Puntos clave
Qué hace un sistema PIM y por qué es importante
Un sistema PIM (Product Information Management) es una solución de software que centraliza, gestiona, enriquece y distribuye la información de producto en todos los canales de ventas y marketing. Funciona como una única fuente de verdad (Single Source of Truth).
Un PIM resuelve el problema de los datos de producto dispersos, inconsistentes o incompletos y garantiza que la información sea precisa y esté actualizada en todos los canales. En 2026, el PIM sigue siendo fundamental, ya que los clientes esperan información detallada y coherente en sitios web, marketplaces, aplicaciones móviles, catálogos impresos y muchos otros puntos de contacto.
Cómo funciona un sistema PIM y cómo apoya a las empresas
Un PIM recopila datos de múltiples fuentes como ERP, PLM, proveedores y otros sistemas internos. Estos datos se consolidan, enriquecen, estandarizan y validan. A continuación, la información de producto de alta calidad se distribuye de forma eficiente a empleados, clientes y socios en todos los canales.
Funciones clave de un sistema PIM
Los sistemas PIM suelen ofrecer:
- Recopilación e importación de datos desde múltiples fuentes
- Enriquecimiento y procesamiento de la información (textos de marketing, imágenes, vídeos, datos técnicos)
- Estandarización y validación según estándares definidos o internacionales (por ejemplo, BMEcat, ETIM)
- Integración con otros sistemas como ERP, CMS, DAM y CRM
- Integración de IA para acelerar la creación de contenidos y el procesamiento de datos
- Distribución multicanal y publicación basada en plantillas para sitios web, marketplaces, catálogos impresos y más
Quién utiliza un sistema PIM y cómo se integra
Sectores como el comercio electrónico, la distribución mayorista y la industria manufacturera confían en los sistemas PIM para optimizar la gestión de la información de producto. Prácticamente todos los departamentos pueden beneficiarse, incluidos marketing, ventas, gestión de producto, atención al cliente, I+D y compras. El PIM no sustituye a los sistemas existentes, sino que los complementa y actúa como un hub central para ofrecer información de producto coherente y fiable.
Lee este artículo para comprender en profundidad qué es un sistema PIM, cómo funciona, qué problemas resuelve y qué beneficios pueden obtener las empresas al implementarlo en 2026.
Sistemas PIM: del pasado a la actualidad
Antes de la aparición de los sistemas PIM especializados, las empresas gestionaban la información de producto en hojas de cálculo, sistemas ERP, archivos de proveedores y documentos de marketing. Incluso en 2026, algunas organizaciones siguen enfrentándose a los mismos retos: datos de producto incoherentes, desactualizados o incompletos, lo que dificulta su distribución uniforme en los canales de venta.
Los sistemas PIM surgieron como respuesta a estos desafíos. En un principio, se centraban en la centralización y estandarización de los datos, pero los PIM modernos han evolucionado para incluir funciones avanzadas como el enriquecimiento de datos, el Digital Asset Management, la automatización basada en IA, la distribución multicanal de la información de producto y mucho más.
Un sistema PIM actúa como una plataforma central donde se recopila toda la información de producto, se estructura y se mantiene antes de distribuirse a sitios de comercio electrónico, marketplaces, catálogos impresos y otros canales. Proporciona una base de datos estructurada y compartida para toda la organización y garantiza que tanto los equipos internos como los clientes, distribuidores y socios tengan acceso a información precisa y actualizada.
A pesar de todas estas capacidades, un PIM no es una solución mágica. Tiene un propósito definido, funciones concretas y también desafíos. Por ello, contar con una comprensión realista de lo que un PIM puede y no puede hacer antes de su implementación es clave para una gestión de datos exitosa.
Por qué el PIM sigue siendo relevante en 2026
A medida que los clientes de todo el mundo se vuelven cada vez más informados y exigentes, la adopción de sistemas PIM continúa creciendo. Los estudios indican que entre el 80 % y el 95 % de los compradores investigan productos en línea antes de realizar una compra, comparando atributos detallados, especificaciones y reseñas en diferentes plataformas. Esperan información coherente en todos los canales, incluyendo valoraciones de clientes, visualizaciones, información de inventario en tiempo real, configuraciones, herramientas de comparación, imágenes de alta calidad y, preferiblemente, vídeos.
Fuente de los datos: Forrester, “An Overview of Consumer Expectations in the Commerce Search Experience”.
Para ofrecer información de producto de alta calidad que cumpla con estas expectativas crecientes, las empresas necesitan herramientas especializadas, y eso es precisamente lo que proporciona un sistema PIM. Esto es especialmente relevante para empresas con miles de productos o con cientos de artículos en múltiples variantes, idiomas y mercados.
Por lo tanto, un sistema PIM es esencial para las empresas que necesitan organizar, controlar y mejorar la creación y distribución de la información de producto.
Qué hace realmente un sistema PIM
Un sistema PIM puede almacenar y gestionar distintos tipos de información de producto necesarios en los diferentes departamentos, entre ellos:
- Datos maestros (nombre, SKU, ID, peso, dimensiones)
- Datos de marketing (descripciones, beneficios, palabras clave, metadatos)
- Datos técnicos (especificaciones, normativas y cumplimiento)
- Información comercial (precios, disponibilidad, reseñas de clientes)
- Datos específicos por canal
- Activos digitales (imágenes, documentos, vídeos)
- Taxonomías (categorías, catálogos, etiquetas, tags)
- Datos localizados (traducciones y contenido específico por país)
El valor de un sistema PIM no reside solo en lo que almacena, sino en cómo organiza y mantiene la información de producto.
- Un PIM gestiona grandes volúmenes de datos de producto estructurados, lo que facilita encontrar, actualizar y reutilizar la información.
- El almacenamiento centralizado garantiza que las actualizaciones se realicen una sola vez y se reflejen en todos los canales, reduciendo errores e inconsistencias.
- Todos los grupos de interés pueden acceder a la información de producto en los formatos que necesitan, sin depender de archivos o documentos separados.
En general, un sistema PIM apoya la recopilación, el enriquecimiento, el almacenamiento y el mantenimiento de la información de producto, y permite su distribución eficiente a través de múltiples canales.
Nota: En algunas regiones, un sistema PIM también puede denominarse Product Resource Management (PRM), Product Content Management (PCM) o Product Data Management (PDM). Sin embargo, PIM sigue siendo el término más utilizado a nivel internacional.
¿Cómo funciona un sistema PIM?
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En primer lugar, los datos de producto se recopilan desde diversas fuentes como sistemas ERP y PLM, proveedores, sistemas internos, bases de datos, sistemas heredados, etc.
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A continuación, los datos se consolidan y se enriquecen en el sistema PIM. Por ejemplo, los artículos duplicados se unifican, se completan todos los campos obligatorios, se añaden imágenes de alta calidad y vídeos de producto, los artículos se categorizan y clasifican, y se incorporan detalles técnicos o de marketing relevantes.
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La información de producto, ya preparada y de alta calidad, se exporta desde el sistema PIM a los canales de distribución, como sitios web corporativos, distribuidores, tiendas de comercio electrónico (por ejemplo, Shopify, Magento, WooCommerce), marketplaces (por ejemplo, Amazon, Otto), aplicaciones móviles, catálogos impresos, folletos y mucho más.
¿Qué tareas resuelve un sistema PIM?
Un sistema PIM ayuda a mejorar la eficiencia del intercambio de datos en tres áreas clave:
- Colaboración entre departamentos dentro de la empresa
- B2B – interacciones con socios mayoristas y minoristas
- B2C – interacciones entre vendedores y clientes finales
Principales tareas de un sistema PIM:
- Recopilación centralizada de toda la información relacionada con los productos en un único repositorio
- Intercambio de datos fluido con socios en múltiples formatos, como CSV, JSON, XML, XLSX, DOCX y otros
- Actualización y distribución más rápidas de la información de producto a mayoristas y otros vendedores
- Gestión simplificada de todo el contenido relacionado con los productos, como descripciones, atributos, medios, especificaciones técnicas, datos legales, folletos, manuales y más
- Integración con sistemas empresariales (por ejemplo, ERP, MDM) para garantizar información de producto coherente y precisa en todas las plataformas
- Gestión más sencilla del acceso de los socios a los catálogos de producto, permitiendo controlar qué productos y qué detalles (por ejemplo, precios o disponibilidad) se comparten
¿Cuáles son las principales funciones de un PIM?
Los sistemas PIM cuentan con numerosas funcionalidades, que abarcan desde la recopilación y el enriquecimiento de la información de producto hasta su distribución y publicación.
Las funciones más importantes de un sistema PIM son:
Recopilación e importación de datos
El objetivo principal de un sistema PIM es proporcionar una fuente única de verdad para toda la información de producto. Por ello, su funcionalidad más importante es la capacidad de importar datos desde una amplia variedad de fuentes internas y externas. Un buen sistema PIM puede integrarse con todas las plataformas y aplicaciones que proporcionan información de producto, como archivos de Excel o CSV, sistemas ERP, servidores de medios o MAM, sistemas de proveedores, etc.
Los sistemas PIM modernos también permiten definir reglas de negocio para las importaciones, lo que facilita la consolidación de datos y reduce el trabajo manual. Por ejemplo, pueden utilizar automáticamente las imágenes de un proveedor y la información técnica de producto de otro.
En la recopilación y gestión de la información de producto pueden participar muchas personas, como responsables de producto, redactores, especialistas técnicos, fotógrafos, agencias y otros perfiles. El sistema PIM permite que todos los datos recopilados se almacenen en un único lugar para facilitar su procesamiento y gestión.
Procesamiento y enriquecimiento de datos
Un sistema PIM ayuda a organizar, enriquecer y gestionar toda la información de producto de forma centralizada. Una vez recopilados, los datos pueden fusionarse y procesarse para mejorar su calidad. Se crean y añaden textos de marketing, se registran y verifican las especificaciones técnicas, se incorporan imágenes y otros recursos multimedia, y se adjuntan folletos y documentos relevantes a los productos correspondientes.
El sistema PIM también respalda las estrategias de marketing internacional, ya que permite crear traducciones y mantener información de producto específica para cada país.
La mayoría de las plataformas PIM ofrecen herramientas para mejorar los datos de producto. Por ejemplo, es posible:
- Crear relaciones entre productos para habilitar upselling, cross-selling, sustituciones por falta de stock o repuestos
- Definir campos obligatorios y garantizar que se completen
- Estandarizar la escritura de unidades de medida (por ejemplo, mm, MM, milímetros) y convertirlas automáticamente al localizar descripciones (por ejemplo, de kg a libras)
Al igual que en la importación de datos, la automatización es clave. Las funciones de edición masiva ayudan a eliminar tareas repetitivas y a ahorrar tiempo.
Estandarización de datos
Un sistema PIM ayuda a garantizar que los datos de producto cumplan con estándares coherentes. Estos estándares pueden definirse internamente o basarse en formatos reconocidos internacionalmente, como BMEcat o ETIM. Esta uniformidad facilita a fabricantes, proveedores, mayoristas y minoristas el procesamiento y el intercambio eficiente de la información de producto.
Validación de datos
Antes de publicar la información en los distintos canales de distribución, es necesario revisarla y validarla. Esto puede hacerse de forma manual o automática. En un PIM se pueden definir reglas que indiquen qué atributos deben completarse para determinados productos, qué campos son obligatorios y cuáles opcionales. De este modo, los nuevos datos se validan automáticamente durante su introducción conforme a las reglas previamente definidas.
Integración con otros sistemas
Un sistema PIM puede conectarse con otros sistemas tanto para la importación como para la exportación de datos. El intercambio de información puede realizarse de forma manual, semiautomática o totalmente automática. Las integraciones totalmente automáticas garantizan procesos empresariales fluidos y reducen la probabilidad de errores. Cada sistema se utiliza para su propósito específico, mientras que el PIM actúa como un hub de datos central para la recopilación y publicación de la información de producto.
Integración con IA
La integración de IA en los sistemas PIM es una tendencia reciente que permite generar descripciones de producto detalladas, procesar reseñas de clientes y mapear atributos de forma más rápida y precisa. Muchos sistemas PIM ofrecen integraciones de IA como módulo independiente o como parte de sus módulos existentes. La combinación de PIM e IA ofrece un enorme potencial, siendo su ventaja más práctica la creación más rápida y precisa de contenido de producto a partir de sus atributos.
Distribución de datos a través de múltiples canales
Un sistema PIM permite proporcionar información de producto coherente y detallada a todas las personas que la necesitan, tanto a los equipos internos (por ejemplo, ventas, marketing o atención al cliente) como a los clientes, a través de cualquier canal online u offline. El contenido puede publicarse en el sitio web corporativo, aplicaciones móviles, newsletters por correo electrónico, plataformas de comercio electrónico y marketplaces. La información del PIM también puede utilizarse para soportes impresos como catálogos, flyers y folletos, así como para herramientas de business intelligence. Además, los sistemas de origen, como el ERP, pueden recibir de vuelta la información enriquecida desde el PIM.
Nota: El sistema PIM permite definir el formato y la estructura de los datos de producto requeridos por los distintos canales, como las plataformas de comercio electrónico. Una vez configuradas estas plantillas, la nueva información de producto puede publicarse automáticamente siguiendo la estructura predefinida, sin necesidad de edición adicional.
¿Quién utiliza un sistema PIM?
Algunos de los sectores en los que el PIM es especialmente importante son:
- Comercio electrónico – no es de extrañar: hoy no solo se vende un producto, sino una experiencia. Un PIM es clave para ofrecer información detallada y crear historias de usuario convincentes.
- Comercio mayorista – si eres capaz de distribuir descripciones de producto precisas y unificadas, obtendrás una clara ventaja competitiva.
- Industria y fabricación – un sistema PIM ayuda a reducir el time-to-market y a aumentar la productividad.
Un sistema PIM es una necesidad para las empresas que:
- tienen un catálogo amplio (a partir de unas 1.000 SKU),
- venden en muchos países y necesitan localizar la información de producto,
- gestionan información de producto compleja,
- ofrecen productos que cambian con frecuencia y requieren actualizaciones constantes,
- desean aplicar de forma eficaz una estrategia de long tail,
- planean expandirse en el comercio electrónico,
- ofrecen catálogos y folletos impresos.
¿Qué departamentos necesitarán acceso a un sistema PIM?
Casi todos los departamentos pueden usarlo con distintos fines:
- Los gerentes de producto necesitan acceso al PIM para crear información de producto de calidad.
- Los departamentos de marketing y ventas lo utilizan para acceder a datos precisos, detallados y unificados, y para preparar materiales de marketing adicionales.
- El equipo de atención al cliente lo utiliza para acceder a especificaciones técnicas, guías, etc.
- El equipo de I+D almacena dibujos CAD y otra documentación técnica.
- El departamento de compras guarda precios, criterios de calidad, etc.
Qué sistemas PIM están disponibles hoy
Los sistemas PIM se clasifican generalmente en dos tipos principales: basados en la nube y on-premise.
Los sistemas PIM basados en la nube se alojan en la nube, por lo que no requieren instalación local. Son mantenidos y actualizados automáticamente por el proveedor.
Los sistemas PIM on-premise se instalan en un servidor local, y el mantenimiento y las actualizaciones deben realizarse localmente.
Algunas soluciones PIM, como AtroPIM, ofrecen la flexibilidad de ser utilizadas tanto desde la nube como desde un servidor local, combinando así los beneficios de ambos enfoques.
Con qué sistemas puede integrarse un PIM
Dentro de una empresa, la mayoría de los procesos se controlan y gestionan mediante sistemas ERP. Aunque los ERP funcionan bien para operaciones internas, generalmente no están diseñados para interacciones externas o canales en línea y a menudo manejan la información de producto de manera diferente. Este tema se analiza con más detalle en nuestro artículo dedicado comparando sistemas PIM y ERP.
En pocas palabras, un ERP no puede reemplazar un sistema PIM. Incluso si existe un ERP, una empresa sigue necesitando un PIM para optimizar procesos internos y mejorar la colaboración entre departamentos al preparar y distribuir información de producto de alta calidad.
Otros sistemas que se pueden usar fácilmente con un PIM:
- DAM (Digital Asset Management) – gestiona imágenes, vídeos y otros activos digitales relacionados con los productos. Un módulo DAM puede formar parte de un sistema PIM o integrarse como un sistema DAM separado, pero el PIM ofrece muchas más funcionalidades y gestiona más que solo datos visuales.
- CMS (Content Management System) – se utiliza para organizar contenido digital. Generalmente está diseñado para gestionar contenido de un sitio web o plataforma e-commerce, pero no para otros canales, especialmente internos. Escalar con un CMS también puede ser complicado.
- CRM (Customer Relationship Management) – se centra en procesos empresariales relacionados con los clientes y no es lo mismo que un PIM. Sin embargo, a veces se llama a un PIM un "CRM para productos".
- ERP (Enterprise Resource Planning) – organiza y optimiza procesos empresariales como aprovisionamiento, almacenamiento y venta de productos, pero no está diseñado para proporcionar información de producto de alta calidad. El PIM complementa al ERP y cumple funciones adicionales.