PIM vs ERP - Différences et Synergies

Points Clés

PIM (Product Information Management) est un système permettant de centraliser, gérer et enrichir les données produit. Il se concentre sur le marketing et le contenu orienté client, incluant descriptions, images, vidéos, spécifications, traductions et détails spécifiques à chaque canal.

Le PIM garantit des informations produit de haute qualité et cohérentes sur les sites web, marketplaces, catalogues et autres canaux de vente.

ERP (Enterprise Resource Planning) est un système pour gérer les processus opérationnels de l’entreprise, incluant inventaire, tarification, SKU, approvisionnement, production, finances et logistique.

Même si la tentation peut être de pousser les capacités de votre ERP plutôt que d’implémenter un PIM, cela peut créer plus de problèmes que cela n’en résout. Un système PIM dédié offre flexibilité, évolutivité et contrôle sans la dette technique ni les coûts élevés de support liés à la personnalisation d’un ERP.

Pourquoi Transformer Votre ERP en PIM Est une Erreur Coûteuse

De nombreuses entreprises tentent de résoudre les problèmes de qualité des données produit en étendant leurs systèmes ERP — ajout de nouveaux champs, configuration de modules supplémentaires ou même développement de fonctionnalités personnalisées. Bien que cela puisse sembler un raccourci pratique, cela conduit généralement à une rigidité, des coûts de maintenance élevés et une faible évolutivité.
Cet article couvre tout ce que vous devez savoir sur les systèmes ERP et PIM, leurs finalités, qui a réellement besoin des deux, qui peut fonctionner avec un seul et les erreurs les plus coûteuses à éviter lors du choix des solutions adaptées à votre entreprise.

Les ERP ne sont pas conçus pour les données produit

Les ERP gèrent bien les données opérationnelles, mais lorsqu’il s’agit d’attributs produit détaillés, ils sont limités.

Par exemple, dans un ERP, si vous ajoutez un nouvel attribut tel que col, il s’applique souvent à tous les produits, quel que soit leur catégorie. En revanche, un PIM permet d’assigner les attributs de manière contextuelle : col s’applique uniquement aux T-shirts, tandis que taille ou matière peut s’appliquer aux chaussettes. Cette flexibilité garantit pertinence, exactitude et facilité de gestion des données — ce que les ERP ne peuvent pas fournir nativement.

Personnaliser un ERP pour gérer les données produit est un piège de maintenance

Transformer votre ERP en PIM par programmation personnalisée entraîne des problèmes de support et de compatibilité continus. Chaque mise à jour de version ERP nécessite de revoir ou tester toutes les fonctionnalités personnalisées. Ces modifications augmentent les coûts d’implémentation et de maintenance à long terme. À long terme, soutenir ces personnalisations coûte plus cher que de déployer un vrai PIM dès le départ.

L’ERP sert de centre névralgique pour les données opérationnelles, aidant les entreprises à améliorer leur efficacité, réduire les erreurs et garder le contrôle sur leurs ressources.
L’ERP gère le côté quantitatif (stocks, prix, SKU), tandis que le PIM gère le côté qualitatif (descriptions, médias, traductions). Ensemble, ils garantissent que les produits sont précis, enrichis et prêts pour tous les canaux de vente. Le PIM étend les fonctionnalités de l’ERP — il ne le remplace pas.

Modèle d’intégration et avantages :

L’ERP alimente le PIM avec les données opérationnelles principales, que le PIM enrichit ensuite pour le marketing et publie sur tous les canaux. Les avantages incluent :

• Données produit et inventaire exactes et à jour
• Réduction du travail manuel et de la duplication
• Informations cohérentes sur tous les canaux
• Lancements de produits plus rapides et meilleure expérience client
• Support évolutif pour plusieurs marchés et langues

Qu’est-ce que le PIM et à quoi sert-il ?

Product Information Management (PIM) est un logiciel métier qui permet aux producteurs, grossistes et détaillants en ligne de gérer de manière centralisée les informations produit dans un dépôt unique. Le PIM assure la collecte, le traitement et la maintenance des données produit, tout en fournissant ces informations aux partenaires et distributeurs via différents canaux et médias.

Fonctions, données, utilisateurs et principaux avantages du PIM

Fonction principale :
Un système PIM sert de source unique et fiable pour toutes les informations produit. Il aide les entreprises à organiser, mettre à jour et distribuer des données exactes et cohérentes sur les sites web, catalogues, marketplaces et autres canaux de vente.

Données clés gérées :
Le PIM gère tout le contenu nécessaire pour présenter efficacement les produits — y compris descriptions, spécifications, traductions, produits associés et assets numériques comme images et vidéos. Il gère également les détails spécifiques à chaque canal pour que chaque plateforme affiche le bon contenu et le bon format.

Utilisateurs principaux :
Le PIM est principalement utilisé par les équipes marketing, e-commerce, ventes et contenu qui créent, enrichissent et gèrent les données produit pour différents publics et régions.

Proposition de valeur :
En centralisant et rationalisant les informations produit, un PIM permet des mises à jour de catalogue plus rapides, moins d’erreurs manuelles et des expériences produit cohérentes et de haute qualité. Cela conduit à une meilleure cohérence de la marque, à une réduction des retours produits et à un meilleur time-to-market.

Quels problèmes un PIM résout-il ?

Un PIM résout de nombreux défis fréquents liés à la gestion des données produit sur plusieurs départements, canaux ou systèmes. Voici quelques problèmes principaux :

• Descriptions produit incohérentes entre les canaux
  Sans source unique, les informations produit diffèrent souvent entre une boutique en ligne, un catalogue imprimé et les listings marketplace. Par exemple, un canal peut afficher « bouilloire en acier inoxydable », tandis qu’un autre indique « bouilloire métallique ». Un PIM garantit la cohérence de tous les détails produit, renforçant la confiance et réduisant la confusion.

• Mises à jour de catalogue et publication lentes
  Lorsque les mises à jour doivent être effectuées manuellement dans plusieurs systèmes, le lancement de nouveaux produits ou la mise à jour d’offres saisonnières peut prendre des semaines. Un PIM permet aux équipes de mettre à jour une seule fois et de publier instantanément sur tous les canaux, accélérant le time-to-market.

• Mauvaise gestion des médias et localisation
  Gérer des centaines ou milliers d’images produit, vidéos et descriptions traduites peut devenir chaotique. Le PIM centralise tous les médias et prend en charge le contenu localisé (langues, unités de mesure, devises), facilitant l’adaptation des informations produit à différents marchés.

• Saisie manuelle entraînant des erreurs
  Copier-coller des données entre tableurs et plateformes augmente le risque de fautes, de spécifications obsolètes ou d’informations incorrectes. Le PIM automatise l’import et la mise à jour des données, réduisant les erreurs humaines et garantissant l’exactitude sur tous les points de contact.

Qu’est-ce que l’ERP et à quoi sert-il ?

Le logiciel ERP (Enterprise Resource Planning) est utilisé pour planifier et contrôler efficacement les processus liés aux produits au sein d’une entreprise. Contrairement à un MMS (Merchandise Management System), l’ERP contrôle non seulement les processus liés aux produits, mais également toutes les ressources de l’entreprise, afin que différents départements puissent travailler efficacement ensemble. L’ERP est bien plus qu’un MMS et constitue un point central pour toutes les données de processus critiques au fonctionnement de l’entreprise.

Fonctionnalités principales d’un ERP :

• Centralise toutes les données clés de l’entreprise au même endroit.
• Suit les niveaux de stock et inventaire en temps réel.
• Gère les commandes de l’achat à la livraison.
• Suit fournisseurs, tarifs et délais.
• Connecte finance, ventes, production et logistique.
• Évite les erreurs et le surstockage en mettant à jour automatiquement les systèmes.

Fonctions, données, utilisateurs et avantages clés de l’ERP

Fonction principale :
Un ERP constitue l’ossature des opérations d’une entreprise. Il regroupe les départements achats, production, finance, logistique et gestion des stocks pour assurer le bon déroulement des processus, la cohérence des données et une utilisation efficace des ressources.

Données clés gérées :
L’ERP gère les informations essentielles au bon fonctionnement de l’entreprise : codes produit (SKU), prix et coûts, niveaux de stock, emplacements d’entrepôt, informations fournisseurs, nomenclatures (BOM) et historiques de commandes clients.

Utilisateurs principaux :
Les plateformes ERP sont principalement utilisées par les équipes opérations, finances, supply chain, logistique et les responsables d’entrepôt. Ces utilisateurs s’appuient sur des données en temps réel pour planifier la production, gérer les stocks, traiter les commandes et maintenir l’exactitude financière.

Proposition de valeur :
L’ERP permet d’améliorer l’efficacité, la transparence et la prise de décision. En intégrant tous les processus clés et en maintenant des informations précises et à jour, les entreprises peuvent réduire le travail manuel, minimiser les erreurs, mieux prévoir la demande et contrôler les coûts et les stocks.

Quels problèmes un ERP résout-il ?

Un ERP aide les entreprises à surmonter de nombreux défis opérationnels liés à la dispersion des données et processus sur des outils ou départements déconnectés. Quelques problèmes principaux :

• Mauvaise gestion des stocks ou survente
  Sans système unifié, le suivi des stocks est difficile, entraînant pénuries, surstock ou surventes accidentelles. L’ERP fournit une visibilité en temps réel sur les niveaux de stock dans tous les entrepôts. Par exemple, lorsqu’un produit se vend en ligne, l’ERP met automatiquement à jour les stocks sur tous les canaux.

• Traitement fragmenté des commandes et retards de livraison
  Lorsque les équipes ventes, entrepôt et comptabilité utilisent des systèmes séparés, les commandes peuvent être retardées ou perdues. L’ERP connecte ces flux, de la commande à l’expédition, garantissant un traitement rapide et précis.

• Manque de transparence entre départements
  Dans beaucoup d’organisations, finance, ventes et opérations fonctionnent en silos, chacun avec ses propres tableurs et rapports. L’ERP crée une vue unique et connectée de toutes les activités, assurant que chacun travaille avec les mêmes données fiables.

• Difficulté à suivre les performances et coûts fournisseurs
  Sans système intégré, gérer les informations fournisseurs et évaluer leurs performances prend du temps. L’ERP centralise toutes les données fournisseurs (tarifs, délais, fiabilité), facilitant la négociation et le contrôle des coûts d’approvisionnement.

Comment le PIM et l’ERP se complètent

L’une des questions les plus fréquentes lors de l’intégration d’un PIM et d’un ERP est : « Pourquoi ai-je besoin d’un PIM si j’utilise déjà un ERP ? »

Un ERP se concentre sur l’organisation et l’optimisation de tous les processus liés aux ventes et à la production, tels que les achats, la fabrication, la gestion des entrepôts, le traitement des commandes et la logistique. Cependant, il n’est pas conçu pour gérer des informations produit riches. Les données stockées dans un ERP sont souvent trop limitées en portée ou en détail pour répondre aux exigences modernes du marketing et du e-commerce.

Les données produit dans un ERP sont généralement techniques et opérationnelles, mais pas optimisées pour le contenu destiné aux clients. De nombreux ERP ne peuvent pas stocker d’attributs produit détaillés, de descriptions marketing ou d’images de haute qualité. De plus, toutes les personnes impliquées dans la création d’informations produit — spécialistes marketing, traducteurs, experts SEO ou photographes — ne devraient pas forcément avoir accès à l’ERP.

Un PIM résout ce problème en recevant les données produit de l’ERP et en les enrichissant pour le marketing et les ventes. L’intégration entre les deux systèmes, généralement via un connecteur ou une API, permet un échange de données fluide. L’ERP gère les données quantitatives (niveaux de stock, prix, SKU), tandis que le PIM gère les données qualitatives (descriptions, médias, contenu localisé). Les informations produit enrichies peuvent ensuite être publiées sur les boutiques en ligne, catalogues imprimés ou autres canaux de vente.

Par exemple, un PIM permet de gérer et de distribuer des photos produit en haute qualité — ce qu’un ERP ne peut généralement pas faire. Un PIM ne remplace pas l’ERP ; il en étend les fonctionnalités en fournissant des informations produit plus riches pour le marketing et les ventes. Il accélère également les lancements de produits, offrant plus de flexibilité et de contrôle aux équipes.

Il est aussi plus efficace de commencer le cycle de vie du produit dans le PIM. Les produits pas encore prêts à la vente peuvent être développés, traduits et affinés dans le PIM jusqu’à atteindre le niveau de qualité requis. Une fois finalisés, ils peuvent être transférés vers l’ERP pour les processus opérationnels tels que la gestion des stocks et des commandes.

Quand l’ERP seul suffit

Un PIM n’est pas nécessaire pour toutes les entreprises. Certaines peuvent s’en passer, notamment lorsque :

• Le catalogue produit est petit (par ex. moins de 100 articles), les tableurs étant suffisants.
• La qualité des données produit n’est pas un enjeu stratégique, comme pour les grossistes qui laissent les détaillants enrichir les informations produit.
• Les produits sont simples ou génériques, nécessitant peu de données descriptives (par ex. sable, gravier, matières premières).

Dans ces cas limités, implémenter un PIM peut ne pas générer un retour sur investissement significatif.

Signes qu’un PIM est nécessaire en complément de l’ERP

Toutes les entreprises n’ont pas besoin d’un ERP et d’un PIM. Si votre catalogue est petit, que vous ne vendez que sur un canal ou que vos besoins marketing sont simples, l’ERP peut suffire. Un PIM devient essentiel lorsque l’ERP seul ne peut gérer toutes les informations produit que votre entreprise doit partager. Voici quelques signes indiquant qu’il est temps d’utiliser les deux systèmes ensemble :

• L’ERP seul n’est pas suffisant pour le marketing :
  Si votre ERP ne suit que les stocks, prix et SKU, il ne peut pas gérer les descriptions détaillées, images ou vidéos attendues par vos clients.

• Multiples canaux de vente ou marchés internationaux :
  Vendre sur un site web, des marketplaces, catalogues imprimés ou dans différents pays nécessite des informations produit cohérentes et localisées. Un PIM simplifie ce processus.

• Besoin de médias et traductions de haute qualité :
  Les équipes marketing ont souvent besoin d’ajouter images, vidéos et traductions pour différentes régions. Un PIM centralise ce contenu pour le rendre prêt à la publication sur tous les canaux.

• Une intégration fluide est importante :
  L’utilisation d’API, de middleware et de workflows appropriés permet de maintenir ERP et PIM synchronisés sans travail manuel supplémentaire.

• Lancements de produits plus rapides :
  Un PIM permet de préparer et enrichir les informations produit avant leur mise en vente, pour que les nouveautés atteignent le marché rapidement tout en gardant les opérations sous contrôle.

Défis sans intégration PIM-ERP

Lorsque les systèmes PIM et ERP fonctionnent séparément, les entreprises rencontrent souvent des inefficacités qui impactent à la fois les opérations et l’expérience client. Les défis les plus courants incluent :

• Silos de données et duplication :
  Sans système unifié, les données produit et opérationnelles sont stockées dans différents outils ou tableurs, entraînant des duplications, des conflits de versions et du temps perdu à réconcilier les mises à jour entre départements.

• Informations produit incohérentes entre les canaux :
  Les équipes marketing et e-commerce peuvent utiliser des informations obsolètes, provoquant des écarts entre le site web, les marketplaces et les documents imprimés. Cette incohérence peut perturber les clients et nuire à la crédibilité de la marque.

• Lancements et mises à jour de produits retardés :
  Lorsque les équipes doivent transférer ou vérifier manuellement les données entre ERP et PIM, tout le processus de lancement est ralenti. Les nouveaux produits ou mises à jour prennent plus de temps à atteindre le marché, réduisant compétitivité et agilité.

• Collaboration limitée entre départements :
  Marketing, ventes et opérations travaillent souvent depuis des systèmes différents, avec peu de visibilité sur les workflows des autres. Ce manque de synchronisation complique l’exactitude et l’alignement tout au long du cycle de vie produit.

• Risque accru d’erreurs :
  La gestion manuelle des données augmente les risques d’erreurs sur les prix, niveaux de stock ou détails produit, pouvant entraîner des plaintes clients, des retours ou des ventes perdues.

L’intégration ERP-PIM élimine ces problèmes en combinant précision opérationnelle et qualité marketing, créant un flux continu de données produit fiables de la production à la publication.

Avantages de l’intégration PIM avec ERP

L’intégration du PIM et de l’ERP garantit que toutes les informations produit sont exactes, complètes et prêtes pour les clients sur tous les canaux. L’ERP gère les aspects opérationnels comme les stocks, prix et SKU, tandis que le PIM enrichit ces données avec descriptions, images, vidéos, traductions et détails spécifiques aux canaux.

En pratique, lorsqu’un nouveau produit est ajouté à l’ERP, ses informations de base (prix, stock, SKU) sont automatiquement envoyées au PIM. Les équipes marketing peuvent alors enrichir ces données avec photos, descriptions détaillées et traductions. Une fois prêtes, les informations complètes sont publiées automatiquement et de manière cohérente sur le site web, marketplaces, catalogues ou portails partenaires.

• Précision des données :
  Les informations produit, prix et stock restent à jour sur tous les canaux. Par exemple, si le stock change dans l’ERP, la mise à jour est immédiatement reflétée en ligne via le PIM.

• Efficacité :
  Les équipes gagnent du temps en évitant de saisir les mêmes informations dans plusieurs systèmes. L’ERP gère les données opérationnelles, le PIM les contenus marketing, réduisant le travail manuel et la duplication.

• Cohérence :
  Les informations produit sont uniformes sur tous les canaux, évitant les prix ou descriptions obsolètes entre le site, distributeurs et marketplaces.

• Rapidité de mise sur le marché :
  Le PIM permet d’enrichir les données dès leur disponibilité dans l’ERP, accélérant les lancements et mises à jour produit. Par exemple, les produits saisonniers peuvent être préparés à l’avance et publiés instantanément lorsque le stock est disponible.

• Expérience client unifiée :
  Les clients voient toujours les prix, disponibilités et détails produit exacts, quel que soit le canal. Cela renforce la confiance et améliore l’expérience d’achat.

• Scalabilité :
  Une intégration bien conçue PIM-ERP facilite l’expansion vers de nouveaux canaux ou marchés, et le support de plusieurs langues, devises et réglementations locales.

Défis de l’intégration

Bien que l’intégration PIM-ERP offre de nombreux avantages, elle présente également des défis que les entreprises doivent anticiper. Les résoudre tôt garantit un flux de données fluide, des informations produit précises et une intégration réussie.

• Qualité et cohérence des données :
  Les deux systèmes doivent utiliser des données propres et standardisées. Si les données ERP sont incomplètes ou incohérentes, cela peut générer des erreurs dans le PIM et sur tous les canaux connectés. Un effort important est nécessaire pour nettoyer, standardiser et dédupliquer les données existantes avant leur migration vers le PIM.

• Cartographie des données et souveraineté :
  ERP et PIM sont conçus pour des usages différents, avec des structures de données fondamentalement distinctes. L’ERP se concentre sur les données transactionnelles (logistique, finance), tandis que le PIM se concentre sur le contenu produit riche et descriptif (marketing, canaux). Il faut définir quelles données doivent être gérées dans quel système. Généralement, les données gérées dans un système ne doivent pas être modifiables dans l’autre ; elles peuvent rester accessibles en lecture seule.

• Problèmes techniques :
  Intégrer un PIM moderne avec un ERP ancien ou legacy peut être difficile à cause de l’absence ou de la limitation des API, des formats de données propriétaires ou des technologies obsolètes. Des API ou middleware sont souvent nécessaires pour assurer une synchronisation fiable, surtout pour de grands catalogues produits. Il faut aussi définir quelles données nécessitent une synchronisation en temps réel et lesquelles peuvent être mises à jour par lots.

• Gouvernance et workflows :
  Des règles claires et des workflows doivent définir qui possède quelles données et quand les mises à jour sont poussées entre systèmes. Cela évite les conflits et garantit que les plateformes restent alignées.
  Formation des équipes à l’usage des systèmes intégrés.
  Alignement des workflows entre départements (ex. marketing vs supply chain).