Si vous souhaitez améliorer la qualité des informations produits de votre entreprise, vous avez probablement envisagé la possibilité d'intégrer un système PIM (Product Information Management) avec votre logiciel ERP existant. Ou peut-être avez-vous pensé à étendre les fonctionnalités de votre ERP pour qu'il puisse également servir de PIM ? Découvrez pourquoi la première approche est plus bénéfique tant sur le plan de l'efficacité que du budget, et quelles sont les limites de la stratégie ERP-comme-PIM.
Nous aborderons également comment réaliser l'intégration PIM ERP de la manière la plus optimisée et rationnelle possible.
Pourquoi l'intégration PIM ERP est-elle si bénéfique pour vos opérations commerciales ?
Votre entreprise a-t-elle besoin d'intégrer son ERP avec un PIM ?
Les logiciels PIM et ERP ont des objectifs différents, les systèmes ERP n'étant pas conçus pour gérer des informations produits complexes et structurées. Par conséquent, cette intégration n'est pas seulement raisonnable, mais absolument nécessaire pour les entreprises ayant de nombreux produits et/ou des besoins complexes en données produits, où la création de descriptions produits est un processus minutieux et détaillé qui nécessite d'importantes ressources.
Toutes les entreprises n'ont pas besoin d'un logiciel PIM dédié. Les entreprises ayant un nombre limité de produits, ainsi que celles proposant des produits simples ne nécessitant pas de classification avec de nombreuses valeurs d'attributs, descriptions détaillées ou plusieurs photos de produits n'ont pas besoin d'une solution PIM. Pour eux, ce n'est pas une nécessité. Par exemple, si vous êtes fournisseur de produits agricoles en vrac, une petite boutique locale ou un distributeur de matières premières, votre activité peut fonctionner sans système PIM en raison de la simplicité de vos informations produits, actifs numériques, numéros SKU, attributs, etc. Pour ces entreprises, la gestion des informations directement dans le logiciel ERP peut être suffisante.
Processus commerciaux ciblés
Parmi les principaux objectifs d'un système ERP figurent la gestion des entrepôts et des commandes, tandis que des éléments comme la qualité des descriptions produits sortent du champ d'application d'un système ERP. En fournissant une base de données centralisée, les systèmes ERP permettent de suivre les niveaux de stock, de gérer les emplacements de stockage, de traiter les commandes et de surveiller les activités de la chaîne d'approvisionnement. Les systèmes ERP sont conçus pour gérer tous les processus liés à l'achat de produits, au stockage des stocks et à leur livraison aux partenaires et/ou aux utilisateurs finaux.
L'ERP permet généralement aux utilisateurs de gérer uniquement les caractéristiques produits liées au poids, à la taille et au volume, notamment la hauteur, la longueur et la largeur, car ce sont les plus pertinentes pour l'expédition et l'optimisation de l'emballage. Pour cette raison, toutes les caractéristiques logistiquement importantes doivent toujours être stockées dans l'ERP.
De nombreux systèmes ERP ne fournissent pas de fonctionnalité pour stocker plusieurs images de produits. Par exemple, le populaire ERP SAP Business One ne permet à ses utilisateurs de stocker qu'une seule image de produit.
Certains ERP s'efforcent d'améliorer leurs fonctionnalités de gestion des données produits en permettant à leurs utilisateurs de donner plus d'attributs aux produits ou d'ajouter plus d'images ou de descriptions supplémentaires. Cela pourrait bien fonctionner pour des produits plus simples avec un nombre limité d'attributs. Cependant, si les produits sont plus complexes, cela cause souvent des désagréments aux utilisateurs.
Ces systèmes ERP ne se concentrent toujours pas sur les principaux objectifs concernant les informations produits : l'unification, la qualité des données supérieure, la cohérence, l'exactitude et l'accessibilité. Permettre le stockage de données produits détaillées n'est pas la même chose que de vous aider à créer des données produits de haute qualité, ce qui est le plus grand défi en soi. Le logiciel PIM, en revanche, se concentre principalement sur les processus commerciaux liés à la préparation, à la gestion et à la syndication de vos données produits.
Contrôle d'accès
Une autre raison d'utiliser à la fois PIM et ERP est la possibilité pour les collaborateurs de votre entreprise ou d'autres spécialistes externes travaillant sur vos descriptions de produits d'avoir accès aux données produits dont ils ont besoin sans accès direct au système ERP de votre entreprise. En conséquence, les rédacteurs, traducteurs, photographes ou autres spécialistes impliqués dans le processus peuvent ajouter et modifier les informations produits uniquement dans le système PIM, ce qui, en plus d'être sécurisé, économise également du temps et des ressources de formation ERP.
Minimiser les coûts
L'intégration de votre ERP avec un système PIM signifie qu'aucune programmation et personnalisation supplémentaire n'est nécessaire à l'intérieur de l'ERP. Bien que l'ajout de fonctionnalités PIM à votre ERP mène inévitablement à des efforts de personnalisation supplémentaires, ces personnalisations doivent également être maintenues à l'avenir, ce qui rend les mises à jour de votre ERP inutilement compliquées et coûteuses. Même si le coût supplémentaire pour intégrer les deux systèmes s'avère important, il sera considérablement inférieur au coût nécessaire pour transformer votre ERP en PIM et le faire fonctionner à long terme.
Pour toutes ces raisons, deux systèmes distincts intégrés l'un à l'autre constituent la meilleure approche. La personnalisation d'un ERP est coûteuse, et la création et le support de fonctionnalités de type PIM peuvent entraîner un investissement substantiel à long terme. Il est beaucoup plus raisonnable d'avoir deux systèmes distincts qui subissent une personnalisation minimale.
Comment fonctionne typiquement l'intégration PIM ERP
Avant de se plonger dans les raisons et les méthodes de l'intégration PIM ERP, il est important de reconnaître que pas tous les systèmes PIM peuvent être intégrés avec tous les systèmes ERP. Par conséquent, il est souvent judicieux de choisir un logiciel PIM pour votre entreprise en fonction de vos besoins d'intégration ERP, de la compatibilité des systèmes et des intégrations proposées par les fournisseurs de PIM.
Lors de l'intégration de PIM avec ERP, l'ERP vient généralement en premier. Cela signifie que le système PIM importe les données de l'ERP régulièrement en fonction des besoins spécifiques de certaines entreprises. Certaines peuvent synchroniser les données une fois par jour tandis que d'autres pourraient avoir besoin d'une synchronisation horaire entre les systèmes.
Cette intégration est généralement unidirectionnelle. En ce qui concerne le cycle de vie du produit, il est généralement créé dans l'ERP, puis transféré vers le PIM.
Cependant, l'échange de données bidirectionnel entre ERP et PIM est également possible avec des systèmes PIM plus avancés.
Quelles données sont synchronisées ?
Les données maîtres incluent les principales données sur le produit, notamment le nom du produit, le numéro SKU, le numéro d'article. Les données logistiques comme le poids et les dimensions du produit sont généralement également synchronisées dans le PIM.
Cependant, toute autre donnée liée au produit peut également être synchronisée entre ERP et PIM : descriptions et noms de produits, leurs traductions dans différentes langues, options produits, caractéristiques et attributs, images de produits, associations de produits, etc. Certaines données peuvent être ajoutées directement dans le PIM, et seules certaines de ces données peuvent être synchronisées en retour vers l'ERP, telles que les noms de produits dans différentes langues ou les valeurs d'attributs spécifiques qui devraient être ajoutées principalement dans le PIM.
Comment les données sont-elles synchronisées ?
Les différents systèmes ERP ont différentes capacités techniques. La plupart des ERP modernes disposent d'une API REST, une interface standardisée pour l'échange de données. Par conséquent, l'intégration complète d'ERP avec PIM peut être réalisée via API REST. C'est le moyen recommandé pour tous autant qu'il soit techniquement possible.
Si votre logiciel ERP n'a pas d'API REST, l'intégration peut être réalisée par d'autres moyens.
Par conséquent, si l'entreprise dispose d'un système unifié qui économise toutes les données de l'entreprise ou d'une base de données comme Oracle, MS SQL, les données peuvent être exportées de ces systèmes via leur API REST ou en exécutant directement des requêtes de base de données (via des requêtes DB).
La troisième méthode, typique pour les ERP plus anciens, est l'échange de fichiers. Dans ce cas, l'ERP génère des fichiers contenant des données qui pourraient être au format CSV, Excel, etc., et le système PIM examine régulièrement ces fichiers pour importer les données. Tous les systèmes PIM ne supportent pas toutes ces méthodes, et il est toujours judicieux de demander au fournisseur de PIM quelle méthode d'intégration il supporte.
Vous pouvez également utiliser des plateformes spécialisées d'intégration de données, des bases de données middleware ou des systèmes d'entrepôt de données pour mettre en œuvre la synchronisation entre votre système ERP et PIM, si l'intégration directe n'est pas possible.
Par exemple, AtroPIM supporte les trois méthodes d'intégration : API REST, requêtes DB et échange de fichiers.
Meilleures pratiques pour une intégration PIM ERP efficace
La synchronisation des données entre systèmes peut être très compliquée et nécessiter beaucoup d'attention, car rendre les données cohérentes sur différents systèmes est beaucoup plus compliqué que de les rendre cohérentes au sein d'un seul système.
Définissez vos règles de souveraineté des données
Il est important de s'assurer qu'après une synchronisation, certaines données ne peuvent être modifiées que dans l'un des systèmes. Par exemple, la taille est une caractéristique créée dans l'ERP et donc l'ERP vient en premier ici. Ainsi, après la synchronisation de ce type de donnée dans le système PIM, cette donnée peut être consultée mais ne doit pas être modifiée dans le PIM. La règle générale est que les données maîtres qui entrent dans le PIM ne doivent pas être modifiées dans le PIM.
Vous pouvez également définir certaines données à créer et gérer dans le PIM, qui doivent être synchronisées en retour du PIM vers l'ERP. Également, dans ce cas, il est important de s'assurer que personne ne peut modifier ces données dans l'ERP.
L'alternative, bien qu'une approche moins courante, est de créer un nouveau produit initialement dans le système PIM avec ce produit n'apparaissant dans l'ERP qu'après son achat.
Définissez votre calendrier de synchronisation des données
Différents types de données peuvent être synchronisés selon des calendriers personnalisés pour répondre à des exigences commerciales spécifiques. Les informations importantes peuvent nécessiter une synchronisation instantanée, tandis que les informations moins critiques peuvent être transmises périodiquement, par exemple sur une base horaire ou quotidienne.
L'utilisation de la synchronisation basée sur les événements est également une option, avec les mises à jour se produisant automatiquement en fonction de certains déclencheurs.
Définir un calendrier de synchronisation des données bien planifié contribue à améliorer la productivité, à maintenir l'exactitude des données et à fournir aux parties prenantes des informations à jour.
Assurez le suivi de la synchronisation des données
Une surveillance efficace est la clé d'une synchronisation efficace des données, c'est pourquoi la capacité du système à alerter les administrateurs système en cas d'erreurs de synchronisation est si cruciale. Par exemple, l'administrateur pourrait recevoir des notifications décrivant les erreurs spécifiques individuellement ou les catégorisant selon certaines caractéristiques. Par exemple, l'administrateur peut être notifié de l'achèvement d'un certain nombre de travaux avec des erreurs. De plus, l'utilisation de widgets dédiés sur le tableau de bord pour suivre les statistiques et erreurs de synchronisation peut améliorer considérablement la supervision.
Pourquoi choisir AtroPIM pour votre intégration PIM ERP
AtroPIM est basé sur AtroCore, qui est une plateforme d'intégration de données. Ainsi, avec AtroPIM, vous disposez d'une plateforme moderne et efficace de gestion des informations produits et d'intégration de données dans une seule solution.
AtroPIM est une solution unique sur le marché qui peut non seulement effectuer la synchronisation bilatérale des données produits, mais aussi synchroniser les commandes, les données clients, les données contractuelles, etc. Alors que l'intégration PIM ERP standard implique généralement la synchronisation des données dans une seule direction, de l'ERP vers le PIM, une plateforme d'intégration comme AtroPIM permet la synchronisation bilatérale avec plusieurs systèmes source et destination, permettant également les commandes et les clients d'être extraits de vos places de marché e-commerce comme Amazon, Otto etc. et de vos magasins en ligne et d'être envoyés directement à votre (ou vos) système(s) ERP.