Si deseas mejorar la calidad de la información de productos en tu negocio, probablemente hayas considerado integrar tu sistema PIM (Gestión de Información de Productos) con tu software ERP existente. O quizás hayas pensado en ampliar la funcionalidad de tu ERP actual para que también funcione como PIM. Descubramos por qué el primer enfoque es más beneficioso tanto en eficiencia como en presupuesto, y cuáles son las limitaciones de la estrategia ERP como PIM.
También discutiremos cómo realizar la integración PIM ERP de la manera más optimizada y racional posible.
¿Por qué la integración PIM ERP es tan beneficiosa para tus operaciones empresariales?
¿Necesita tu empresa integrar su ERP con PIM?
Los sistemas PIM y ERP sirven para propósitos diferentes, ya que los sistemas ERP no están diseñados para gestionar información de productos compleja y estructurada. Por lo tanto, tal integración no solo es razonable sino absolutamente necesaria para empresas con múltiples productos o necesidades complejas de datos de productos, donde la creación de descripciones requiere un proceso meticuloso y orientado a detalles que demanda recursos significativos.
No todas las empresas requieren software PIM dedicado. Las compañías con un número limitado de productos, así como las empresas con productos simples que no requieren clasificación mientras usan muchos valores de atributos diferentes, descripciones detalladas o múltiples fotos de productos, no necesitan una solución PIM. Para ellas, el software PIM no es una necesidad. Por ejemplo, si eres un proveedor de productos agrícolas a granel, una pequeña boutique local o un distribuidor de materias primas, tu negocio puede funcionar bien sin un sistema PIM debido a la simplicidad de tu información de productos, activos digitales, números de SKU, atributos, etc. Para tales empresas, gestionar información adicional directamente en el software ERP puede ser suficiente.
Procesos empresariales específicos
Algunos de los propósitos principales de un sistema ERP son gestionar almacenes y pedidos, mientras que aspectos como la calidad de las descripciones de productos están fuera del alcance de un sistema ERP. Al proporcionar una base de datos centralizada, los sistemas ERP ayudan a rastrear niveles de inventario, gestionar ubicaciones de stock, procesar pedidos y monitorear actividades de la cadena de suministro. Los sistemas ERP están diseñados para gestionar todos los procesos relacionados con la compra de productos, almacenamiento de inventario y entrega a socios o usuarios finales.
Típicamente, ERP solo permite a los usuarios gestionar características de productos relacionadas con peso, tamaño y volumen, incluyendo altura, largo y ancho, ya que son las más relevantes para envío y empaque optimizado. Por esto, todas las características logísticamente importantes siempre deben almacenarse en ERP.
Muchos sistemas ERP no proporcionan funcionalidad para almacenar múltiples imágenes de productos. Por ejemplo, el popular ERP SAP Business One permite a sus usuarios almacenar solo una imagen de producto.
Algunos ERP están intentando mejorar sus funcionalidades de gestión de datos de productos al permitir que los usuarios proporcionen a los productos más atributos, agreguen más imágenes o descripciones adicionales. Esto podría funcionar bien para productos más simples con un número limitado de atributos. Sin embargo, si los productos son más complejos, esto frecuentemente causa inconvenientes a los usuarios.
Estos sistemas ERP aún no se concentran en los objetivos principales respecto a información de productos: unificación, calidad de datos superior, consistencia, precisión y accesibilidad. Hacer posible almacenar datos de productos detallados no es lo mismo que apoyarte en la creación de datos de productos de alta calidad, que es el mayor desafío por sí solo. El software PIM, por otro lado, se concentra principalmente en procesos empresariales relacionados con la preparación, gestión y distribución de tus datos de productos.
Control de acceso
Otra razón para usar tanto PIM como ERP es la capacidad de que empleados de la empresa u otros especialistas externos que trabajen en tus descripciones de productos tengan acceso a los datos de productos que necesitan sin acceso directo al sistema ERP de la empresa. Como resultado, redactores, traductores, fotógrafos u otros especialistas involucrados en el proceso pueden agregar y modificar información de productos solo dentro del sistema PIM, lo que, además de ser seguro, también ahorra tiempo y recursos de capacitación en ERP.
Minimización de costos
Integrar tu ERP con un sistema PIM significa que no se requiere programación y personalización adicional dentro del ERP. Mientras que intentar agregar funcionalidad PIM a tu ERP inevitablemente conduce a esfuerzos de personalización adicional, estas personalizaciones también deben mantenerse en el futuro, haciendo actualizaciones de tu ERP innecesariamente complicadas y costosas. Aunque los costos adicionales para integrar ambos sistemas puedan surgir, siguen siendo considerablemente menores que el costo necesario para convertir tu ERP en PIM y hacer que funcione a largo plazo. Debido a todo esto, dos sistemas separados integrados entre sí es la mejor opción. Personalizar un ERP es costoso, y la creación y soporte de funcionalidad similar a PIM puede conducir a una inversión sustancial a largo plazo. Es mucho más razonable tener dos sistemas separados que sufran una personalización mínima.
Cómo funciona típicamente la integración PIM ERP
Antes de profundizar en las razones y métodos de integración PIM ERP, es importante reconocer que no todos los sistemas PIM pueden integrarse con todos los sistemas ERP. Por lo tanto, a menudo es razonable elegir software PIM para tu negocio según tus necesidades de integración ERP, la compatibilidad de sistemas y las integraciones que proporcionan los proveedores de PIM.
Al integrar PIM con ERP, ERP generalmente viene primero. Esto significa que el sistema PIM importa datos de ERP de forma regular dependiendo de las necesidades específicas de ciertas empresas. Algunas pueden sincronizar datos una vez al día mientras que otras podrían necesitar sincronización horaria entre los sistemas.
Esta integración es típicamente unidireccional. Respecto al ciclo de vida del producto, típicamente se crea en ERP y luego se transfiere a PIM.
Sin embargo, el intercambio de datos bidireccional entre ERP y PIM también es posible con sistemas PIM más avanzados.
¿Qué datos se sincronizan?
Los datos maestros incluyen la información principal sobre el producto incluyendo nombre de producto, número SKU, número de artículo. Los datos logísticos como peso y dimensiones del producto típicamente también se sincronizan a PIM.
Sin embargo, cualquier otro dato relacionado con productos puede sincronizarse entre ERP y PIM también: descripciones y nombres de productos, sus traducciones a diferentes idiomas, opciones de productos, características y atributos, imágenes de productos, asociaciones de productos, y más. Algunos datos pueden agregarse directamente en PIM, y solo algunos de estos datos pueden sincronizarse de nuevo a ERP, como nombres de productos en diferentes idiomas o valores de atributos específicos que deben agregarse principalmente en PIM.
¿Cómo se sincronizan los datos?
Diferentes sistemas ERP tienen diferentes capacidades técnicas. La mayoría de ERP modernos tienen REST API, una interfaz estandarizada para intercambio de datos. Por lo tanto, la integración completa de ERP con PIM puede implementarse a través de REST API. Esta es la forma recomendada para todos en la medida que sea técnicamente posible.
Si tu software ERP no tiene REST API, la integración puede implementarse por otros medios.
Por lo tanto, si la empresa tiene algún sistema unificado que guarde todos los datos de la empresa o alguna base de datos como Oracle, MS SQL, los datos pueden exportarse de estos sistemas a través de su REST API o cumpliendo solicitudes de base de datos directamente (a través de consultas de DB).
El tercer método, típico para ERP más antiguos, es el intercambio de archivos. En este caso, el ERP genera archivos con datos que pueden estar en CSV, Excel, etc., y el sistema PIM examina regularmente estos archivos para importar los datos. No todos los sistemas PIM soportan todos estos métodos, y siempre es razonable consultar al proveedor de PIM qué método de integración soportan.
También puedes usar plataformas especializadas de integración de datos, bases de datos middleware o sistemas de almacenes de datos para implementar la sincronización entre tu sistema ERP y PIM, si la integración directa no es posible.
Por ejemplo, AtroPIM soporta los tres métodos de integración – REST API, consultas de DB e intercambio de archivos.
Mejores prácticas para integración PIM ERP efectiva
La sincronización de datos entre sistemas puede ser muy complicada y requiere mucha atención, ya que hacer que los datos sean consistentes entre diferentes sistemas es mucho más complicado que hacerlos consistentes dentro de un solo sistema.
Define tus reglas de soberanía de datos
Es importante asegurar que después de una sincronización ciertos datos puedan alterarse en uno de los sistemas solo. Por ejemplo, el tamaño es una característica que fue creada dentro de ERP y por lo tanto ERP viene primero aquí. Entonces, después de la sincronización de este tipo de datos al sistema PIM, estos datos pueden verse pero no deben alterarse dentro de PIM. La regla general es que los datos maestros que vienen a PIM no deben cambiarse dentro de PIM.
También puedes definir algunos datos para ser creados y gestionados en PIM, que deben sincronizarse de nuevo desde PIM a ERP. También en este caso es importante asegurar que nadie pueda cambiar estos datos en ERP.
La alternativa, aunque un enfoque menos común, es crear un nuevo producto inicialmente dentro del sistema PIM con este producto apareciendo en ERP solo después de ser comprado.
Define tu cronograma de sincronización de datos
Diferentes tipos de datos pueden sincronizarse según cronogramas de tiempo personalizados para cumplir con requisitos empresariales específicos. La información importante puede necesitar sincronizarse instantáneamente, mientras que la información menos crucial puede transmitirse periódicamente, por ejemplo en base horaria o diaria.
La sincronización basada en eventos también es una opción, con actualizaciones ocurriendo automáticamente basadas en ciertos desencadenantes.
Definir un cronograma de sincronización de datos bien planificado ayuda a mejorar productividad, mantener precisión de datos, y proporcionar a los interesados información actualizada.
Asegura el monitoreo de sincronización de datos
El monitoreo efectivo es clave para la sincronización efectiva de datos, por lo tanto la capacidad del sistema para alertar a administradores de sistemas sobre errores de sincronización es tan crucial. Por ejemplo, el administrador podría recibir notificaciones que detallan errores específicos individualmente o los categorizan según ciertas características. Por instancia, el administrador puede ser notificado sobre la completación de un número específico de trabajos con errores. Además, usar widgets dedicados en el panel para rastrear estadísticas de sincronización y errores puede mejorar significativamente la supervisión.
Por qué elegir AtroPIM para tu integración PIM ERP
AtroPIM se basa en AtroCore, que es una plataforma de integración de datos. Por lo tanto, con AtroPIM tienes una plataforma moderna y eficiente de Gestión de Información de Productos e Integración de Datos en una solución.
AtroPIM es una solución única en el mercado que no solo puede realizar sincronización bilateral de datos de productos, sino también sincronizar datos de pedidos, clientes, contratos, etc. Mientras que la integración PIM-ERP estándar típicamente implica sincronización de datos en una dirección, desde ERP a PIM, una plataforma de integración como AtroPIM permite sincronización de datos bilateral con múltiples sistemas de origen y destino, permitiendo también que pedidos y clientes sean obtenidos de tus plataformas de comercio electrónico como (Amazon, Otto, etc.) y tus tiendas en línea y sean enviados directamente a tu o tus sistemas ERP.