Definición de flujo de aprobación
Un flujo de aprobación es una secuencia establecida de pasos de revisión que un trabajo debe atravesar y ser autorizado por las personas adecuadas antes de ser aceptado o utilizado. En lugar de depender de correos electrónicos y autorizaciones verbales, deja claro quién debe revisar qué, en qué orden, y qué sucede cuando aprueba o rechaza.
¿Cómo funciona un flujo de aprobación?
El elemento que se aprueba, como un documento, una solicitud de compra o un registro de producto, avanza a través de una serie de estados, por ejemplo Borrador → En revisión → Aprobado → Publicado. La mayoría de los flujos se construyen a partir de las mismas pocas partes:
- Etapas que muestran dónde se encuentra actualmente el elemento
- Aprobadores, las personas o roles responsables de cada paso, como un gerente de producto o un revisor legal
- Reglas que determinan la ruta, por ejemplo enviar cambios de precio por encima de una cantidad establecida a un gerente para una autorización adicional
- Acciones disponibles en cada paso: aprobar y avanzar, rechazar o devolver con comentarios para cambios
El software notifica a cada aprobador cuando es su turno y mantiene un registro de quién aprobó qué y cuándo. Este registro a menudo se llama pista de auditoría.
¿Por qué es importante?
Sin un proceso definido, el contenido sin revisión puede publicarse, el mismo elemento puede ser revisado dos veces o no revisarse en absoluto, y nadie puede afirmar con certeza quién autorizó un error. Un flujo de aprobación deja clara la responsabilidad, detecta errores antes de que lleguen a los clientes y ayuda a las empresas a demostrar a auditores o reguladores que se realizaron las verificaciones requeridas. Es una parte común de gobernanza de datos, el conjunto de reglas y responsabilidades que una empresa utiliza para mantener sus datos precisos y confiables.
¿Cómo se utilizan los flujos de aprobación en PIM?
En un sistema Product Information Management (PIM), muchas personas contribuyen a un único producto: un equipo añade especificaciones técnicas, otro redacta descripciones y otros las traducen o cargan imágenes. Un flujo de aprobación garantiza que los datos de producto nuevos o modificados se revisen antes de publicarse. Un producto generalmente no puede enviarse a la tienda en línea, un marketplace o un catálogo impreso hasta que alcanza el estado Aprobado, por lo que la información incompleta o incorrecta permanece dentro del sistema hasta que se corrija.
