Datenprüfung in diesem Stadium spart später erhebliche Probleme.

Schritt 2: Bereiten Sie die Daten vor und importieren Sie sie.
Rohdaten kommen selten in einem Format an, das ein PIM-System sofort verwenden kann. Sie müssen vor dem Import bereinigt, zugeordnet und formatiert werden. Dieser Schritt dauert normalerweise länger als erwartet, nicht weil PIM-Systeme schwierig sind, sondern weil die zugrunde liegenden Daten oft unordentlicher sind als jemand dachte.

Schritt 3: Bereichern und vervollständigen Sie die Daten.
Sobald die Daten im System sind, können verschiedene Teams daran in der definierten Struktur arbeiten. Marketing füllt Beschreibungen und Vorteile aus. Technische Teams ergänzen Spezifikationen. Content-Teams ordnen Bilder und Videos zu. Weil alle in der gleichen Struktur arbeiten, ist die Ausgabe konsistent, auch wenn mehrere Personen beitragen.

Schritt 4: Standardisieren und validieren Sie.
Eine gut gestaltete PIM-Struktur erzwingt Konsistenz automatisch. Attributnamen, -werte und Maßeinheiten sind über den Katalog hinweg standardisiert. Das Gewicht eines Produkts ist immer in Kilogramm, nicht manchmal in Gramm oder Pfund. Pflichtfelder werden gekennzeichnet, falls sie fehlen. Diese Validierungsebene ist das, was Datenqualität im Laufe der Zeit hoch hält.

Schritt 5: Verteilen Sie an Kanäle.
Mit sauberen, bereicherten, standardisierten Produktdaten wird die Verteilung größtenteils automatisch. Die Struktur definiert, welche Daten wohin gehen, und das System kümmert sich um den Rest, sei es das Synchronisieren mit einem Online-Shop, das Schieben eines Produktfeeds an einen Marktplatz oder das Generieren eines katalogbereiten Exports.

Es ist erwähnenswert, dass die Mehrheit der Unternehmen versucht, all das oben Genannte ohne einen konsistenten Rahmen zu tun. Die Ergebnisse sprechen normalerweise für sich selbst: inkonsistente Daten, doppelte Anstrengungen und langsame Markteinführungszeiten.

Arten von PIM-Datenstrukturen

Nicht alle PIM-Datenstrukturen sind auf die gleiche Weise aufgebaut. Je nach Größe Ihres Katalogs, Komplexität Ihrer Produkte und wie Ihre Daten über das Unternehmen hinweg verwaltet werden, sind unterschiedliche strukturelle Ansätze sinnvoll.

Die meisten mittleren bis großen Unternehmen enden mit einer Kombination: eine hierarchische Produkttaxonomie mit einem attributbasierten Ansatz zur Produktbeschreibung. Das Wichtigste ist, dass die Wahl bewusst getroffen wird, basierend auf dem tatsächlichen Betrieb des Unternehmens, anstatt einfach das zu wählen, was das PIM-System standardmäßig bietet.

Warum PIM-Datenstruktur wichtig ist

Wenn Sie bis hierher gekommen sind, müssen Sie wahrscheinlich nicht mehr davon überzeugt werden, dass Produktdaten wichtig sind. Aber die Struktur dieser Daten ist das, was Unternehmen trennt, die sie gut verwalten, von denen, die ständig Brände löschen.

Hier ist das, was eine solide PIM-Datenstruktur in der Praxis tatsächlich liefert:

Datenkonsistenz über Kanäle hinweg.
Wenn Produktinformationen strukturiert und zentralisiert sind, gibt es eine einzige Quelle der Wahrheit. Die Produktbeschreibung auf Ihrer Website, Ihre Amazon-Angebote und Ihr B2B-Portal sagen alle das Gleiche, weil sie alle aus der gleichen strukturierten Quelle abrufen.

Schnellere Markteinführung.
Wenn die Struktur klar und Workflows definiert sind, ist das Freigeben eines neuen Produkts ein Prozess, kein Projekt. Teams wissen genau, welche Informationen benötigt werden, wohin sie gehen und wer dafür verantwortlich ist.

Besseres Kundenerlebnis.
Reichhaltige, genaue, vollständige Produktinformationen bauen Vertrauen des Käufers auf. Sie reduzieren die Unsicherheit „ist das wirklich das, was ich brauche?", die zu aufgegebenen Warenkörben und Rückgaben führt. Studien zeigen konsistent, dass Produktinhaltsqualität einer der Top-Treiber von Online-Kaufentscheidungen ist.

Skalierbarkeit.
Eine gut gestaltete Datenstruktur wächst mit Ihnen. Das Hinzufügen von 500 neuen Produkten, einer neuen Produktkategorie oder eines neuen Verkaufskanals erfordert nicht, alles von vorne aufzubauen, und fügt nur zu dem hinzu, was bereits da ist.

Reibungslosere Systemintegration.
Moderne Unternehmen laufen auf mehreren Systemen: ERP, CRM, WMS, CMS und mehr. Strukturierte, standardisierte Produktdaten machen es viel einfacher, Informationen zwischen diesen Systemen zuverlässig und automatisch auszutauschen. Ohne diese Struktur wird jede Integration zu einem maßgeschneiderten, zerbrechlichen Einzelprojekt.

Einhaltung von Vorschriften.
Je nach Ihrer Branche und Ihrem Markt gibt es rechtliche Anforderungen an die bereitgestellten Produktinformationen und wie. Ein strukturierter Ansatz macht es viel einfacher, die Einhaltung sicherzustellen und nachzuweisen, falls erforderlich.

Wie Sie Ihre PIM-Datenstruktur richtig gestalten

Selbst Unternehmen, die in ein PIM-System investieren, erhalten manchmal nicht den vollen Nutzen, weil die zugrunde liegende Datenstruktur nicht ordnungsgemäß durchdacht wurde. Hier ist das, was Sie tun sollten und worauf Sie achten sollten:

Beginnen Sie mit einer Datenprüfung, nicht mit einer Tool-Entscheidung.
Bevor Sie eine Struktur definieren, verstehen Sie, welche Produktdaten Sie bereits haben, wo sie leben und in welchem Zustand sie sich befinden. Das Setup zu starten, ohne diesen Schritt zu durchlaufen, ist einer der häufigsten und teuersten Fehler. Sie können die richtige Struktur nicht aufbauen, ohne zu wissen, womit Sie arbeiten.

Definieren Sie Ihre Taxonomie vor dem Hinzufügen von Produkten.
Die Kategoriestruktur prägt alles andere, einschließlich welche Attributsätze angewendet werden, wie Produkte navigiert werden und wie Daten durch das System fließen. Eine Taxonomie, die für 500 Produkte sinnvoll war, bricht oft bei 5.000 zusammen, also planen Sie hier für Wachstum, anstatt es später anzupassen.

Finden Sie das richtige Attribut-Gleichgewicht.
Überentwickeln Sie das Attributmodell und niemand wird es ausfüllen – 120 Felder pro Produkt klingt gründlich, bis Ihr Team anfängt, die Hälfte davon zu überspringen. Unterentwickeln Sie es und Sie können Ihre Produkte nicht angemessen beschreiben. Das richtige Gleichgewicht ergibt sich aus der Einbindung derjenigen, die das System tatsächlich nutzen werden, nicht nur derjenigen, die es entwerfen.

Standardisieren Sie Benennungskonventionen durchgängig.
Entscheiden Sie im Voraus, wie Attribute benannt werden und welche Werte akzeptabel sind. Konsistente Benennung ist das, was Produktdaten zuverlässig, durchsuchbar und tatsächlich nützlich macht, wenn sie ihr Ziel erreichen.

Berücksichtigen Sie kanalspezifische Anforderungen von Anfang an.
Verschiedene Kanäle haben unterschiedliche Datenanforderungen. Amazon erfordert Felder, die Ihre Website nicht braucht. Ein gedruckter Katalog benötigt Copy-Text, der anders formatiert ist als ein digitales Angebot. Wenn die Struktur dies nicht früh berücksichtigt, wird die Verteilung zu einem manuellen Prozess statt zu einem automatisierten.

Beziehen Sie alle Beteiligten in der Designphase ein.
Die Datenstruktur beeinflusst Marketing, Produktmanagement, IT, Vertrieb und Betrieb. Eingaben von all diesen Gruppen zu erhalten, bevor Sie etwas fixieren, spart erhebliche Überarbeitungen später.

Planen Sie die Lokalisierung, wenn Sie in mehreren Märkten tätig sind.
Multilinguale Unterstützung muss von Anfang an in die Struktur eingebaut sein – das Nachziehen danach ist schmerzhaft und störend.

Behandeln Sie die Struktur als lebende Sache, nicht als einmalige Einrichtung.
Neue Produktlinien, neue Märkte, neue Kanäle – all diese haben Auswirkungen auf die Datenstruktur. Eine regelmäßige Überprüfung, mindestens jährlich, stellt sicher, dass sie mit dem tatsächlichen Betrieb des Unternehmens Schritt hält.

Wer braucht eine gut definierte PIM-Datenstruktur?

Die kurze Antwort: jedes Unternehmen, bei dem Produktinformationen ein erhebliches operatives Anliegen sind.

Genauer gesagt ist eine gut definierte PIM-Datenstruktur besonders wertvoll für:

• Hersteller, die mit komplexen, technischen Produktdaten umgehen, die in standardisierter Form mit Distributoren, Einzelhändlern und B2B-Kunden geteilt werden müssen.
• Großhändler und Einzelhändler, die große Produktkataloge über mehrere Verkaufskanäle gleichzeitig verwalten.
• E-Commerce-Unternehmen, die ihr Produktangebot skalieren und Datenqualität und Konsistenz während des Wachstums beibehalten müssen.
• Unternehmen, die in mehreren Sprachen oder Märkten tätig sind, wo Produktinformationen lokalisiert werden müssen, ohne Konsistenz oder Struktur zu verlieren.
• Unternehmen mit mehreren Systemen, die Produktdaten zuverlässig austauschen müssen – ERP zu PIM, PIM zu CMS, PIM zu Marktplatz und so weiter.

Wenn eine dieser Beschreibungen auf Sie zutrifft, ist die Frage wahrscheinlich nicht, ob Sie eine ordnungsgemäße PIM-Datenstruktur brauchen, sondern wie bald Sie eine einrichten können.