PIM System: Ein Leitfaden für Einsteiger

Zentrale Erkenntnisse

Was ein PIM-System leistet und warum es wichtig ist

Ein PIM-System (Product Information Management) ist eine Softwarelösung, die Produktdaten zentral sammelt, verwaltet, anreichert und über alle Vertriebs- und Marketingkanäle verteilt. Es dient als zentrale Datenquelle („Single Source of Truth“).

Ein PIM löst das Problem verteilter, inkonsistenter oder unvollständiger Produktdaten und stellt sicher, dass korrekte und aktuelle Informationen kanalübergreifend verfügbar sind. Auch 2026 bleibt PIM entscheidend, da Kund:innen konsistente, detaillierte Informationen auf Websites, Marktplätzen, mobilen Apps, in Printkatalogen und weiteren Kanälen erwarten.

Wie ein PIM-System funktioniert und Unternehmen unterstützt

Ein PIM sammelt Daten aus unterschiedlichen Quellen wie ERP, PLM, Lieferantenportalen und internen Systemen. Diese Daten werden konsolidiert, angereichert, standardisiert und validiert. Hochwertige Produktinformationen werden anschließend effizient an Mitarbeitende, Kund:innen und Partner über alle Kanäle verteilt.

Zentrale Funktionen eines PIM-Systems

Typische Funktionen eines PIM-Systems sind:

• Datenerfassung und -import aus mehreren Quellen
• Anreicherung und Aufbereitung (Marketingtexte, Bilder, Videos, technische Details)
• Standardisierung und Validierung nach definierten oder internationalen Standards (z. B. BMEcat, ETIM)
• Integration mit Systemen wie ERP, CMS, DAM und CRM
• KI-Integration zur schnelleren Content-Erstellung und Datenverarbeitung
• Multichannel-Ausspielung und vorlagenbasierte Publikation für Websites, Marktplätze, Printkataloge u. v. m.

Wer ein PIM-System nutzt und wie es integriert wird

Branchen wie E-Commerce, Großhandel und Industrie setzen auf PIM, um das Produktdatenmanagement zu optimieren. Nahezu jede Abteilung profitiert davon, darunter Marketing, Vertrieb, Produktmanagement, Kundenservice, F&E und Einkauf. Ein PIM ersetzt bestehende Systeme nicht, sondern ergänzt sie und fungiert als zentrale Drehscheibe für konsistente und verlässliche Produktinformationen.

Lesen Sie diesen Artikel, um vollständig zu verstehen, was ein PIM-System ist, wie es funktioniert, welche Probleme es löst und welche Vorteile Unternehmen durch die Einführung eines PIM-Systems im Jahr 2026 erzielen können.

PIM-System – von früher bis heute

Vor der Einführung spezialisierter PIM-Systeme verwalteten Unternehmen ihre Produktinformationen in Tabellenkalkulationen, ERP-Systemen, Lieferantendateien und Marketingdokumenten. Auch 2026 stehen manche Unternehmen noch vor denselben Herausforderungen: inkonsistente, veraltete oder unvollständige Produktdaten, die eine einheitliche Bereitstellung über alle Kanäle erschweren.

PIM-Systeme entstanden als Antwort auf diese Probleme. Während frühe Lösungen vor allem auf Zentralisierung und Standardisierung fokussiert waren, bieten moderne PIM-Systeme heute erweiterte Funktionen wie Datenanreicherung, Digital Asset Management, KI-gestützte Automatisierung, kanalübergreifende Distribution von Produktinformationen und vieles mehr.

Ein PIM-System fungiert als zentrale Plattform zur Sammlung, Strukturierung und Pflege aller Produktinformationen, bevor diese an E-Commerce-Websites, Marktplätze, Printkataloge und weitere Kanäle ausgespielt werden. Es stellt eine gemeinsame, strukturierte Datenbasis für das gesamte Unternehmen dar und sorgt dafür, dass interne Teams ebenso wie Kund:innen, Händler und Partner stets auf aktuelle und korrekte Informationen zugreifen können.

Trotz dieser Möglichkeiten ist ein PIM keine Allzwecklösung. Es hat klare Einsatzbereiche, Funktionen und auch Herausforderungen. Ein realistisches Verständnis der Leistungsfähigkeit eines PIM-Systems vor der Implementierung ist daher entscheidend für den Erfolg.

Warum PIM im Jahr 2026 relevant bleibt

Da Kund:innen weltweit immer informierter und anspruchsvoller werden, steigt die Bedeutung von PIM kontinuierlich. Studien zeigen, dass zwischen 80 % und 95 % der Käufer:innen Produkte online recherchieren, bevor sie eine Kaufentscheidung treffen – häufig mit detaillierten Vergleichen von Eigenschaften, Spezifikationen und Bewertungen über mehrere Plattformen hinweg. Erwartet werden konsistente Informationen über alle Kanäle hinweg, ergänzt durch Bewertungen, Visualisierungen, Echtzeit-Verfügbarkeiten, Konfigurationen, Vergleichsfunktionen sowie hochwertige Bilder und idealerweise Videos.

Datenquelle: Forrester, „An Overview of Consumer Expectations in the Commerce Search Experience“.

Um diesen steigenden Anforderungen gerecht zu werden, benötigen Unternehmen spezialisierte Werkzeuge – genau hier setzt ein PIM-System an. Besonders relevant ist dies für Unternehmen mit tausenden Produkten oder mit umfangreichen Varianten, Sprachen und Länderanforderungen.

Daher ist ein PIM-System für Unternehmen essenziell, die die Erstellung, Pflege und Verteilung von Produktinformationen strukturiert steuern und kontinuierlich verbessern müssen.

Was ein PIM-System tatsächlich leistet

Ein PIM-System kann unterschiedliche Arten von Produktinformationen verwalten, darunter:

• Stammdaten (Name, SKU, ID, Gewicht, Abmessungen)
• Marketingdaten (Beschreibungen, USPs, Keywords, Metadaten)
• Technische Daten (Spezifikationen, Normen, Compliance-Informationen)
• Vertriebsinformationen (Preise, Verfügbarkeit, Kundenbewertungen)
• Kanalspezifische Daten
• Digitale Assets (Bilder, Dokumente, Videos)
• Taxonomien (Kategorien, Kataloge, Labels, Tags)
• Lokalisierte Daten (Übersetzungen, länderspezifische Inhalte)

Der eigentliche Mehrwert eines PIM-Systems liegt nicht nur in der Datenspeicherung, sondern vor allem darin, wie Produktdaten strukturiert, gepflegt und nutzbar gemacht werden.

• Ein PIM verarbeitet große Mengen strukturierter Produktdaten und ermöglicht ein schnelles Finden, Aktualisieren und Wiederverwenden von Informationen.
• Durch die zentrale Ablage werden Änderungen einmal vorgenommen und automatisch überall aktualisiert, was Fehler und Inkonsistenzen reduziert.
• Alle relevanten Stakeholder erhalten Zugriff auf die benötigten Produktinformationen im passenden Format – ohne parallele Dateien oder isolierte Dokumente.

Zusammengefasst unterstützt ein PIM-System die Erfassung, Anreicherung, Speicherung und Pflege von Produktinformationen und ermöglicht deren effiziente Verteilung über zahlreiche Kanäle hinweg.

Hinweis: In einigen Regionen wird ein PIM-System auch als Product Resource Management (PRM), Product Content Management (PCM) oder Product Data Management (PDM) bezeichnet. International hat sich jedoch der Begriff PIM als Standard durchgesetzt.

Wie funktioniert ein PIM-System?

1. Zunächst werden Produktdaten aus verschiedenen Quellen gesammelt, z. B. aus ERP- und PLM-Systemen, von Lieferanten, aus internen Systemen, Datenbanken, Altsystemen usw.

2. Anschließend werden die Daten im PIM-System konsolidiert und angereichert. Beispielsweise werden doppelte Artikel zusammengeführt, alle Pflichtfelder vervollständigt, hochwertige Bilder und Produktvideos hinzugefügt, Produkte kategorisiert und klassifiziert sowie relevante technische oder marketingbezogene Details ergänzt.

3. Die aufbereiteten, qualitativ hochwertigen Produktinformationen werden aus dem PIM-System an verschiedene Ausgabekanäle exportiert, z. B. Unternehmenswebsites, Händler, E-Commerce-Shops (z. B. Shopify, Magento, WooCommerce), Marktplätze (z. B. Amazon, Otto), mobile Apps, Printkataloge, Broschüren und mehr.

Welche Aufgaben löst ein PIM-System?

Ein PIM-System hilft, die Effizienz des Datenaustauschs in drei zentralen Bereichen zu verbessern:

• Zusammenarbeit zwischen Abteilungen innerhalb des Unternehmens
• B2B – Interaktionen mit Großhandels- und Einzelhandelspartnern
• B2C – Interaktionen zwischen Anbietern und Endkund:innen

Zentrale Aufgaben eines PIM-Systems:

• Zentrale Sammlung aller produktbezogenen Informationen in einem einzigen Repository
• Reibungsloser Datenaustausch mit Partnern in verschiedenen Formaten wie CSV, JSON, XML, XLSX, DOCX und mehr
• Schnellere Aktualisierung und Verteilung von Produktinformationen an Großhändler und andere Vertriebspartner
• Vereinfachte Verwaltung aller produktbezogenen Inhalte wie Beschreibungen, Attribute, Medien, technische Spezifikationen, rechtliche Informationen, Broschüren, Handbücher usw.
• Integration mit Unternehmenssystemen (z. B. ERP, MDM), um konsistente und korrekte Produktinformationen über alle Plattformen hinweg sicherzustellen
• Einfachere Verwaltung von Partnerzugriffen auf Produktkataloge, inklusive Kontrolle darüber, welche Produkte und Details (z. B. Preise, Verfügbarkeit) geteilt werden

Was sind die wichtigsten Funktionen eines PIM-Systems?

PIM-Systeme verfügen über zahlreiche Funktionen – von der Erfassung und Anreicherung von Produktinformationen bis hin zur Distribution und Publikation.

Zu den wichtigsten Funktionen eines PIM-Systems gehören:

Datenerfassung und -import

Das Hauptziel eines PIM-Systems ist es, eine zentrale Datenquelle („Single Source of Truth“) für alle Produktinformationen bereitzustellen. Die wichtigste Funktion ist daher der Import von Daten aus unterschiedlichsten internen und externen Quellen. Ein gutes PIM-System lässt sich mit allen Plattformen und Anwendungen integrieren, die Produktinformationen liefern, z. B. Excel- oder CSV-Dateien, ERP-Systeme, Medienserver oder MAM-Systeme, Lieferantensysteme usw.

Moderne PIM-Systeme ermöglichen zudem die Definition von Geschäftsregeln für Importe, wodurch sich Daten leichter konsolidieren und manuelle Arbeit reduzieren lässt. So können beispielsweise Produktbilder automatisch von einem Lieferanten und technische Produktinformationen von einem anderen übernommen werden.

An der Erfassung und Pflege von Produktinformationen sind häufig viele Personen beteiligt, darunter Produktmanager:innen, Texter:innen, technische Spezialist:innen, Fotograf:innen, Agenturen und weitere Beteiligte. Das PIM-System stellt sicher, dass alle gesammelten Daten zentral gespeichert und effizient verarbeitet werden können.

Datenverarbeitung und Anreicherung

Ein PIM-System hilft dabei, alle Produktinformationen zentral zu organisieren, anzureichern und zu verwalten. Nach der Erfassung können Daten zusammengeführt und weiterverarbeitet werden, um ihre Qualität zu verbessern. Marketingrelevante Texte werden ergänzt, technische Spezifikationen erfasst und geprüft, hochwertige Bilder und andere Medien hinzugefügt sowie Broschüren und weitere Dokumente den jeweiligen Produkten zugeordnet.

Darüber hinaus unterstützt ein PIM-System internationale Marketingaktivitäten. Es ermöglicht die Erstellung von Übersetzungen sowie die Pflege länderspezifischer Produktinformationen.

Die meisten PIM-Plattformen bieten Werkzeuge zur Optimierung von Produktdaten, zum Beispiel:

• Aufbau von Produktbeziehungen für Up-Selling, Cross-Selling, Ersatzprodukte bei Nichtverfügbarkeit oder Ersatzteile
• Definition von Pflichtfeldern und Sicherstellung ihrer vollständigen Befüllung
• Standardisierung von Maßeinheiten (z. B. mm, MM, Millimeter) sowie automatische Umrechnung bei Lokalisierungen (z. B. kg in Pfund)

Wie beim Datenimport spielt auch hier Automatisierung eine wichtige Rolle. Funktionen zur Massenbearbeitung helfen, repetitive Aufgaben zu reduzieren und Zeit zu sparen.

Datenstandardisierung

Ein PIM-System stellt sicher, dass Produktdaten einheitlichen Standards entsprechen. Diese Standards können intern definiert oder an international anerkannten Formaten wie BMEcat oder ETIM ausgerichtet sein. Einheitliche Daten erleichtern Herstellern, Lieferanten, Großhändlern und Händlern die effiziente Verarbeitung und den Austausch von Produktinformationen.

Datenvalidierung

Bevor Produktinformationen über verschiedene Kanäle veröffentlicht werden, müssen sie geprüft und freigegeben werden. Dies kann manuell oder automatisiert erfolgen. In einem PIM lassen sich Regeln definieren, welche Attribute für bestimmte Produkte ausgefüllt sein müssen, welche Pflichtfelder existieren und welche optional sind. Neue Datensätze werden somit bereits bei der Eingabe automatisch auf die Einhaltung dieser Regeln überprüft.

Integration mit anderen Systemen

Ein PIM-System kann sowohl für Import- als auch Exportzwecke mit anderen Systemen verbunden werden. Der Datenaustausch kann manuell, teilautomatisiert oder vollautomatisiert erfolgen. Vollautomatische Integrationen sorgen für reibungslose Geschäftsprozesse und minimieren Fehlerquellen. Jedes System wird dabei für seinen vorgesehenen Zweck genutzt, während das PIM als zentraler Datenhub für Sammlung und Veröffentlichung der Produktinformationen fungiert.

Integration von KI

Die Integration von KI in PIM-Systeme ist ein aktueller Trend, der die automatische Erstellung detaillierter Produktbeschreibungen, die Analyse von Kundenbewertungen und die Zuordnung von Attributen deutlich beschleunigt. Viele PIM-Systeme bieten KI-Integrationen als separates Modul oder als Bestandteil bestehender Module an. Die Kombination aus PIM und KI bietet enormes Potenzial – insbesondere für eine schnellere und präzisere Content-Erstellung auf Basis vorhandener Produktattribute.

Verteilung der Daten über verschiedene Kanäle

Ein PIM-System ermöglicht die konsistente und detaillierte Bereitstellung von Produktinformationen für alle Zielgruppen – sowohl für interne Teams (z. B. Vertrieb, Marketing, Kundenservice) als auch für Kund:innen – über alle Online- und Offline-Kanäle hinweg. Inhalte können auf Unternehmenswebsites, mobilen Apps, E-Mail-Newslettern, E-Commerce-Plattformen und Marktplätzen veröffentlicht werden. Darüber hinaus lassen sich PIM-Daten für Printmedien wie Kataloge, Flyer und Broschüren sowie für Business-Intelligence-Tools nutzen. Auch Quellsysteme wie ERP können mit angereicherten Informationen aus dem PIM versorgt werden.

Hinweis: Ein PIM-System erlaubt die Definition von Formaten und Strukturen, die unterschiedliche Kanäle (z. B. E-Commerce-Plattformen) benötigen. Sobald diese Templates eingerichtet sind, können neue Produktinformationen automatisch und ohne zusätzliche manuelle Bearbeitung veröffentlicht werden.

Wer nutzt ein PIM-System?

Zu den Branchen, in denen PIM besonders wichtig ist, gehören:

• E-Commerce – denn verkauft wird heute nicht nur ein Produkt, sondern ein Erlebnis. Ein PIM hilft, detaillierte Informationen bereitzustellen und überzeugende Nutzererlebnisse zu schaffen.
• Großhandel – wer einheitliche und präzise Produktbeschreibungen bereitstellt, verschafft sich einen klaren Wettbewerbsvorteil.
• Industrie & Fertigung – ein PIM-System reduziert die Time-to-Market und steigert die Produktivität.

Ein PIM-System ist unverzichtbar für Unternehmen, die:

• ein großes Produktsortiment haben (bereits ab ca. 1.000 SKUs),
• in vielen Ländern verkaufen und Produktinformationen lokalisieren müssen,
• komplexe Produktdaten verwalten,
• häufig wechselnde Produkte anbieten, deren Informationen regelmäßig aktualisiert werden müssen,
• eine Long-Tail-Strategie effektiv umsetzen wollen,
• den Ausbau ihres E-Commerce-Geschäfts planen,
• Printkataloge und gedruckte Broschüren anbieten.

Welche Abteilungen benötigen Zugriff auf ein PIM-System?

Fast jede Abteilung kann es für verschiedene Zwecke nutzen:

• Produktmanager benötigen Zugriff auf das PIM, um hochwertige Produktinformationen zu erstellen.
• Marketing- und Vertriebsabteilungen verwenden es, um auf genaue, detaillierte und einheitliche Daten zuzugreifen und zusätzliche Marketingmaterialien vorzubereiten.
• Das Kundenservice-Team greift auf technische Spezifikationen, Richtlinien usw. zu.
• Die F&E-Abteilung speichert CAD-Zeichnungen und andere technische Dokumentationen.
• Die Einkaufsabteilung speichert Preise, Qualitätskriterien usw.

Welche PIM-Systeme gibt es heute?

PIM-Systeme werden im Allgemeinen in zwei Haupttypen unterteilt: Cloud-basiert und On-Premises.

Cloud-basierte PIM-Systeme werden in der Cloud gehostet, es ist keine lokale Installation erforderlich. Sie werden automatisch vom Anbieter gewartet und aktualisiert.

On-Premises-PIM-Systeme werden auf einem lokalen Server installiert, und Wartung sowie Updates müssen vor Ort durchgeführt werden.

Einige PIM-Lösungen, wie z. B. AtroPIM, bieten die Flexibilität, entweder aus der Cloud oder von einem lokalen Server aus genutzt zu werden und kombinieren so die Vorteile beider Ansätze.

Mit welchen Systemen kann ein PIM integriert werden?

Innerhalb eines Unternehmens werden die meisten Prozesse von ERP-Systemen gesteuert und verwaltet. Während ERP-Systeme für interne Abläufe gut geeignet sind, sind sie in der Regel nicht für externe Interaktionen oder Online-Kanäle konzipiert und verarbeiten Produktinformationen oft anders. Dieses Thema wird ausführlicher in unserem speziellen Artikel Vergleich von PIM- und ERP-Systemen behandelt.

Einfach ausgedrückt: Ein ERP kann ein PIM-System nicht ersetzen. Auch wenn ein ERP vorhanden ist, benötigt ein Unternehmen weiterhin ein PIM, um interne Prozesse zu optimieren und die Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen bei der Erstellung und Verteilung hochwertiger Produktdaten zu verbessern.

Weitere Systeme, die problemlos mit einem PIM genutzt werden können:

• DAM (Digital Asset Management) – verwaltet Bilder, Videos und andere digitale Assets im Zusammenhang mit Produkten. Ein DAM-Modul kann Teil eines PIM-Systems sein oder als separates DAM-System integriert werden, aber ein PIM bietet deutlich mehr Funktionen und verwaltet nicht nur visuelle Daten.
• CMS (Content Management System) – dient zur Organisation digitaler Inhalte. Es ist in der Regel für die Verwaltung von Inhalten einer Website oder E-Commerce-Plattform ausgelegt, jedoch nicht für andere Kanäle, insbesondere interne. Skalierung kann mit einem CMS schwierig sein.
• CRM (Customer Relationship Management) – konzentriert sich auf kundenbezogene Geschäftsprozesse und ist nicht dasselbe wie ein PIM. Ein PIM wird jedoch manchmal als „CRM für Produkte“ bezeichnet.
• ERP (Enterprise Resource Planning) – organisiert und optimiert Geschäftsprozesse wie Beschaffung, Lagerhaltung und Verkauf von Produkten, ist jedoch nicht dafür ausgelegt, hochwertige Produktinformationen bereitzustellen. PIM ergänzt ERP und erfüllt zusätzliche Zwecke.