PIM vs ERP - Diferencias y Sinergias

Puntos Clave

PIM (Gestión de Información de Productos) es un sistema para centralizar, gestionar y enriquecer los datos de los productos. Se enfoca en el contenido de marketing y de cara al cliente, incluyendo descripciones, imágenes, videos, especificaciones, traducciones y detalles específicos por canal.

PIM garantiza información de producto de alta calidad y coherente en sitios web, marketplaces, catálogos y otros canales de venta.

ERP (Planificación de Recursos Empresariales) es un sistema para gestionar los procesos operativos del negocio, incluyendo inventario, precios, SKUs, compras, producción, finanzas y logística.

Aunque puede parecer tentador ampliar las capacidades de tu ERP en lugar de implementar un PIM, hacerlo suele generar más problemas de los que resuelve. Un sistema PIM dedicado ofrece flexibilidad, escalabilidad y control sin la deuda técnica ni los altos costes de soporte derivados de la personalización del ERP.

Por qué convertir tu ERP en un PIM es un error costoso

Muchas empresas intentan resolver los problemas de calidad de datos de productos extendiendo sus sistemas ERP: añadiendo nuevos campos, configurando módulos extra o incluso programando funciones personalizadas. Aunque pueda parecer una solución práctica, esto normalmente genera rigidez, altos costes de mantenimiento y poca escalabilidad.

En este artículo explicamos todo lo que necesitas saber sobre los sistemas ERP y PIM, para qué sirve cada uno, quién realmente necesita ambos, quién puede operar con uno solo, y los errores más costosos que debes evitar al decidir qué soluciones son adecuadas para tu negocio.

Los sistemas ERP no están diseñados para la gestión de datos de producto

Los ERPs manejan bien los datos operativos, pero cuando se trata de atributos de producto detallados, se quedan cortos.

Por ejemplo, en un ERP, si añades un nuevo atributo como escote, normalmente se aplica a todos los productos, sin importar su categoría. En cambio, un PIM permite asignar atributos de manera contextual: escote solo aplica a camisetas, mientras que talla o material puede aplicarse a calcetines. Esta flexibilidad garantiza relevancia, precisión y facilidad de gestión, algo que los ERPs no ofrecen de forma nativa.

Personalizar el ERP para datos de producto es una trampa de mantenimiento

Intentar transformar tu ERP en un PIM mediante programación personalizada lleva a problemas continuos de soporte y compatibilidad. Cada actualización del ERP requiere revisar o reprogramar todas las funciones personalizadas. Estas modificaciones aumentan tanto los costes de implementación como los de mantenimiento a largo plazo. Con el tiempo, mantener esas personalizaciones cuesta más que implementar una solución PIM adecuada desde el principio.

ERP sirve como el centro principal de datos operativos, ayudando a las empresas a mejorar la eficiencia, reducir errores y mantener el control sobre los recursos.
ERP gestiona el lado cuantitativo (inventario, precios, SKUs), mientras que PIM gestiona el lado cualitativo (descripciones, medios, traducciones). Juntos aseguran que los productos sean precisos, enriquecidos y estén listos para todos los canales de venta. PIM amplía la funcionalidad del ERP — no lo reemplaza.

Modelo de Integración y Beneficios:

ERP proporciona los datos operativos básicos al PIM, que los enriquece para marketing y los publica en los distintos canales. Los beneficios incluyen:

• Datos precisos y actualizados de productos e inventario
• Reducción del trabajo manual y duplicación de datos
• Información consistente en todos los canales
• Lanzamientos de productos más rápidos y mejor experiencia del cliente
• Soporte escalable para múltiples mercados e idiomas

¿Qué es un PIM y para qué sirve?

Gestión de Información de Productos (PIM) es un software empresarial que permite a productores, mayoristas y minoristas en línea gestionar centralmente la información de productos en un repositorio. El software PIM asegura la recopilación, procesamiento y mantenimiento de los datos de producto, así como la entrega de esta información a socios y distribuidores a través de diversos canales y medios.

Funciones, Datos, Usuarios y Beneficios Clave del PIM

Función Principal:
Un sistema PIM actúa como la fuente única y confiable de toda la información de producto. Ayuda a las empresas a organizar, actualizar y distribuir datos precisos y consistentes en sitios web, catálogos, marketplaces y otros canales de venta.

Datos Clave Gestionados:
PIM maneja todo el contenido necesario para presentar los productos de manera efectiva: descripciones, especificaciones, traducciones, productos relacionados y activos digitales como imágenes y videos. También gestiona detalles específicos por canal para asegurar que cada plataforma muestre el contenido y formato correctos.

Usuarios Principales:
El software PIM es utilizado principalmente por los equipos de marketing, comercio electrónico, ventas y contenido que crean, enriquecen y gestionan los datos de producto para diferentes audiencias y regiones.

Propuesta de Valor:
Al centralizar y optimizar la información de producto, un PIM permite actualizaciones de catálogo más rápidas, menos errores manuales y experiencias de producto consistentes y de alta calidad. Esto conduce a una mayor coherencia de marca, reducción de devoluciones y mejora del tiempo de comercialización.

Problemas que Resuelve un Sistema PIM

Un sistema PIM aborda muchos de los desafíos comunes que surgen cuando los datos de producto se manejan en múltiples departamentos, canales o sistemas. Algunos problemas clave que resuelve el PIM son:

• Descripciones de producto inconsistentes en los canales
  Sin una fuente centralizada de verdad, la información de producto puede diferir entre una tienda online, un catálogo impreso y listados de marketplaces. Por ejemplo, un canal puede mostrar “tetera de acero inoxidable”, mientras que otro muestra “tetera de metal”. Un PIM asegura que todos los detalles del producto sean consistentes en todas partes, manteniendo la confianza de la marca y reduciendo la confusión del cliente.

• Actualizaciones lentas de catálogos y publicación de contenido
  Cuando las actualizaciones deben realizarse manualmente en múltiples sistemas, puede tardarse semanas en lanzar nuevos productos o actualizar ofertas estacionales. Un PIM permite actualizar una vez y publicar instantáneamente en todos los canales de venta, acelerando el tiempo de lanzamiento y manteniendo la información relevante.

• Mala gestión de medios y localización
  Manejar cientos o miles de imágenes, videos y descripciones traducidas puede ser caótico. Un PIM organiza todos los medios en un solo lugar y soporta contenido localizado (idiomas, unidades de medida, monedas), facilitando la adaptación de la información de producto para diferentes regiones o mercados.

• Entrada manual de datos que genera errores
  Copiar y pegar datos entre hojas de cálculo y plataformas aumenta el riesgo de errores tipográficos, especificaciones desactualizadas o datos incorrectos. Un PIM automatiza la importación y actualización de datos, reduce errores humanos y asegura la precisión en cada punto de contacto.

¿Qué es un ERP y para qué sirve?

El software ERP (Planificación de Recursos Empresariales) se utiliza para la planificación y control eficiente de los procesos relacionados con productos en una empresa. A diferencia de un MMS (Sistema de Gestión de Mercancías), un ERP controla no solo los procesos de negocio relacionados con productos, sino también todos los recursos que existen dentro de la empresa, permitiendo que diferentes áreas y departamentos trabajen de manera eficiente. Un software ERP ofrece mucho más que un MMS y es el punto central para todos los datos importantes orientados a procesos dentro de la empresa.

Características más importantes de un sistema ERP:

• Centraliza todos los datos clave del negocio en un solo lugar.
• Monitorea inventario y niveles de stock en tiempo real.
• Gestiona pedidos desde la compra hasta la entrega.
• Supervisa proveedores, precios y tiempos de entrega.
• Conecta finanzas, ventas, producción y logística.
• Previene errores y sobreventas actualizando los sistemas automáticamente.

Funciones, Datos, Usuarios y Beneficios Clave del ERP

Función Principal:
Un ERP actúa como columna vertebral de las operaciones de la empresa. Integra departamentos como compras, producción, finanzas, logística y gestión de inventario para asegurar que todos los procesos funcionen correctamente, los datos sean consistentes y los recursos se utilicen eficientemente.

Datos Clave Gestionados:
Los sistemas ERP manejan los datos esenciales necesarios para operar el negocio de manera efectiva. Esto incluye códigos de producto (SKUs), información de precios y costes, niveles de inventario, ubicaciones de almacén, detalles de proveedores y vendedores, listas de materiales (BOM) e historiales de pedidos de clientes.

Usuarios Principales:
Las plataformas ERP son utilizadas principalmente por equipos de operaciones, finanzas, cadena de suministro y logística, así como por gerentes de almacén. Estos usuarios dependen de datos en tiempo real para planificar la producción, gestionar inventario, procesar pedidos y mantener la exactitud financiera.

Propuesta de Valor:
Los sistemas ERP ayudan a las organizaciones a mejorar la eficiencia, transparencia y toma de decisiones. Al integrar todos los procesos empresariales centrales y mantener información precisa y actualizada, las empresas pueden reducir el trabajo manual, minimizar errores, prever la demanda de manera más efectiva y mantener un mejor control sobre costos e inventario.

Problemas que Resuelve un Sistema ERP

Un ERP ayuda a las empresas a superar muchos de los desafíos operativos que surgen cuando los procesos y datos clave están dispersos en herramientas o departamentos desconectados. Algunos problemas clave que resuelve el ERP son:

• Mala gestión de inventario o sobreventa
  Sin un sistema unificado, rastrear el inventario se vuelve difícil, lo que puede generar faltantes, exceso de stock o sobreventa accidental. Un ERP proporciona visibilidad en tiempo real de los niveles de inventario en todos los almacenes. Por ejemplo, cuando un producto se agota en línea, el ERP actualiza automáticamente la información de stock en todos los canales para prevenir sobreventa.

• Procesamiento de pedidos fragmentado y entregas retrasadas
  Cuando los equipos de ventas, almacén y contabilidad usan sistemas separados, los pedidos pueden retrasarse o perderse en la comunicación. El ERP conecta estos flujos de trabajo desde la orden de compra hasta el envío, asegurando que los pedidos se procesen rápida y correctamente.

• Falta de transparencia entre departamentos
  En muchas organizaciones, finanzas, ventas y operaciones trabajan en silos, cada uno manteniendo hojas de cálculo e informes separados. El ERP crea una vista única y conectada de todas las actividades empresariales, de modo que todos trabajan con los mismos datos precisos. Por ejemplo, un gerente de producción puede ver instantáneamente qué materiales están disponibles y qué pedidos están pendientes de envío.

• Dificultad para rastrear el rendimiento y costos de proveedores
  Sin un sistema integrado, gestionar los datos de proveedores y evaluar su desempeño puede ser muy laborioso. Las soluciones ERP almacenan toda la información de proveedores, incluyendo precios, tiempos de entrega y fiabilidad, facilitando la negociación de mejores condiciones y el control de los costes de adquisición.

Cómo se Complementan PIM y ERP

Una de las preguntas más comunes al integrar PIM y ERP es: “¿Por qué necesito un PIM si ya uso un ERP?”

Un ERP se centra en organizar y optimizar todos los procesos empresariales relacionados con ventas y producción, como compras, fabricación, gestión de almacenes, procesamiento de pedidos y logística. Sin embargo, no está diseñado para gestionar información de producto enriquecida. Los datos almacenados en un ERP suelen ser demasiado limitados en alcance o detalle para cumplir con los requisitos actuales de marketing y comercio electrónico.

Los datos de producto gestionados en un ERP suelen ser técnicos y operativos, pero no están optimizados para contenido orientado al cliente. Muchos sistemas ERP no pueden almacenar atributos de producto detallados, descripciones de marketing o imágenes de alta calidad. Además, no todas las personas involucradas en la creación de información de producto, como especialistas en marketing, traductores, expertos en SEO o fotógrafos, deberían o podrían acceder al sistema ERP.

Un PIM soluciona esto recibiendo datos de producto desde el ERP y enriqueciéndolos para fines de marketing y ventas. La integración entre ambos sistemas, normalmente a través de un conector o API, permite un intercambio de datos fluido. El ERP gestiona datos cuantitativos (como niveles de stock, precios y SKUs), mientras que el PIM gestiona datos cualitativos (como descripciones, medios y contenido localizado). La información de producto enriquecida puede publicarse luego en tiendas online, catálogos impresos u otros canales de venta.

Por ejemplo, un PIM permite gestionar y distribuir fotos de productos con la mejor calidad posible —algo que un ERP normalmente no puede hacer. Un PIM no reemplaza al ERP; amplía su funcionalidad proporcionando información de producto más rica para marketing y ventas. También acelera los lanzamientos de productos, dando a los equipos más flexibilidad y control.

Además, es más eficiente comenzar el ciclo de vida del producto en el PIM. Los productos que aún no están listos para la venta pueden desarrollarse, traducirse y perfeccionarse dentro del PIM hasta alcanzar el nivel de calidad requerido. Una vez completados, pueden transferirse al ERP para procesos operativos como gestión de inventario y pedidos.

Cuándo un ERP Solo es Suficiente

Un PIM no es necesario para todas las organizaciones. Algunas pueden prescindir de él, generalmente cuando:

• El catálogo de productos es pequeño (por ejemplo, menos de 100 artículos), siendo suficiente el uso de hojas de cálculo.
• La calidad de los datos de producto no es un enfoque estratégico, como en mayoristas que dependen de los minoristas para enriquecer la información de producto.
• Los productos son simples o genéricos, requiriendo datos descriptivos mínimos (por ejemplo, arena, grava o materias primas).

En estos casos limitados, implementar un PIM puede no ofrecer un retorno de inversión significativo.

Señales de que Necesitas un PIM Junto al ERP

No todas las empresas necesitan tanto un ERP como un PIM. Si tu catálogo de productos es pequeño, vendes a través de un solo canal o los requisitos de contenido de marketing son simples, tu ERP puede ser suficiente. Un sistema PIM se vuelve esencial cuando el ERP por sí solo no puede manejar toda la información de producto que tu negocio necesita compartir. Algunas señales de que es momento de usar ambos sistemas juntos son:

• El ERP por sí solo no es suficiente para marketing:
  Si tu ERP solo rastrea stock, precios y SKUs, no puede gestionar descripciones de producto detalladas, imágenes o videos que tus clientes esperan.

• Múltiples canales de venta o mercados globales:
  Vender en un sitio web, marketplaces, catálogos impresos o en distintos países requiere información de producto consistente y localizada. Un PIM facilita esto.

• Necesidad de medios de alta calidad y traducciones:
  Los equipos de marketing necesitan agregar imágenes, videos y traducciones para distintas regiones. Un PIM centraliza este contenido y lo hace listo para cualquier canal.

• La integración fluida es importante:
  Usar APIs, middleware y flujos de trabajo adecuados asegura que ERP y PIM se mantengan sincronizados sin trabajo manual adicional.

• Lanzamientos de productos más rápidos:
  Un PIM permite preparar y enriquecer la información de producto antes de que esté lista para la venta, de modo que los nuevos productos lleguen rápidamente al mercado mientras las operaciones permanecen bajo control.

Desafíos Sin la Integración de PIM y ERP

Cuando los sistemas PIM y ERP operan por separado, las empresas suelen enfrentar ineficiencias que afectan tanto las operaciones como la experiencia del cliente. Algunos de los desafíos más comunes incluyen:

• Silos de datos y duplicación:
  Sin un sistema unificado, los datos de producto y operativos se almacenan en diferentes herramientas o hojas de cálculo. Esto provoca duplicación, conflictos de versiones y pérdida de tiempo reconciliando actualizaciones entre departamentos.

• Información de producto inconsistente entre canales:
  Los equipos de marketing y comercio electrónico pueden usar datos desactualizados, causando discrepancias entre el sitio web, listados de marketplaces y materiales impresos. Esta inconsistencia puede confundir a los clientes y afectar la credibilidad de la marca.

• Retrasos en lanzamientos y actualizaciones de productos:
  Cuando los equipos deben transferir o verificar manualmente los datos entre ERP y PIM, se ralentiza todo el proceso de lanzamiento. Los productos nuevos o actualizados tardan más en llegar al mercado, reduciendo la competitividad y agilidad.

• Colaboración limitada entre departamentos:
  Marketing, ventas y operaciones suelen trabajar desde sistemas diferentes con visibilidad limitada de los flujos de trabajo de los demás. Esta falta de sincronización dificulta garantizar la precisión y alineación durante el ciclo de vida del producto.

• Mayor riesgo de errores:
  La gestión manual de datos aumenta el riesgo de errores en precios, niveles de stock o detalles del producto. Estos errores pueden generar quejas de clientes, devoluciones de pedidos y pérdidas de ventas.

Integrar ERP y PIM elimina estos problemas conectando la precisión operativa con la calidad del marketing —creando un flujo continuo de datos confiables desde la producción hasta la publicación.

Beneficios de Integrar PIM con ERP

PIM y ERP se integran para asegurar que toda la información de producto sea precisa, completa y esté lista para los clientes en todos los canales de venta. El ERP gestiona el lado operativo, como inventario, precios y SKUs, mientras que el PIM maneja el lado de marketing, agregando descripciones de producto, imágenes, videos, traducciones y detalles específicos por canal.

En la práctica, cuando se agrega un nuevo producto al ERP, su información básica (precio, stock, SKU) se envía automáticamente al PIM. Los equipos de marketing pueden enriquecer estos datos con fotos, descripciones detalladas y traducciones. Una vez listos, los datos completos se publican en tu sitio web, marketplaces, catálogos o portales de socios de forma automática y consistente.

• Precisión de datos:
  Los datos de producto, precios y stock se mantienen actualizados en todos los canales. Por ejemplo, si cambian los niveles de inventario en el ERP, la actualización se refleja de inmediato en la tienda online mediante la integración con el PIM.

• Eficiencia:
  Los equipos ahorran tiempo al no tener que ingresar la misma información en múltiples sistemas. El ERP gestiona los datos operativos, mientras que el PIM gestiona el contenido de marketing, reduce el trabajo manual y evita duplicaciones.

• Consistencia:
  La información de producto es uniforme en todos los canales, evitando precios desajustados o descripciones desactualizadas entre tu sitio web, distribuidores y marketplaces.

• Velocidad de lanzamiento:
  El PIM permite a los equipos de marketing enriquecer los datos de producto tan pronto como están disponibles desde el ERP, permitiendo lanzamientos y actualizaciones más rápidos. Por ejemplo, los productos estacionales pueden prepararse con antelación y publicarse instantáneamente una vez listo el inventario.

• Experiencia de cliente unificada:
  Los clientes siempre ven precios, disponibilidad de stock y detalles de producto precisos y actualizados, sin importar dónde compren. Esto genera confianza y mejora la experiencia de compra.

• Escalabilidad:
  Una integración bien hecha de PIM y ERP facilita la expansión a nuevos canales de venta o mercados, soportando múltiples idiomas, monedas y regulaciones regionales.

Desafíos de Integración

Aunque integrar PIM y ERP ofrece muchos beneficios, también presenta desafíos que las empresas deben planificar. Abordarlos de forma temprana garantiza un flujo de datos fluido, información de producto precisa y una integración exitosa.

• Calidad y consistencia de los datos:
  Ambos sistemas deben usar datos limpios y estandarizados. Si los datos del ERP están incompletos o son inconsistentes, pueden generar errores en el PIM y en todos los canales conectados. Se requiere un esfuerzo significativo para limpiar, estandarizar y eliminar duplicados antes de migrar los datos al PIM. Intentar migrar datos desordenados "tal cual" solo traslada el caos.

• Mapeo de datos y soberanía:
  ERP y PIM están diseñados para diferentes propósitos, resultando en estructuras de datos fundamentalmente distintas. El ERP se centra en datos transaccionales (logística, finanzas), mientras que el PIM se centra en contenido de producto descriptivo y enriquecido (marketing, canales). Define qué datos deben gestionarse en cada sistema. Normalmente, los datos gestionados en un sistema no deberían ser editables en el otro; pueden estar disponibles como lectura únicamente.

• Problemas técnicos:
  Integrar plataformas PIM modernas con sistemas ERP antiguos o heredados puede ser difícil debido a APIs limitadas o inexistentes, formatos de datos propietarios o tecnología desactualizada. Se requieren APIs o middleware para conectar ambos sistemas de forma confiable y garantizar una sincronización de datos fluida, especialmente con catálogos grandes. También es necesario definir qué datos necesitan sincronización en tiempo real y cuáles pueden sincronizarse en lotes.

• Gobernanza y flujos de trabajo:
  Se necesitan reglas claras y flujos de trabajo que definan quién es propietario de qué datos y cuándo se envían actualizaciones entre sistemas. Esto evita conflictos de datos y asegura que ambas plataformas se mantengan alineadas.
  Capacitar a los equipos para trabajar con sistemas integrados.
  Alinear los flujos de trabajo entre departamentos (por ejemplo, marketing vs. cadena de suministro).