Definition Approval Workflow
Ein Approval Workflow ist eine festgelegte Abfolge von Überprüfungsschritten, die ein Arbeitsergebnis durchlaufen muss und von den richtigen Personen freigegeben werden muss, bevor es akzeptiert oder genutzt wird. Statt sich auf E-Mails und mündliche Freigaben zu verlassen, macht es klar, wer was überprüfen muss, in welcher Reihenfolge, und was passiert, wenn diese Person zustimmt oder ablehnt.
Wie funktioniert ein Approval Workflow?
Das zur Genehmigung vorgesehene Element – etwa ein Dokument, eine Kaufanforderung oder ein Produktdatensatz – durchläuft eine Reihe von Status, zum Beispiel Entwurf → In Überprüfung → Genehmigt → Veröffentlicht. Die meisten Workflows bestehen aus denselben grundlegenden Komponenten:
- Phasen, die zeigen, wo sich das Element aktuell befindet
- Genehmiger, die Personen oder Rollen, die für jeden Schritt verantwortlich sind, wie etwa ein Produktmanager oder eine Rechtsabteilung
- Regeln, die den Ablauf bestimmen, zum Beispiel Preisänderungen über einem bestimmten Betrag an einen Manager zur zusätzlichen Freigabe weiterzuleiten
- Aktionen in jedem Schritt: genehmigen und weiterleiten, ablehnen oder mit Kommentaren zur Überarbeitung zurückweisen
Die Software benachrichtigt jeden Genehmiger, wenn er an der Reihe ist, und führt Protokoll darüber, wer was und wann genehmigt hat. Diese Aufzeichnung wird häufig Audit Trail genannt.
Warum ist das wichtig?
Ohne einen definierten Prozess können unkontrollierte Inhalte veröffentlicht werden, das gleiche Element kann zweimal oder überhaupt nicht überprüft werden, und niemand kann mit Sicherheit sagen, wer eine Fehler freigegeben hat. Ein Approval Workflow macht Verantwortung deutlich, findet Fehler, bevor sie Kunden erreichen, und hilft Unternehmen, Prüfern oder Aufsichtsbehörden nachzuweisen, dass die erforderlichen Kontrollen stattgefunden haben. Er ist ein wichtiger Bestandteil der Daten-Governance, der Regeln und Verantwortlichkeiten, die ein Unternehmen nutzt, um seine Daten genau und verlässlich zu halten.
Wie werden Approval Workflows in PIM eingesetzt?
In einem Product Information Management (PIM)-System tragen viele Personen an einem einzelnen Produkt mit: ein Team fügt technische Spezifikationen hinzu, ein anderes schreibt Beschreibungen, und weitere übersetzen diese oder laden Bilder hoch. Ein Approval Workflow stellt sicher, dass neue oder geänderte Produktdaten überprüft werden, bevor sie live gehen. Ein Produkt kann normalerweise nicht an den Online-Shop, einen Marketplace oder einen gedruckten Katalog gesendet werden, bis es den Status Genehmigt erreicht hat, sodass unvollständige oder fehlerhafte Informationen im System bleiben, bis sie korrigiert sind.