Puntos clave
La implementación y escalabilidad del software de Gestión de la Información de Productos (PIM) es fundamental para las empresas modernas de comercio electrónico, retail y manufactura, pero conlleva desafíos operativos, técnicos y organizativos.
Principales desafíos en la implementación y escalabilidad del software PIM:
- Baja calidad de los datos de entrada procedentes de sistemas heredados y proveedores
- Escenarios de integración complejos con sistemas ERP, CMS, DAM y plataformas de e-commerce
- Baja adopción y aceptación por parte de los usuarios
- Objetivos y estrategia de implementación poco claros
- Costes ocultos más allá de la licencia
- Limitaciones inesperadas en escalabilidad y flexibilidad
- Colaboración débil entre distintos equipos funcionales
Este artículo analiza estos desafíos en detalle y ofrece estrategias prácticas para superarlos y lograr valor a largo plazo.
La espada de doble filo de los datos de producto
Lanzar un nuevo producto en múltiples canales suele implicar trabajar con datos de producto fragmentados, repartidos entre tiendas online, marketplaces, catálogos impresos, hojas de cálculo y sistemas heredados. El resultado son precios incoherentes, atributos faltantes y descripciones desactualizadas, lo que comúnmente se conoce como caos de datos de producto.
El software de Gestión de la Información de Productos (PIM) está diseñado para reducir esta complejidad actuando como una fuente central y confiable de toda la información de producto. Para las organizaciones modernas —especialmente en comercio electrónico, retail y manufactura— el PIM ha pasado de ser un “nice to have” a un sistema imprescindible para gestionar catálogos de productos en crecimiento, acelerar los lanzamientos y mantener información coherente en todos los puntos de contacto con el cliente.
Sin embargo, como ocurre con muchos sistemas empresariales, el PIM no es una solución rápida ni sencilla para todos los problemas de datos de producto.
El PIM ofrece beneficios claros, pero su implementación y escalado presentan desafíos reales. Conocerlos desde el inicio ayuda a garantizar el éxito a largo plazo.
Este artículo desglosa los desafíos más comunes en la implementación de PIM y cómo superarlos de forma eficaz.
Los principales desafíos del software PIM
Partir de datos de producto de baja calidad
La mayoría de las organizaciones comienzan un proyecto de PIM importando datos de producto desde múltiples fuentes heredadas: sistemas ERP, hojas de cálculo de proveedores, carpetas compartidas o herramientas CMS antiguas. Estos datos suelen estar incompletos, duplicados o definidos de forma distinta entre equipos. Por ejemplo, un mismo producto puede aparecer varias veces con diferentes SKUs, dimensiones faltantes o descripciones contradictorias.
Debido a que estos problemas se han acumulado durante años, los equipos suelen asumir que sus datos son “lo suficientemente buenos” hasta que se exponen en un sistema centralizado. El resultado es el clásico escenario de garbage in, garbage out: el PIM refleja y amplifica los problemas existentes en lugar de solucionarlos.
La solución
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Auditoría y limpieza de datos
Antes de la puesta en producción, los equipos realizan una revisión estructurada de los datos de producto existentes para identificar duplicados, atributos faltantes e inconsistencias. Los pasos habituales incluyen la estandarización de unidades de medida, la alineación de definiciones de atributos y la limpieza de las convenciones de nombres de productos. -
Gobernanza de datos clara
Las responsabilidades se definen desde el inicio para que la propiedad de los datos sea clara. Por ejemplo, los equipos de Producto gestionan los atributos técnicos, mientras que Marketing es responsable de las descripciones. Las reglas de validación y los flujos de aprobación se aplican directamente en el sistema PIM. -
Automatización y validación
Los campos obligatorios, las validaciones de formato y las reglas automatizadas evitan que se guarden o publiquen datos incompletos o incorrectos. Esto garantiza que la calidad de los datos se mantenga estable a lo largo del tiempo y no vuelva a degradarse.
Muchas soluciones PIM avanzadas, como por ejemplo AtroPIM, imponen atributos obligatorios a nivel de modelo de datos y de flujo de trabajo. Los productos no pueden publicarse si faltan campos requeridos o si los indicadores de completitud están por debajo de lo esperado. Esto incentiva activamente a administradores y equipos de producto a enriquecer completamente los registros en lugar de posponer la corrección de problemas de calidad.
Al tratar la calidad de los datos como un paso fundamental y no como una tarea secundaria, las organizaciones convierten el PIM en un sistema confiable, en lugar de una colección centralizada de problemas de datos no resueltos.
Complejidad en la integración de sistemas
El PIM suele introducirse en un ecosistema tecnológico ya complejo que incluye sistemas ERP, plataformas de e-commerce, CMS, DAM y, en muchos casos, múltiples sistemas regionales. En muchos proyectos, la integración se trata como un aspecto técnico secundario en lugar de una tarea central de diseño. Como resultado, los equipos descubren demasiado tarde que los datos de producto pertenecen a distintos sistemas, se actualizan en momentos diferentes y se requieren en formatos distintos.
Por ejemplo, los precios y los niveles de stock pueden residir en el ERP, el contenido de marketing en un CMS y las imágenes en un DAM. Sin reglas claras, los equipos recurren a exportaciones manuales, lógica duplicada o scripts personalizados difíciles de mantener. Con el tiempo, estos atajos generan integraciones frágiles y reintroducen silos de datos.
La solución
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Definir los escenarios de integración desde el inicio
Antes de la implementación, los equipos deciden claramente qué sistema es responsable de cada tipo de dato. Por ejemplo, el ERP gestiona precios y disponibilidad, mientras que el PIM se encarga del contenido y el enriquecimiento del producto. -
Mapear los flujos de datos y las interfaces
Los flujos de datos, las frecuencias de actualización y las APIs se documentan en detalle para que cada interacción entre sistemas sea predecible y fácil de probar. -
Utilizar APIs estandarizadas y middleware
En lugar de integraciones punto a punto, los equipos utilizan APIs o capas de middleware que desacoplan los sistemas y facilitan cambios futuros. -
Implementar las integraciones por fases
Las integraciones se prueban primero en escenarios piloto antes de un despliegue completo, lo que reduce el riesgo y facilita la identificación de problemas.
Al tratar la integración como una tarea estratégica de diseño y no como un detalle técnico, las organizaciones garantizan que el PIM se integre correctamente en su ecosistema tecnológico y respalde la escalabilidad a largo plazo.
Resistencia de los usuarios y desafíos de adopción
Cuando los equipos cambian de herramientas conocidas como hojas de cálculo a un sistema PIM, muchos empleados se resisten al cambio porque altera sus rutinas diarias e introduce nuevos procesos. Esto no es solo anecdótico: la baja adopción por parte de los usuarios es una de las principales razones por las que fracasan los proyectos de software empresarial.
Investigaciones sugieren que hasta el 70 % de las implementaciones de software fracasan debido a la baja adopción, y
el 83 % de los ejecutivos citan que lograr que el personal use nuevos sistemas es un gran desafío.
La solución
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Involucrar a los principales interesados desde el inicio
Incluya representantes de Marketing, Ventas, Producto y E-commerce en las sesiones de planificación y definición de requisitos para que sientan propiedad del nuevo sistema y sus flujos de trabajo. -
Proporcionar formación basada en roles
Adapte los programas de formación a tareas diarias reales en lugar de ofrecer una visión general genérica. Esto ayuda al personal a comprender por qué y cómo el PIM mejora su flujo de trabajo. -
Enfocarse en la usabilidad y soporte
Seleccione soluciones con interfaces intuitivas y navegación clara, y proporcione canales de soporte continuos en lugar de sesiones de formación únicas.
Abordar la resistencia de los usuarios como parte integral del proyecto PIM, y no como un aspecto secundario, aumenta significativamente la probabilidad de que los equipos adopten y aprovechen el sistema en la práctica.
Falta de visión y estrategia claras
Muchos proyectos PIM comienzan con un objetivo general, como “mejorar los datos de producto”, pero carecen de objetivos concretos y medibles. Sin una definición clara de qué constituye el éxito, los requisitos continúan creciendo durante la implementación. Los equipos agregan funciones, flujos de trabajo e integraciones que no son inmediatamente necesarias, lo que incrementa la complejidad y retrasa la entrega.
En la práctica, esto a menudo resulta en un sistema técnicamente sofisticado pero mal alineado con las prioridades reales del negocio.
La solución
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Definir objetivos comerciales claros desde el principio
Los objetivos del PIM se vinculan directamente a KPIs medibles, como reducir el tiempo de lanzamiento al mercado en un 30 %, aumentar la completitud de los datos de producto al 99 % o reducir a la mitad el esfuerzo de mantenimiento manual de datos. -
Comenzar pequeño y escalar deliberadamente
Los equipos siguen un enfoque “gatear, caminar, correr”, lanzando inicialmente un PIM mínimo viable centrado en los datos de producto esenciales y un número limitado de canales. Se añaden funciones, flujos de trabajo e integraciones adicionales solo después de que la configuración inicial entregue un valor claro.
Al tratar el PIM como una iniciativa estratégica con objetivos claros y ejecución por fases, las organizaciones evitan complejidad innecesaria y garantizan que el sistema respalde resultados comerciales reales.
Mala comprensión del costo real de la implementación del PIM
Muchas organizaciones se centran principalmente en los costos de licencia del PIM al planificar un proyecto. En realidad, la licencia es solo una fracción del costo total. Se requiere un esfuerzo significativo para la limpieza de datos, integración de sistemas, configuración, formación de usuarios y soporte continuo. Estos costos a menudo se descubren tarde, cuando el proyecto ya está en marcha.
La solución
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Planificar el costo total de propiedad completo
Los presupuestos incluyen servicios de implementación, preparación de datos, formación, integraciones y soporte a largo plazo, no solo tarifas de software. -
Establecer propiedad transversal
Se forma un equipo PIM dedicado con representantes de Producto, Marketing, E-commerce y TI. Esto asegura una planificación de carga de trabajo realista y la mejora continua del sistema.
Al considerar los costos reales desde el inicio y asignar propiedad compartida, las organizaciones evitan sorpresas financieras y preparan la iniciativa PIM para la creación de valor a largo plazo.
El cuello de botella en la escalabilidad
Muchos sistemas PIM funcionan bien durante el despliegue inicial, cuando los catálogos de productos son limitados y solo un pequeño número de usuarios está activo. Los problemas suelen aparecer más tarde a medida que la empresa crece. Agregar nuevas líneas de producto, ingresar a nuevos mercados con contenido multilingüe o incorporar más usuarios internos puede aumentar significativamente la carga del sistema.
Un escenario común en el mundo real es el lanzamiento internacional. De repente, cada producto requiere múltiples versiones de idioma, atributos específicos de cada mercado y canales adicionales como marketplaces regionales o catálogos impresos. Si el PIM no fue diseñado para escalar, el rendimiento se degrada y los equipos vuelven a exportar datos a hojas de cálculo para evitar sistemas lentos.
La solución
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Elegir una arquitectura escalable
Las soluciones PIM nativas en la nube, diseñadas para elasticidad, manejan volúmenes de datos crecientes y usuarios concurrentes de manera más confiable. -
Usar modelos de datos flexibles
Un PIM debe soportar nuevos tipos de productos, atributos y relaciones sin requerir reconfiguraciones complejas o desarrollos personalizados. -
Diseñar para distribución omnicanal
El sistema debe permitir la sindicación consistente de datos a través de tiendas online, marketplaces, social commerce e impresión sin duplicación manual.
Seleccionar un PIM con crecimiento en mente evita reemplazar un cuello de botella por otro a medida que evoluciona el negocio. Tenga en cuenta que la escalabilidad funcional puede duplicar o incluso triplicar los costos totales.
La brecha de comunicación
Los datos de producto rara vez se generan únicamente dentro de la organización. Los proveedores suelen proporcionar especificaciones, imágenes e información de cumplimiento, a menudo en formatos inconsistentes y con distintos niveles de completitud. Internamente, los equipos de Producto, Marketing y E-commerce pueden seguir trabajando de manera independiente, manteniendo cada uno sus propias versiones de los datos.
Por ejemplo, un proveedor puede entregar datos técnicos tarde o en hojas de cálculo, mientras Marketing ya prepara el contenido del lanzamiento. Sin flujos de trabajo claros, los equipos esperan, duplican trabajo o publican información incompleta.
La solución
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Automatizar la captura de datos de proveedores
Los portales de proveedores y los procesos de importación estructurados permiten que los socios externos envíen datos en formatos predefinidos, reduciendo el retrabajo manual. -
Aplicar flujos de trabajo y aprobaciones
Flujos de trabajo basados en roles, pasos de aprobación y auditorías aseguran que los datos de producto se revisen y completen antes de su publicación. -
Estandarizar sin perder flexibilidad
Plataformas PIM como AtroPIM demuestran cómo los flujos de trabajo configurables y los modelos de atributos pueden apoyar a diferentes equipos y proveedores manteniendo estándares consistentes.
Al mejorar la comunicación con los proveedores y fomentar la colaboración transversal internamente, las organizaciones aseguran que el PIM se convierta realmente en una fuente única y confiable de información de producto.