Product Content Management Software erklärt

Wichtigste Erkenntnisse

Product Content Management beschreibt, wie Unternehmen Produktdaten — Beschreibungen, Spezifikationen, Bilder und Preise — verwalten und akkurat über alle Vertriebskanäle verteilen.

Product Content Management Software auf einen Blick

Excel ist ein guter Ausgangspunkt für kleine Kataloge, stößt jedoch bei wachsendem Umfang schnell an seine Grenzen.

• Keine echte Datenvalidierung — Inkonsistenzen schleichen sich leicht ein
• Kein Workflow- oder Genehmigungsmanagement
• Manuelle Exporte für jeden Kanal werden nicht mehr handhabbar
• Bricht bei mehr als einigen hundert SKUs zusammen

PIM-Systeme sind speziell für das Product Content Management entwickelt worden — die klare Alternative zu Excel.

• Erzwingt Datenkonsistenz durch strukturierte Validierungsregeln
• Automatisiert die Veröffentlichung über mehrere Kanäle mit kanalspezifischer Formatierung
• Unterstützt Genehmigungs-Workflows und Team-Governance
• Viele moderne PIM-Systeme beinhalten integrierte DAM-Funktionalität

DAM-Systeme sind auf visuelle Assets spezialisiert — Bilder, Videos, Markendateien, 3D-Modelle.

• Erweiterte Suche, automatische Formatkonvertierung, Rechteverwaltung
• Tiefe Integration mit Kreativ-Tools (Adobe, Figma)
• Ideal für große Teams mit komplexen oder umfangreichen Medienbibliotheken

Wann sollte man von Excel upgraden?

Wechseln Sie zu einem PIM-System, wenn eines der folgenden Kriterien zutrifft:

• Verkauf über 3 oder mehr Kanäle mit manueller Neuformatierung der Daten für jeden Kanal
• Verwaltung von 500+ SKUs oder schnelles Wachstum in diese Größenordnung
• Kundenretouren aufgrund ungenauer Produktinformationen
• Mehrere Teammitglieder müssen Produktdaten gleichzeitig bearbeiten
• Neue Produkteinführungen dauern zu lange aufgrund manueller Inhaltsvorbereitung

Ein PIM mit integriertem DAM deckt die Anforderungen der meisten Unternehmen in einer einzigen Plattform ab. Ein vollständig separates DAM-System ist nur für Organisationen mit sehr großen Medienbibliotheken oder besonders komplexen Kreativ-Workflows erforderlich.

Bessere Produktdaten bedeuten weniger Retouren, schnellere Markteinführungen und höhere Konversionsraten. Die Investition in ein geeignetes PIM-System amortisiert sich.

Warum Product Content Management wichtig ist

Jedes Unternehmen, das Produkte verkauft — ob online, im Handel oder über Großhandelskanäle — erzeugt einen kontinuierlichen Strom an Produktinhalten. Beschreibungen, technische Spezifikationen, Preise, hochauflösende Bilder, Videos, Größentabellen, Compliance-Dokumente: die Liste ist lang. All das akkurat, konsistent und über mehrere Kanäle hinweg zu verwalten, ist eine der am meisten unterschätzten operativen Herausforderungen im modernen Handel.

Product Content Management umfasst die Systeme und Prozesse, die Unternehmen nutzen, um Produktinformationen zu erstellen, zu organisieren, zu pflegen und zu verteilen. Im Kern geht es darum, sicherzustellen, dass die richtigen Produktdaten zur richtigen Zeit den richtigen Kanal erreichen — und dass sie dabei korrekt sind.

Dieser Leitfaden stellt die drei wichtigsten Werkzeuge vor, die Unternehmen zur Verwaltung von Produktinhalten einsetzen: Excel-Tabellen, Product Information Management (PIM)-Systeme und Digital Asset Management (DAM)-Systeme. Die Unterschiede zu verstehen — und zu wissen, wann man von einem zum anderen wechseln sollte — kann enorm viel Zeit sparen, kostspielige Fehler reduzieren und das Kundenerlebnis verbessern.

Wie Unternehmen Produktinhalte typischerweise verwalten

Die meisten Unternehmen fangen klein an. Eine Tabelle, ein gemeinsamer Bildordner, vielleicht Google Drive. Bei 50 Produkten funktioniert das gut. Bei 200 beginnen die ersten Probleme. Bei 500 ist es meist eine Krise.

Der Weg folgt typischerweise einem vorhersehbaren Muster: zuerst Excel, dann ein speziell entwickeltes PIM-System, wenn die Komplexität wächst, und schließlich ein PIM mit integrierter DAM-Funktionalität, wenn das Management visueller Assets zu einer ernsthaften operativen Anforderung wird.

Die drei Hauptansätze auf einen Blick

Excel: Der vertraute Ausgangspunkt

Excel und Google Sheets sind der Standard-Ausgangspunkt für das Product Content Management — und das aus gutem Grund. Sie sind bereits installiert, jeder weiß, wie man sie benutzt, und für einen kleinen Katalog funktionieren sie wirklich gut. Es gibt keine Implementierungskosten, keine Lernkurve und keine Anbieterabhängigkeit.

Der Reiz ist real:

• Keine zusätzlichen Softwarekosten
• Universell vertraute Benutzeroberfläche
• Schnell einzurichten und anzupassen
• Flexibel genug für jede Struktur

Die Probleme sind jedoch genauso real. Excel hat kein Konzept der Datenvalidierung, wie sie das Produktmanagement erfordert. Ein Teammitglied gibt „5kg" ein, ein anderes „5 Kilogramm", ein drittes schreibt „5 KG" — und plötzlich sind Ihre Produktdaten ein Wirrwarr aus Inkonsistenzen, der direkt zu Ihren Kunden gelangt. Es gibt auch kein Workflow-Management, sodass es keine formale Möglichkeit gibt, ein Produkt durch einen Prüf- und Genehmigungsprozess zu leiten. Die Zusammenarbeit degeneriert schnell zu per E-Mail versendeten Tabellen mit Namen wie ProduktDaten_FINAL_v3_WIRKLICH_FINAL.xlsx.

„Excel skaliert nicht über einige hundert Produkte hinaus. Sobald Sie mehrere Kanäle, Varianten und Teams verwalten, kämpfen Sie täglich gegen das Werkzeug."

Besonders kritisch ist, dass Excel keine Integration mit E-Commerce-Plattformen, Marktplätzen oder Vertriebskanälen bietet. Jede Aktualisierung erfordert einen manuellen Export, eine manuelle Neuformatierung und einen manuellen Import — wiederholt für jeden Kanal, über den Sie verkaufen. Je mehr Kanäle hinzukommen, desto unhaltbarer wird dieser Prozess.

PIM-Systeme: Für die Aufgabe gebaut

Product Information Management (PIM)-Systeme existieren genau, um die Probleme zu lösen, die Excel nicht lösen kann. Sie sind speziell für die Verwaltung von Produktinhalten im großen Maßstab entwickelt worden, und für jedes Unternehmen, das über mehrere Kanäle verkauft oder mehr als einige hundert SKUs verwaltet, sind die Vorteile erheblich.

Datenqualität und Konsistenz

PIM-Systeme erzwingen Validierungsregeln bei der Dateneingabe. Wenn „Farbe" nur „Rot", „Blau" oder „Grün" sein kann, akzeptiert das System einfach kein „Rötlich" oder „rot" mit kleinem Anfangsbuchstaben. Jedes Attribut ist strukturiert, jeder Wert kontrolliert, und Inkonsistenzen werden erkannt, bevor sie Kunden erreichen. Das ist von enormer Bedeutung — ungenaue Produktdaten sind eine der Hauptursachen für Kundenretouren.

Automatisiertes Multi-Channel-Publishing

Anstatt manuell aus Excel zu exportieren, für jeden Kanal neu zu formatieren und zu Amazon, Ihrer Website, Google Shopping und allen anderen Verkaufskanälen zu importieren, syndizieren PIM-Systeme Produktdaten automatisch. Jeder Kanal erhält das richtige Format, die richtigen Attribute und den richtigen Inhalt — ohne manuelle Eingriffe.

Workflow und Governance

PIM-Systeme beinhalten Genehmigungs-Workflows. Ein Produktmanager erstellt den Inhalt, ein Marketingmanager prüft ihn, das Rechtsteam genehmigt ihn vor der Veröffentlichung — alles wird innerhalb des Systems nachverfolgt. Diese Art von Governance ist in einer Tabelle schlicht unmöglich.

Integrierte DAM-Funktionalität

Hier liegt ein wesentlicher Vorteil, der oft übersehen wird: Viele moderne PIM-Systeme beinhalten integrierte Digital Asset Management-Funktionen. Das bedeutet, Sie verwalten Produktattribute sowie Produktbilder und -videos in einer einzigen Plattform. Wenn Sie auf Amazon veröffentlichen, zieht das System automatisch die richtigen Lifestyle-Fotos. Wenn Sie auf Ihrem B2B-Portal veröffentlichen, werden die technischen Diagramme abgerufen. Kein manuelles Verknüpfen von Dateien, kein Suchen in gemeinsamen Laufwerken.

Beziehungsmanagement

PIM-Systeme verstehen, dass Produkte Beziehungen haben — Varianten, Bundles, Zubehör, Cross-Selling. In Excel erfordert die Verwaltung dieser Beziehungen komplexe SVERWEIS-Formeln, die ständig fehlschlagen und endlose manuelle Pflege benötigen. In einem PIM sind Produktbeziehungen explizit, strukturiert und einfach zu navigieren.

Versionskontrolle und Prüfpfade

Jede Änderung wird automatisch nachverfolgt. Sie können sehen, wer das Produktgewicht von 5 kg auf 5,2 kg geändert hat und wann genau. In Excel erfordert dies ein manuelles Änderungsprotokoll, das niemand wirklich pflegt.

Bekannte PIM-Lösungen:

Für kleine und mittelständische Unternehmen: Plytix und Akeneo (mit kostenloser Community Edition) sind starke Optionen. Für größere Unternehmen: inRiver, Salsify, Pimcore und AtroPIM (Open-Source) sind weit verbreitet — alle bieten integrierte DAM-Funktionalität.

DAM-Systeme: Visuelle Assets meistern

Digital Asset Management-Systeme sind auf eine Sache spezialisiert: die Organisation, Speicherung und Verteilung von Mediendateien. Bilder, Videos, PDFs, 3D-Modelle, Markenrichtlinien — ein DAM ist die maßgebliche Bibliothek für all das.

Während PIM-Systeme sich auf Produktattribute und strukturierte Daten konzentrieren, stehen bei DAM-Systemen die Medien selbst im Mittelpunkt. Ihre Kernfunktionen gehen weit über einfache Dateispeicherung hinaus. Ein gutes DAM bietet erweiterte Suche nach visueller Ähnlichkeit oder Farbe, automatische Formatkonvertierung (aus einem hochauflösenden Master-Bild werden automatisch Web-, Mobil- und Thumbnail-Versionen), Rechteverwaltung zur Verfolgung von Nutzungsberechtigungen und Lizenzablaufdaten sowie tiefe Integrationen mit Kreativ-Tools wie Adobe Creative Suite und Figma.

DAM-Systeme sind besonders wertvoll für Organisationen mit großen Kreativteams, komplexen Lizenzanforderungen oder globalen Markenoperationen, bei denen eine konsistente Asset-Verteilung entscheidend ist.

Ein dediziertes DAM ist am sinnvollsten, wenn:

• Sie eine große und wachsende Bibliothek hochauflösender Bilder und Videos haben
• Mehrere Fotografen, Videografen und Designer gleichzeitig Assets erstellen
• Nutzungsrechte und Lizenzen aktiv verfolgt werden müssen
• Globale Teams über ein Content Delivery Network schnellen Zugriff auf Marken-Assets benötigen
• Häufige Kreativkampagnen eine schnelle Versionskontrolle und Zusammenarbeit erfordern

Bekannte DAM-Lösungen: Bynder, Cloudinary, Widen Collective, Canto, Adobe Experience Manager Assets.

Die optimale Kombination: PIM + DAM

Für größere E-Commerce-Betriebe ist die leistungsstärkste Lösung die Kombination eines PIM-Systems mit integrierter oder verbundener DAM-Funktionalität. Produktattribute werden im PIM mit ordnungsgemäßer Validierung und Workflow verwaltet. Visuelle Assets werden im DAM mit kreativen Tools und Rechteverwaltung gepflegt. Die beiden Systeme bleiben synchronisiert und stellen sicher, dass den richtigen Produkten immer die richtigen Bilder zugeordnet sind und dass die Veröffentlichung auf einem beliebigen Kanal automatisch sowohl genaue Daten als auch die richtigen Assets liefert.

Die gute Nachricht ist, dass die Grenze zwischen PIM und DAM zunehmend verschwimmt. Die meisten modernen PIM-Systeme bieten heute DAM-Funktionen, die für die Mehrheit der E-Commerce-Betriebe ausreichen. Es sei denn, Sie haben besonders komplexe Kreativ-Workflows oder eine außergewöhnlich große Medienbibliothek — dann ist ein einziges PIM mit integriertem DAM oft alles, was Sie brauchen.

Wann ist der Wechsel von Excel sinnvoll?

Der Wechsel von Excel zu einem PIM-System ist ein bedeutender Schritt, aber die Signale, dass es Zeit dafür ist, sind meist unübersehbar. Erwägen Sie den Wechsel, wenn:

• Sie über drei oder mehr Kanäle verkaufen und Daten für jeden manuell neu formatieren
• Sie mehr als 500 SKUs verwalten oder schnell auf diese Zahl zuwachsen
• Sie häufige Kundenretouren aufgrund ungenauer oder inkonsistenter Produktinformationen verzeichnen
• Mehrere Teammitglieder Produktdaten gleichzeitig aktualisieren müssen
• Ihr Team erhebliche Zeit damit verbringt, Dateninkonsistenzen zu suchen und zu beheben
• Neue Produkteinführungen aufgrund manueller Inhaltsvorbereitung zu lange dauern

Die Investition in ein PIM-System amortisiert sich durch reduzierte Retouren, schnellere Markteinführung, verbesserte Konversionsraten durch bessere Produktinhalte und drastische Zeitersparnis bei der manuellen Datenverwaltung. Für Unternehmen in der Wachstumsphase ist es keine Frage des Ob — sondern des Wann.