Se desideri migliorare la qualità dei dati sui tuoi prodotti, probabilmente hai già considerato la possibilità di integrare un sistema PIM (Product Information Management) con il tuo software ERP esistente. Oppure hai pensato di estendere la funzionalità del tuo ERP affinché possa servire anche come PIM? Scopriamo perché il primo approccio è più vantaggioso sia dal punto di vista dell'efficienza che del budget, e quali sono i limiti della strategia ERP-as-PIM.
Discuteremo anche come eseguire l'integrazione PIM ERP nel modo più ottimizzato e razionale possibile.
Perché l'Integrazione PIM ERP è così Vantaggiosa per le Tue Operazioni Aziendali?
La Tua Azienda Ha Necessità di Integrare l'ERP con il PIM?
I software PIM e ERP svolgono funzioni diverse, con i sistemi ERP non essendo progettati per gestire informazioni sui prodotti complesse e strutturate. Di conseguenza, tale integrazione non è solo ragionevole ma assolutamente necessaria per le aziende con molteplici prodotti e/o esigenze di dati sui prodotti complessi ed elaborati, dove la creazione della descrizione del prodotto è un processo meticoloso e orientato ai dettagli che richiede risorse significative.
Non tutte le aziende richiedono un software PIM dedicato. Le aziende con un numero limitato di prodotti così come le imprese con prodotti semplici non necessitano di classificazione mentre utilizzano molti valori di attributi diversi, descrizioni dettagliate o più foto di prodotti. Per loro una soluzione PIM non è una necessità. Ad esempio, se sei un fornitore di prodotti agricoli alla rinfusa, una piccola boutique locale, un distributore di materie prime, la tua azienda potrebbe funzionare bene senza un sistema PIM a causa della semplicità delle tue informazioni sui prodotti, risorse digitali, numeri SKU, attributi, ecc. Per tali aziende gestire informazioni aggiuntive direttamente nel software ERP potrebbe essere sufficiente.
Processi Aziendali Mirati
Alcuni degli scopi principali di un sistema ERP sono la gestione dei magazzini e degli ordini, mentre questioni come la qualità delle descrizioni dei prodotti rientrano al di fuori dell'ambito di un sistema ERP. Fornendo un database centralizzato, i sistemi ERP aiutano a tracciare i livelli di inventario, gestire le posizioni delle scorte, elaborare gli ordini e monitorare le attività della catena di approvvigionamento. I sistemi ERP sono progettati per gestire tutti i processi relativi all'acquisto di prodotti, all'immagazzinamento dell'inventario e alla loro consegna a partner e/o utenti finali.
L'ERP tipicamente consente agli utenti di gestire solo le caratteristiche del prodotto relative al suo peso, dimensioni e volume, inclusi altezza, lunghezza e larghezza, poiché sono i più rilevanti per la spedizione e l'imballaggio ottimizzato. Per questo motivo, tutte le caratteristiche logisticamente importanti dovrebbero sempre essere archiviate nell'ERP.
Molti sistemi ERP non forniscono funzionalità per l'archiviazione di più immagini di prodotti. Ad esempio, il popolare SAP Business One ERP consente ai suoi utenti di archiviare una sola immagine di prodotto.
Alcuni ERP stanno cercando di migliorare le loro funzionalità di gestione dei dati sui prodotti consentendo agli utenti di assegnare più attributi ai prodotti o aggiungere più immagini o descrizioni aggiuntive. Questo potrebbe funzionare bene per prodotti più semplici con un numero limitato di attributi. Tuttavia, se i prodotti sono più complessi, questo spesso causa disagio agli utenti.
Tali sistemi ERP ancora non si concentrano su gli obiettivi principali riguardanti le informazioni sui prodotti: unificazione, qualità dei dati più elevata, coerenza, accuratezza e accessibilità. Rendere possibile l'archiviazione di dati dettagliati sui prodotti non è la stessa cosa che supportarti nella creazione di dati sui prodotti di alta qualità, che è la sfida più grande in sé. Il software PIM, invece, si concentra principalmente sui processi aziendali relativi alla preparazione, gestione e distribuzione dei dati sui tuoi prodotti.
Controllo degli Accessi
Un altro motivo per utilizzare sia PIM che ERP è la possibilità per i dipendenti dell'azienda o altri specialisti esterni che lavorano sulle descrizioni dei tuoi prodotti di accedere ai dati sui prodotti di cui hanno bisogno senza accesso diretto al sistema ERP aziendale. Di conseguenza, copywriter, traduttori, fotografi o altri specialisti coinvolti nel processo possono aggiungere e modificare le informazioni sui prodotti all'interno del sistema PIM solo, che oltre ad essere sicuro, ti fa anche risparmiare tempo e risorse di formazione sull'ERP.
Riduzione dei Costi
Integrare il tuo ERP con il sistema PIM significa che non è necessaria alcuna programmazione e personalizzazione aggiuntiva all'interno dell'ERP. Mentre il tentativo di aggiungere funzionalità PIM al tuo ERP inevitabilmente porta a sforzi di personalizzazione aggiuntivi, tali personalizzazioni devono anche essere mantenute in futuro, rendendo gli aggiornamenti del tuo ERP inutilmente complicati e costosi. Anche se il costo aggiuntivo per integrare entrambi i sistemi potrebbe sorgere, sarà comunque considerevolmente inferiore al costo necessario per trasformare il tuo ERP in un PIM e farlo funzionare a lungo termine. Per tutti questi motivi, due sistemi separati integrati tra loro è la strada migliore da seguire. La personalizzazione di un ERP è costosa, e la creazione e il supporto di funzionalità simili al PIM possono portare a un investimento sostanziale a lungo termine. È molto più ragionevole avere due sistemi separati che subiscono personalizzazioni minime.
Come Funziona Tipicamente l'Integrazione PIM ERP
Prima di approfondire le ragioni e i metodi dell'integrazione PIM ERP, è importante riconoscere che non tutti i sistemi PIM possono essere integrati con tutti i sistemi ERP. Pertanto, spesso è ragionevole scegliere il software PIM per la tua azienda in base alle tue esigenze di integrazione con l'ERP, alla compatibilità dei sistemi e alle integrazioni che i fornitori di PIM forniscono.
Quando si integra il PIM con l'ERP, l'ERP tipicamente viene per primo. Ciò significa che il sistema PIM importa i dati dall'ERP regolarmente a seconda delle esigenze specifiche di determinate aziende. Alcuni potrebbero sincronizzare i dati una volta al giorno mentre altri potrebbero avere bisogno di sincronizzazione ogni ora tra i sistemi.
Questa integrazione è tipicamente unidirezionale. Riguardo al ciclo di vita del prodotto, viene tipicamente creato in ERP e poi trasferito in PIM. Tuttavia, lo scambio dati bidirezionale tra ERP e PIM è anche possibile con sistemi PIM più avanzati.
Quali Dati Vengono Sincronizzati?
I dati master includono i dati principali sul prodotto come il nome del prodotto, il numero SKU, il numero di articolo. I dati logistici come il peso e le dimensioni del prodotto vengono tipicamente sincronizzati anche in PIM. Tuttavia, qualsiasi altro dato relativo al prodotto può essere sincronizzato tra ERP e PIM: descrizioni e nomi dei prodotti, le loro traduzioni in diverse lingue, opzioni dei prodotti, caratteristiche e attributi, immagini dei prodotti, associazioni di prodotti e così via. Alcuni dati possono essere aggiunti direttamente nel PIM, e solo alcuni di questi dati possono essere sincronizzati di nuovo all'ERP, come i nomi dei prodotti in diverse lingue o specifici valori di attributi che dovrebbero essere aggiunti principalmente nel PIM.
Come Vengono Sincronizzati i Dati?
I diversi sistemi ERP hanno diverse capacità tecniche. La maggior parte degli ERP moderni ha un'API REST – un'interfaccia standardizzata per lo scambio di dati. Pertanto, l'integrazione completa di ERP con PIM può essere implementata tramite API REST. Questo è il modo consigliato per tutti finché è tecnicamente possibile.
Se il tuo software ERP non ha un'API REST, l'integrazione può essere implementata attraverso altri mezzi.
Pertanto, se l'azienda ha un qualche sistema unificato che salva tutti i dati aziendali o un database come Oracle, MS SQL, i dati possono essere esportati da questi sistemi tramite la loro API REST o soddisfacendo direttamente le richieste del database (tramite query DB).
Il terzo metodo, tipico per gli ERP più datati, è lo scambio di file. In questo caso, l'ERP genera file con dati che potrebbero essere in CSV, Excel, ecc., e il sistema PIM esamina regolarmente questi file per importare i dati. Non tutti i sistemi PIM supportano tutti questi metodi, ed è sempre ragionevole chiedere al fornitore di PIM quale metodo di integrazione supportano.
Puoi anche utilizzare piattaforme specializzate di integrazione dati, middleware database o sistemi data warehouse per implementare la sincronizzazione tra il tuo sistema ERP e PIM, se l'integrazione diretta non è possibile.
Ad esempio, AtroPIM supporta tutti e tre i metodi di integrazione – API REST, Query DB e Scambio di File.
Best Practices per un'Integrazione PIM ERP Efficace
La sincronizzazione dei dati tra i sistemi può essere molto complicata e richiedere molta attenzione, poiché rendere i dati coerenti su sistemi diversi è molto più complicato che renderli coerenti all'interno di un solo sistema.
Definisci le Tue Regole di Sovranità dei Dati
È importante garantire che dopo una sincronizzazione, alcuni dati possano essere alterati in uno solo dei sistemi. Ad esempio, la dimensione è una caratteristica che è stata creata all'interno dell'ERP e quindi l'ERP viene per primo qui. Quindi, dopo la sincronizzazione di questo tipo di dati nel sistema PIM, questi dati possono essere visualizzati ma non dovrebbero essere alterati all'interno del PIM. La regola generale è che i dati master che entrano nel PIM non dovrebbero essere modificati all'interno del PIM.
Puoi anche definire alcuni dati da creare e gestire in PIM, che dovrebbero essere sincronizzati di nuovo da PIM a ERP. Anche in questo caso è importante assicurarsi che nessuno possa modificare questi dati nell'ERP. L'alternativa, sebbene un approccio meno comune, è creare un nuovo prodotto all'interno del sistema PIM inizialmente con questo prodotto che appare nell'ERP solo dopo essere stato acquistato.
Definisci la Tua Pianificazione dell'Orario di Sincronizzazione dei Dati
Diversi tipi di dati possono essere sincronizzati secondo pianificazioni di tempo personalizzate per soddisfare esigenze aziendali specifiche. Le informazioni importanti potrebbero dover essere sincronizzate istantaneamente, mentre le informazioni meno cruciali possono essere trasmesse periodicamente, ad esempio su base oraria o giornaliera.
Anche l'utilizzo di sincronizzazione basata su eventi è un'opzione, con aggiornamenti che avvengono automaticamente in base a determinati trigger. Definire una pianificazione di sincronizzazione dei dati ben pianificata aiuta a migliorare la produttività, mantenere l'accuratezza dei dati e fornire agli stakeholder informazioni aggiornate.
Assicura il Monitoraggio della Sincronizzazione dei Dati
Il monitoraggio efficace è la chiave per una sincronizzazione dati efficace, pertanto la capacità del sistema di avvisare gli amministratori di sistema su errori di sincronizzazione è così cruciale. Ad esempio, l'amministratore potrebbe ricevere notifiche che delineano errori specifici singolarmente o classificarli secondo determinate caratteristiche. Ad esempio, l'amministratore potrebbe ricevere una notifica sul completamento di un numero specifico di lavori con errori. Inoltre, l'uso di widget dedicati sulla dashboard per tracciare le statistiche di sincronizzazione e gli errori può migliorare significativamente la supervisione.
Perché Scegliere AtroPIM per la Tua Integrazione PIM ERP
AtroPIM è basato su AtroCore, che è una piattaforma di integrazione dati. Pertanto, con AtroPIM puoi avere una moderna ed efficiente piattaforma di gestione delle informazioni sui prodotti e di integrazione dati in un'unica soluzione.
AtroPIM è una soluzione unica sul mercato, che non solo può eseguire la sincronizzazione bilaterale dei dati sui prodotti, ma anche sincronizzare dati di ordini, clienti, contratti, ecc. Mentre l'integrazione PIM-ERP standard tipicamente prevede la sincronizzazione dei dati in una sola direzione, da ERP a PIM, una piattaforma di integrazione come AtroPIM abilita la sincronizzazione dati bilaterale con molteplici sistemi di origine e destinazione, consentendo anche agli ordini e ai clienti di essere estratti dai tuoi marketplace di e-commerce come (Amazon, Otto, ecc.) e dai tuoi negozi online ed essere inviati direttamente ai tuoi (anche molteplici) sistemi ERP.