Wenn Sie die Produktinformationsqualität Ihres Unternehmens verbessern möchten, haben Sie sich möglicherweise bereits überlegt, Ihr PIM-System (Product Information Management) mit Ihrer bestehenden ERP-Software zu integrieren. Oder Sie haben erwogen, die Funktionalität Ihres ERP-Systems so zu erweitern, dass es auch als PIM fungiert? Erfahren Sie, warum der erste Ansatz sowohl effizienz- als auch budgetmäßig vorteilhafter ist und welche Grenzen die ERP-als-PIM-Strategie hat.
Wir werden auch besprechen, wie Sie eine PIM-ERP-Integration auf optimierte und rationale Weise durchführen.
Warum ist die PIM-ERP-Integration so vorteilhaft für Ihre Geschäftsoperationen?
Braucht Ihr Unternehmen eine Integration von ERP und PIM?
PIM- und ERP-Software erfüllen unterschiedliche Aufgaben – ERP-Systeme sind nicht dafür ausgelegt, komplexe und strukturierte Produktinformationen zu verwalten. Diese Integration ist daher nicht nur sinnvoll, sondern absolut notwendig für Unternehmen mit vielen Produkten und/oder komplexen Produktdatenbedürfnissen, bei denen das Erstellen von Produktbeschreibungen ein gewissenhafter und detailorientierter Prozess ist, der erhebliche Ressourcen erfordert.
Nicht alle Unternehmen benötigen eine spezialisierte PIM-Software. Unternehmen mit einer begrenzten Anzahl von Produkten sowie Betriebe mit einfachen Produkten, die keine Klassifizierung benötigen und viele verschiedene Attributwerte, detaillierte Beschreibungen oder mehrere Produktfotos verwenden, benötigen keine PIM-Lösung. Für sie ist ein PIM-System nicht notwendig. Wenn Sie beispielsweise ein Großhandelsanbieter von Agrarprodukten, eine kleine lokale Boutique oder ein Rohstoffvertreiber sind, kann Ihr Geschäft aufgrund der Einfachheit Ihrer Produktinformationen, digitalen Assets, SKU-Nummern und Attribute gut ohne PIM-System funktionieren. Für solche Unternehmen kann die Verwaltung zusätzlicher Informationen direkt im ERP-System ausreichend sein.
Gezielt ausgerichtete Geschäftsprozesse
Einer der Hauptzwecke eines ERP-Systems ist die Verwaltung von Lagern und Bestellungen, während Aspekte wie die Qualität von Produktbeschreibungen außerhalb des Umfangs eines ERP-Systems liegen. Durch eine zentralisierte Datenbank helfen ERP-Systeme dabei, Lagerbestände zu verfolgen, Lagerbestände zu verwalten, Bestellungen zu verarbeiten und Supply-Chain-Aktivitäten zu überwachen. ERP-Systeme sind dafür konzipiert, alle Prozesse im Zusammenhang mit dem Kauf von Produkten, der Lagerverwaltung und der Lieferung an Partner und/oder Endbenutzer zu verwalten.
ERP ermöglicht es Benutzern normalerweise, nur Produktmerkmale wie Gewicht, Größe und Volumen einschließlich Höhe, Länge und Breite zu verwalten, da diese für den Versand und optimierte Verpackung am relevantesten sind. Daher sollten alle logistisch wichtigen Merkmale immer im ERP gespeichert werden.
Viele ERP-Systeme bieten keine Funktionalität zum Speichern mehrerer Produktbilder. Zum Beispiel ermöglicht das beliebte SAP Business One ERP seinen Benutzern, nur ein Produktbild zu speichern.
Einige ERPs bemühen sich, ihre Produktdatenverwaltungsfunktionalität zu verbessern, indem sie ihren Benutzern ermöglichen, Produkten mehr Attribute zu geben oder weitere Bilder oder zusätzliche Beschreibungen hinzuzufügen. Dies funktioniert möglicherweise gut für einfachere Produkte mit einer begrenzten Anzahl von Attributen. Wenn die Produkte jedoch komplexer sind, führt dies häufig zu Unbequemlichkeiten für die Benutzer.
Solche ERP-Systeme konzentrieren sich immer noch nicht auf die Hauptziele der Produktinformationsverwaltung – Vereinheitlichung, höhere Datenqualität, Konsistenz, Genauigkeit und Zugänglichkeit. Es ist nicht dasselbe, detaillierte Produktdaten speichern zu können, wie die Erstellung hochwertiger Produktdaten zu unterstützen, was die größte Herausforderung darstellt. PIM-Software hingegen konzentriert sich in erster Linie auf Geschäftsprozesse im Zusammenhang mit der Vorbereitung, Verwaltung und Syndikation Ihrer Produktdaten.
Zugriffskontrolle
Ein weiterer Grund, sowohl PIM als auch ERP zu verwenden, ist die Möglichkeit für Unternehmensangestellte oder andere externe Spezialisten, die an Ihren Produktbeschreibungen arbeiten, auf die benötigten Produktdaten zuzugreifen, ohne direkten Zugriff auf das ERP-System des Unternehmens zu haben. Dadurch können Textverfasser, Übersetzer, Fotografen oder andere an dem Prozess beteiligte Spezialisten Produktinformationen ausschließlich im PIM-System hinzufügen und ändern, was nicht nur sicherer ist, sondern auch Schulungs- und Ressourcenzeit für Ihr ERP spart.
Kostenminimierung
Die Integration Ihres ERP mit dem PIM-System bedeutet, dass innerhalb des ERP keine zusätzliche Programmierung und Anpassung erforderlich ist. Der Versuch, PIM-Funktionalität zu Ihrem ERP hinzuzufügen, führt unweigerlich zu zusätzlichen Anpassungsaufwänden. Diese Anpassungen müssen auch in Zukunft gepflegt werden, was ERP-Updates unnötig kompliziert und teuer macht. Selbst wenn zusätzliche Kosten für die Integration beider Systeme entstehen, sind diese immer noch erheblich niedriger als die Kosten, die erforderlich sind, um Ihr ERP in ein PIM umzuwandeln und es langfristig zum Laufen zu bringen.
Aus all diesen Gründen sind zwei separate, miteinander integrierte Systeme der beste Weg. Die Anpassung eines ERP ist kostspielig, und die Erstellung und Unterstützung von PIM-ähnlicher Funktionalität kann zu erheblichen Langzeitinvestitionen führen. Es ist wesentlich vernünftiger, zwei separate Systeme zu haben, die minimal angepasst werden.
Wie die PIM-ERP-Integration typischerweise funktioniert
Bevor wir auf die Gründe und Methoden der PIM-ERP-Integration eingehen, ist es wichtig zu verstehen, dass nicht jedes PIM-System mit jedem ERP-System integriert werden kann. Daher ist es oft sinnvoll, PIM-Software für Ihr Unternehmen nach Ihren ERP-Integrationsbedürfnissen, der Systemkompatibilität und den vom PIM-Anbieter bereitgestellten Integrationen auszuwählen.
Bei der Integration von PIM mit ERP kommt normalerweise das ERP zuerst. Das bedeutet, dass das PIM-System je nach spezifischen Anforderungen der Unternehmen regelmäßig Daten aus dem ERP importiert. Einige synchronisieren Daten möglicherweise einmal täglich, während andere möglicherweise eine stündliche Synchronisation zwischen den Systemen benötigen.
Diese Integration ist normalerweise einseitig. Bezüglich des Produktlebenszyklus wird es normalerweise im ERP erstellt und dann ins PIM übertragen.
Eine zweiseitige Datenaustausch zwischen ERP und PIM ist jedoch auch mit fortschritterlicheren PIM-Systemen möglich.
Welche Daten werden synchronisiert?
Stammdaten enthalten die wichtigsten Informationen über das Produkt, einschließlich Produktname und SKU-Nummer sowie Artikelnummer. Auch Logistikdaten wie Produktgewicht und Abmessungen werden normalerweise ins PIM synchronisiert.
Allerdings können auch alle anderen produktbezogenen Daten zwischen ERP und PIM synchronisiert werden – Produktbeschreibungen und Namen, ihre Übersetzungen in verschiedene Sprachen, Produktoptionen, Funktionen und Attribute, Produktbilder, Produktassoziationen und vieles mehr. Einige Daten können direkt im PIM hinzugefügt werden, und nur einige dieser Daten können ins ERP zurück synchronisiert werden, wie Produktnamen in verschiedenen Sprachen oder spezifische Attributwerte, die primär im PIM hinzugefügt werden sollten.
Wie werden Daten synchronisiert?
Verschiedene ERP-Systeme haben unterschiedliche technische Fähigkeiten. Die meisten modernen ERPs verfügen über eine REST API – eine standardisierte Schnittstelle für den Datenaustausch. Daher kann die vollständige Integration von ERP mit PIM über REST API implementiert werden. Dies ist für alle der empfehlenswerte Weg, soweit es technisch möglich ist.
Wenn Ihr ERP-Software keine REST API hat, kann die Integration durch andere Mittel implementiert werden.
Wenn das Unternehmen also ein einheitliches System hat, das alle Unternehmensdaten speichert, oder eine Datenbank wie Oracle, MS SQL, können Daten aus diesen Systemen über ihre REST API oder durch direkte Datenbankabfragen (über DB-Abfragen) exportiert werden.
Die dritte Methode, typisch für ältere ERPs, ist der Dateiaustausch. In diesem Fall generiert das ERP Dateien mit Daten, die in CSV-, Excel- oder anderen Formaten vorliegen können, und das PIM-System überprüft diese Dateien regelmäßig, um die Daten zu importieren. Nicht alle PIM-Systeme unterstützen alle diese Methoden, und es ist immer ratsam, den PIM-Anbieter zu fragen, welche Integrationsmethoden sie unterstützen.
Sie können auch spezialisierte Software-Datenintegrations-Plattformen, Middleware-Datenbanken oder Data-Warehouse-Systeme verwenden, um die Synchronisation zwischen Ihrem ERP-System und PIM zu implementieren, falls eine direkte Integration nicht möglich ist.
Zum Beispiel unterstützt AtroPIM alle drei Integrationsmethoden – REST API, DB-Abfragen und Dateiaustausch.
Best Practices für eine effektive PIM-ERP-Integration
Die Datensynchronisation zwischen Systemen kann sehr kompliziert sein und erfordert viel Aufmerksamkeit, da die Gewährleistung von Datenkonsistenz über verschiedene Systeme hinweg viel komplizierter ist als innerhalb nur eines Systems.
Definieren Sie Ihre Datensouveränitätsregeln
Es ist wichtig sicherzustellen, dass nach einer Synchronisation bestimmte Daten nur in einem der Systeme geändert werden können. Zum Beispiel ist die Größe ein Merkmal, das im ERP erstellt wurde, daher kommt das ERP hier zuerst. Nach der Synchronisation dieser Daten ins PIM-System können diese Daten angesehen, sollten aber nicht im PIM geändert werden. Die allgemeine Regel lautet, dass Stammdaten, die ins PIM gelangen, nicht innerhalb des PIM geändert werden sollten.
Sie können auch festlegen, dass einige Daten im PIM erstellt und verwaltet werden, die vom PIM zurück ins ERP synchronisiert werden sollten. Auch in diesem Fall ist es wichtig sicherzustellen, dass niemand diese Daten im ERP ändern kann.
Die Alternative, obwohl ein weniger häufiger Ansatz, ist die Erstellung eines neuen Produkts zunächst im PIM-System, wobei dieses Produkt im ERP erst nach dem Kauf erscheint.
Definieren Sie Ihren Datensynchronisations-Zeitplan
Verschiedene Datentypen können gemäß angepassten Zeitplänen synchronisiert werden, um spezifische Geschäftsanforderungen zu erfüllen. Wichtige Informationen müssen möglicherweise sofort synchronisiert werden, während weniger kritische Informationen regelmäßig übertragen werden können, z. B. stündlich oder täglich.
Die Verwendung ereignisbasierter Synchronisation ist auch eine Option, wobei Updates automatisch basierend auf bestimmten Triggern erfolgen.
Die Definition eines gut geplanten Datensynchronisations-Zeitplans trägt dazu bei, die Produktivität zu verbessern, die Datengenauigkeit zu wahren und den Stakeholdern aktuelle Informationen zu liefern.
Stellen Sie die Datensynchronisationsüberwachung sicher
Eine effektive Überwachung ist der Schlüssel zu einer effektiven Datensynchronisation. Daher ist die Fähigkeit des Systems, Systemadministratoren über Synchronisationsfehler zu benachrichtigen, so entscheidend. Beispielsweise könnte der Administrator Benachrichtigungen erhalten, die spezifische Fehler einzeln aufschlüsseln oder sie nach bestimmten Merkmalen kategorisieren. Der Administrator kann beispielsweise über den Abschluss einer bestimmten Anzahl von Aufträgen mit Fehlern benachrichtigt werden. Darüber hinaus können spezialisierte Widgets im Dashboard zur Nachverfolgung von Synchronisationsstatistiken und Fehlern die Aufsicht erheblich verbessern.
Warum AtroPIM für Ihre PIM-ERP-Integration wählen
AtroPIM basiert auf AtroCore, einer Datenintegrations-Plattform. Mit AtroPIM erhalten Sie eine moderne und effiziente Produktinformationsverwaltungs- und Datenintegrations-Plattform in einer Lösung.
AtroPIM ist eine einzigartige Lösung auf dem Markt, die nicht nur bilaterale Produktdatensynchronisation durchführen kann, sondern auch Bestellungs-, Kunden- und Vertragsdaten synchronisiert. Während die Standard-PIM-ERP-Integration normalerweise eine Datensynchronisation in eine Richtung – vom ERP ins PIM – beinhaltet, ermöglicht eine Integrations-Plattform wie AtroPIM eine bilaterale Datensynchronisation mit mehreren Quell- und Zielsystemen und ermöglicht auch das Abrufen von Bestellungen und Kunden aus Ihren E-Commerce-Marktplätzen wie (Amazon, Otto usw.) und Ihren Online-Shops und das direkte Verschieben in Ihr/Ihre ERP-Systeme.