Punti Chiave
Implementare e scalare un software di Product Information Management (PIM) è fondamentale per le aziende moderne di e-commerce, retail e manifatturiero, ma comporta sfide operative, tecniche e organizzative.
Principali sfide nell'implementazione e scalabilità del software PIM:
- Scarsa qualità dei dati di input provenienti da sistemi legacy e fornitori
- Scenari di integrazione complessi con ERP, CMS, DAM e sistemi e-commerce
- Bassa adozione e accettazione da parte degli utenti
- Obiettivi e strategia di implementazione poco chiari
- Costi nascosti oltre le licenze
- Limitazioni inattese nella scalabilità e flessibilità
- Collaborazione debole tra diversi team funzionali
Questo articolo esplora queste sfide in dettaglio e propone strategie pratiche per superarle e creare valore a lungo termine.
La lama a doppio taglio dei dati prodotto
Il lancio di un nuovo prodotto su più canali spesso comporta la gestione di dati prodotto frammentati distribuiti tra webshop, marketplace, cataloghi cartacei, fogli di calcolo e sistemi legacy. Il risultato sono prezzi incoerenti, attributi mancanti e descrizioni obsolete, comunemente chiamati caos dei dati prodotto.
Il software di Product Information Management (PIM) è progettato per ridurre questa complessità servendo come fonte centrale e affidabile di tutte le informazioni prodotto. Per le organizzazioni moderne, soprattutto nell'e-commerce, retail e manifatturiero, il PIM è passato da un sistema “nice-to-have” a uno necessario per gestire portafogli prodotti in crescita, lanciare prodotti più velocemente e mantenere informazioni coerenti su tutti i punti di contatto con i clienti.
Tuttavia, come spesso accade con i software enterprise, il PIM non è una soluzione rapida o semplice a tutti i problemi dei dati prodotto.
Il PIM offre chiari vantaggi, ma implementarlo e scalarlo comporta sfide reali. Conoscere queste sfide in anticipo aiuta a garantire il successo a lungo termine.
Questo articolo suddivide le sfide più comuni nell’implementazione del PIM e come superarle efficacemente.
Le principali sfide del software PIM
Qualità dei dati prodotto scarsa fin dall’inizio
La maggior parte delle organizzazioni avvia un progetto PIM importando dati prodotto da molteplici fonti legacy: sistemi ERP, fogli di calcolo dei fornitori, drive condivisi o vecchi strumenti CMS. Questi dati sono spesso incompleti, duplicati o definiti in modo diverso tra i team. Ad esempio, lo stesso prodotto può apparire più volte con SKU differenti, dimensioni mancanti o descrizioni conflittuali.
Poiché questi problemi si accumulano negli anni, i team assumono spesso che i dati siano “sufficienti” fino a quando non vengono centralizzati in un unico sistema. Il risultato è il classico scenario garbage-in, garbage-out: il PIM riflette e amplifica i problemi esistenti invece di risolverli.
La Soluzione
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Audit e pulizia dei dati
Prima del go-live, i team effettuano una revisione strutturata dei dati prodotto esistenti per identificare duplicati, attributi mancanti e incoerenze. Passaggi comuni includono la standardizzazione delle unità di misura, l’allineamento delle definizioni degli attributi e la correzione delle convenzioni di denominazione dei prodotti. -
Governance dei dati chiara
Le responsabilità sono definite in anticipo per garantire una chiara proprietà dei dati. Ad esempio, i team Prodotto gestiscono gli attributi tecnici, mentre il Marketing gestisce le descrizioni. Regole di validazione e workflow di approvazione vengono applicati direttamente nel sistema PIM. -
Automazione e validazione
Campi obbligatori, controlli di formato e regole automatizzate impediscono di salvare o pubblicare dati incompleti o errati. Ciò garantisce che la qualità dei dati rimanga stabile nel tempo.
Molte soluzioni PIM avanzate, come AtroPIM, impongono attributi obbligatori a livello di modello dati e workflow. I prodotti non possono essere pubblicati se mancano campi obbligatori o se gli indicatori di completezza sono inferiori alle aspettative. Ciò incoraggia attivamente gli amministratori e i team Prodotto ad arricchire completamente i record piuttosto che rimandare le correzioni.
Trattando la qualità dei dati come un passo fondamentale e non come un ripiego, le organizzazioni trasformano il PIM in un sistema affidabile piuttosto che in una raccolta centralizzata di problemi irrisolti.
Complessità dell’integrazione dei sistemi
Il PIM viene spesso introdotto in un paesaggio di sistemi già complesso che include ERP, piattaforme e-commerce, CMS, DAM e talvolta più sistemi regionali. In molti progetti, l’integrazione viene trattata come un dettaglio tecnico anziché come un compito di progettazione centrale. Di conseguenza, i team scoprono troppo tardi che i dati prodotto sono posseduti da sistemi diversi, aggiornati in momenti diversi e richiesti in formati diversi.
Ad esempio, prezzi e livelli di stock possono risiedere nell’ERP, il contenuto marketing nel CMS e le immagini nel DAM. Senza regole chiare, i team ricorrono a esportazioni manuali, logiche duplicate o script personalizzati difficili da mantenere. Col tempo, queste soluzioni di compromesso creano integrazioni fragili e reintroducono silos di dati.
La Soluzione
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Definire scenari di integrazione in anticipo
Prima dell’implementazione, i team determinano chiaramente quale sistema possiede quali dati. Ad esempio, l’ERP gestisce prezzi e disponibilità, mentre il PIM gestisce contenuti prodotto e arricchimento. -
Mappare i flussi di dati e le interfacce
I flussi di dati, le frequenze di aggiornamento e le API vengono documentati nei dettagli in modo che ogni interazione sia prevedibile e testabile. -
Usare API standardizzate e middleware
Invece di integrazioni punto-punto, i team si affidano ad API o livelli middleware che disaccoppiano i sistemi e semplificano le modifiche future. -
Rilasciare le integrazioni a fasi
Le integrazioni vengono testate in scenari pilota prima del rilascio completo, riducendo i rischi e facilitando l’identificazione dei problemi.
Trattando l’integrazione come un compito strategico di progettazione anziché come un dettaglio tecnico, le organizzazioni garantiscono che il PIM si integri perfettamente nel paesaggio dei sistemi e supporti la scalabilità a lungo termine.
Resistenza degli utenti e sfide di adozione
Quando i team passano da strumenti familiari come i fogli di calcolo a un sistema PIM, molti dipendenti resistono al cambiamento perché altera le loro routine quotidiane e introduce nuovi processi. Questo non è solo aneddotico: la scarsa adozione da parte degli utenti è una delle principali cause di fallimento dei progetti software aziendali.
Le ricerche suggeriscono che fino al 70% delle implementazioni software falliscono a causa della bassa adozione da parte degli utenti, e
l'83% dei dirigenti cita la difficoltà di far utilizzare i nuovi sistemi come una sfida significativa.
La Soluzione
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Coinvolgere presto gli stakeholder chiave
Includere rappresentanti di Marketing, Vendite, Prodotto ed E-commerce nelle sessioni di pianificazione e raccolta requisiti, in modo che sentano di avere la proprietà del nuovo sistema e dei suoi flussi di lavoro. -
Fornire formazione basata sui ruoli
Personalizzare i programmi di formazione sulle attività quotidiane reali invece di fornire panoramiche generiche. Questo aiuta il personale a comprendere come e perché il PIM migliori il loro flusso di lavoro. -
Concentrarsi su usabilità e supporto
Scegliere soluzioni con interfacce intuitive e navigazione chiara e fornire canali di supporto continuativi anziché sessioni di formazione una tantum.
Affrontare la resistenza degli utenti come parte integrante del progetto PIM, e non come un ripiego, aumenta notevolmente la probabilità che i team adottino e traggano vantaggio dal sistema nella pratica.
Mancanza di visione chiara e strategia
Molti progetti PIM iniziano con un obiettivo ampio, come “migliorare i dati prodotto”, ma mancano di obiettivi concreti e misurabili. Senza una definizione chiara del successo, i requisiti continuano a crescere durante l'implementazione. I team aggiungono funzionalità, workflow e integrazioni non immediatamente necessarie, aumentando la complessità e rallentando la consegna.
Nella pratica, ciò spesso porta a un sistema tecnicamente sofisticato ma poco allineato con le reali priorità aziendali.
La Soluzione
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Definire obiettivi aziendali chiari in anticipo
Gli obiettivi PIM devono essere direttamente collegati a KPI misurabili, come ridurre il time-to-market del 30%, aumentare la completezza dei dati prodotto al 99% o dimezzare lo sforzo di manutenzione manuale dei dati. -
Iniziare in piccolo e scalare deliberatamente
I team seguono un approccio “crawl, walk, run”, lanciando un PIM minimo e funzionale focalizzato sui dati core e su un numero limitato di canali. Funzionalità, workflow e integrazioni aggiuntive vengono introdotte solo dopo che il setup iniziale ha fornito un valore chiaro.
Trattando il PIM come un'iniziativa strategica con obiettivi chiari e un'esecuzione a fasi, le organizzazioni evitano complessità inutili e garantiscono che il sistema supporti risultati aziendali reali.
Fraintendere il costo reale dell'implementazione PIM
Molte organizzazioni si concentrano principalmente sui costi di licenza PIM durante la pianificazione del progetto. In realtà, le licenze rappresentano solo una frazione del costo totale. Sono necessari sforzi significativi per pulizia dei dati, integrazione dei sistemi, configurazione, formazione degli utenti e supporto continuativo. Questi costi vengono spesso scoperti tardi, quando il progetto è già in corso.
La Soluzione
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Pianificare il costo totale di proprietà
I budget devono includere servizi di implementazione, preparazione dei dati, formazione, integrazioni e supporto a lungo termine, non solo le licenze software. -
Stabilire una responsabilità cross-funzionale
Si forma un team PIM dedicato con rappresentanti di Prodotto, Marketing, E-commerce e IT. Questo garantisce una pianificazione realistica del carico di lavoro e il miglioramento continuo del sistema.
Considerare i costi reali in anticipo e assegnare la proprietà condivisa aiuta le organizzazioni a evitare sorprese finanziarie e a creare valore a lungo termine.
Il collo di bottiglia nella scalabilità
Molti sistemi PIM funzionano bene durante il rollout iniziale, quando i cataloghi prodotti sono limitati e pochi utenti sono attivi. I problemi emergono spesso successivamente, con l’espansione del business. Aggiungere nuove linee di prodotto, entrare in nuovi mercati con contenuti multilingua o integrare più utenti interni può aumentare significativamente il carico del sistema.
Uno scenario comune è il lancio internazionale. Improvvisamente, ogni prodotto richiede versioni in più lingue, attributi specifici per il mercato e canali aggiuntivi come marketplace regionali o cataloghi cartacei. Se il PIM non è progettato per scalare, le prestazioni degradano e i team tornano a esportare dati in fogli di calcolo per evitare rallentamenti.
La Soluzione
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Scegliere un’architettura scalabile
Soluzioni PIM cloud-native progettate per l’elasticità gestiscono meglio volumi di dati crescenti e utenti concorrenti. -
Usare modelli di dati flessibili
Un PIM deve supportare nuovi tipi di prodotto, attributi e relazioni senza ristrutturazioni pesanti o sviluppo personalizzato. -
Progettare per la distribuzione omnicanale
Il sistema deve supportare la distribuzione coerente dei dati attraverso webshop, marketplace, social commerce e stampa senza duplicazione manuale.
Scegliendo un PIM con la crescita in mente, le organizzazioni evitano di sostituire un collo di bottiglia con un altro man mano che il business evolve.
Ricorda che la scalabilità funzionale potrebbe raddoppiare o triplicare i costi totali.
Il divario comunicativo
I dati prodotto raramente provengono solo dall’interno dell’organizzazione. I fornitori spesso forniscono specifiche, immagini e informazioni di conformità, frequentemente in formati incoerenti e con diversi livelli di completezza. Internamente, i team Prodotto, Marketing ed E-commerce possono lavorare in modo indipendente, mantenendo versioni separate dei dati prodotto.
Ad esempio, un fornitore può consegnare dati tecnici in ritardo o in fogli di calcolo, mentre il Marketing sta già preparando i contenuti di lancio. Senza workflow chiari, i team attendono, duplicano il lavoro o pubblicano informazioni incomplete.
La Soluzione
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Automatizzare l’acquisizione dei dati dai fornitori
Portali fornitori e processi di importazione strutturati consentono ai partner esterni di inviare dati in formati predefiniti, riducendo il lavoro manuale. -
Applicare workflow e approvazioni
Workflow basati sui ruoli, step di approvazione e tracciamento delle modifiche assicurano che i dati prodotto siano revisionati e completati prima della pubblicazione. -
Standardizzare senza perdere flessibilità
Piattaforme PIM come AtroPIM dimostrano come workflow configurabili e modelli di attributi possano supportare diversi team e fornitori mantenendo standard coerenti.
Migliorando la comunicazione con i fornitori e applicando la collaborazione cross-funzionale internamente, le organizzazioni garantiscono che il PIM diventi veramente una fonte unica e affidabile di informazioni prodotto.