Herausforderungen bei der Implementierung und Skalierung von PIM-Software und wie man sie löst

Zentrale Erkenntnisse

Die Implementierung und Skalierung von Product Information Management (PIM)-Software ist für moderne E-Commerce-, Handels- und Produktionsunternehmen von entscheidender Bedeutung. Gleichzeitig bringt sie organisatorische, technische und operative Herausforderungen mit sich.

Die wichtigsten Herausforderungen bei der Einführung und Skalierung von PIM-Software:

• Schlechte Eingabedaten aus Altsystemen und von Lieferanten
• Komplexe Integrationsszenarien mit ERP-, CMS-, DAM- und E-Commerce-Systemen
• Geringe Nutzerakzeptanz
• Unklare Implementierungsziele und fehlende Strategie
• Versteckte Kosten über die reine Lizenz hinaus
• Unerwartete Einschränkungen bei Skalierbarkeit und Flexibilität
• Schwache Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Fachbereichen

Dieser Artikel beleuchtet diese Herausforderungen im Detail und zeigt praxisnahe Strategien auf, um sie zu überwinden und langfristigen Mehrwert zu erzielen.

Das zweischneidige Schwert der Produktdaten

Die Einführung eines neuen Produkts über mehrere Kanäle hinweg bedeutet häufig, mit fragmentierten Produktdaten zu arbeiten – verteilt über Webshops, Marktplätze, Printkataloge, Tabellenkalkulationen und Altsysteme. Die Folge sind inkonsistente Preise, fehlende Attribute und veraltete Beschreibungen – ein Zustand, der oft als Produktdaten-Chaos bezeichnet wird.

Product Information Management (PIM)-Software wurde entwickelt, um diese Komplexität zu reduzieren, indem sie als zentrale und verlässliche Quelle für alle Produktinformationen dient. Für moderne Unternehmen – insbesondere im E-Commerce, Handel und in der Industrie – ist PIM längst von einem „Nice-to-have“ zu einem unverzichtbaren System geworden. Es unterstützt beim Umgang mit wachsenden Produktportfolios, beschleunigt Produkteinführungen und sorgt für konsistente Informationen über alle Touchpoints hinweg.

Doch wie bei vielen Enterprise-Systemen gilt auch hier: PIM ist keine schnelle oder mühelose Lösung für alle Produktdatenprobleme.
Die Vorteile sind klar, aber Implementierung und Skalierung bringen reale Herausforderungen mit sich. Wer diese frühzeitig erkennt, erhöht die Erfolgschancen erheblich.

Dieser Artikel zeigt die häufigsten Herausforderungen bei der PIM-Einführung auf – und wie man sie effektiv meistert.

Die wichtigsten Herausforderungen bei PIM-Software

Schlechte Produktdaten als Ausgangspunkt

Die meisten Unternehmen starten ein PIM-Projekt, indem sie Produktdaten aus verschiedenen Quellen importieren: ERP-Systeme, Lieferanten-Excel-Dateien, Netzlaufwerke oder alte CMS-Lösungen. Diese Daten sind häufig unvollständig, doppelt vorhanden oder unterschiedlich definiert. Ein Produkt kann beispielsweise mehrfach mit unterschiedlichen SKUs, fehlenden Abmessungen oder widersprüchlichen Beschreibungen existieren.

Da sich diese Probleme über Jahre aufgebaut haben, gehen viele Teams davon aus, ihre Daten seien „gut genug“ – bis sie in einem zentralen System sichtbar werden. Das Ergebnis ist das klassische Garbage-in-Garbage-out-Prinzip: Das PIM bildet bestehende Datenprobleme nicht nur ab, sondern verstärkt sie.

Die Lösung

1. Datenanalyse und -bereinigung
   Vor dem Go-live wird eine strukturierte Analyse der bestehenden Produktdaten durchgeführt. Ziel ist es, Dubletten, fehlende Attribute und Inkonsistenzen zu identifizieren. Typische Maßnahmen sind die Vereinheitlichung von Maßeinheiten, die Harmonisierung von Attributdefinitionen und die Bereinigung von Produktnamen.

2. Klare Data-Governance-Strukturen
   Verantwortlichkeiten werden frühzeitig festgelegt. So können beispielsweise Produktteams für technische Attribute zuständig sein, während Marketing die Produkttexte verantwortet. Validierungsregeln und Freigabe-Workflows werden direkt im PIM-System umgesetzt.

3. Automatisierung und Validierung
   Pflichtfelder, Formatprüfungen und automatisierte Regeln verhindern, dass unvollständige oder fehlerhafte Daten gespeichert oder veröffentlicht werden. So bleibt die Datenqualität langfristig stabil und verschlechtert sich nicht erneut.

Viele moderne PIM-Lösungen – etwa AtroPIM – erzwingen Pflichtattribute auf Datenmodell- und Workflow-Ebene. Produkte können nicht veröffentlicht werden, wenn notwendige Felder fehlen oder Vollständigkeitsindikatoren unter dem definierten Niveau liegen. Das motiviert Produkt- und Admin-Teams aktiv dazu, Datensätze vollständig anzureichern, statt Qualitätsprobleme aufzuschieben.

Wird Datenqualität als grundlegender Bestandteil des Projekts verstanden und nicht als nachträgliche Aufgabe, entwickelt sich das PIM zu einem verlässlichen System – und nicht zu einer zentralisierten Sammlung ungelöster Datenprobleme.

Komplexität der Systemintegration

PIM wird häufig in eine bereits komplexe Systemlandschaft eingeführt, die ERP-, E-Commerce-, CMS- und DAM-Systeme sowie oftmals mehrere regionale Lösungen umfasst. In vielen Projekten wird die Integration als technisches Detail betrachtet statt als zentrale Designaufgabe. Die Folge: Erst spät wird klar, dass Produktdaten in verschiedenen Systemen liegen, zu unterschiedlichen Zeitpunkten aktualisiert werden und in unterschiedlichen Formaten benötigt werden.

So können Preise und Lagerbestände im ERP liegen, Marketinginhalte im CMS und Bilder im DAM. Ohne klare Regeln entstehen manuelle Exporte, doppelte Logik oder individuelle Skripte, die schwer wartbar sind. Mit der Zeit führen diese Workarounds zu fragilen Integrationen und neuen Datensilos.

Die Lösung

1. Integrationsszenarien frühzeitig definieren
   Bereits vor der Implementierung wird klar festgelegt, welches System welche Datenhoheit besitzt. Beispielsweise verwaltet das ERP Preise und Verfügbarkeiten, während das PIM für Produktinhalte und Anreicherung zuständig ist.

2. Datenflüsse und Schnittstellen dokumentieren
   Datenflüsse, Aktualisierungsintervalle und APIs werden detailliert beschrieben, sodass jede Systeminteraktion vorhersehbar und testbar ist.

3. Standardisierte APIs und Middleware nutzen
   Statt Punkt-zu-Punkt-Integrationen kommen APIs oder Middleware-Schichten zum Einsatz. Diese entkoppeln Systeme voneinander und erleichtern spätere Anpassungen.

4. Integrationen schrittweise ausrollen
   Integrationen werden zunächst in Pilot-Szenarien getestet, bevor sie vollständig ausgerollt werden. Das reduziert Risiken und erleichtert die Fehleranalyse.

Wird Integration als strategische Designaufgabe verstanden und nicht als technisches Randthema, fügt sich das PIM nahtlos in die bestehende Systemlandschaft ein und unterstützt nachhaltige Skalierbarkeit.

Widerstand der Nutzer und Akzeptanzprobleme

Wenn Teams von vertrauten Werkzeugen wie Tabellenkalkulationen auf ein PIM-System umsteigen, stoßen Veränderungen häufig auf Widerstand. Der Grund: Gewohnte Arbeitsabläufe ändern sich, neue Prozesse werden eingeführt, und der unmittelbare Nutzen ist nicht für alle sofort sichtbar. Das ist kein Einzelfall – eine geringe Nutzerakzeptanz zählt zu den häufigsten Gründen für das Scheitern von Enterprise-Software-Projekten.
Studien zeigen, dass bis zu 70 % aller Softwareimplementierungen aufgrund niedriger Nutzerakzeptanz scheitern, und
83 % der Führungskräfte geben an, dass die Nutzung neuer Systeme durch Mitarbeitende eine große Herausforderung darstellt.

Die Lösung

1. Zentrale Stakeholder frühzeitig einbinden
   Vertreter aus Marketing, Vertrieb, Produktmanagement und E-Commerce werden bereits in der Planungs- und Anforderungsphase einbezogen. Dadurch entsteht ein Gefühl von Mitverantwortung und Ownership für das neue System und seine Workflows.

2. Rollenbasierte Schulungen anbieten
   Schulungsprogramme werden auf reale tägliche Aufgaben zugeschnitten statt auf allgemeine Systemübersichten. So verstehen Mitarbeitende konkret, warum und wie PIM ihre Arbeit erleichtert.

3. Fokus auf Benutzerfreundlichkeit und Support
   Die Auswahl fällt auf Lösungen mit intuitiven Oberflächen und klarer Navigation. Zusätzlich werden kontinuierliche Support- und Hilfsangebote etabliert, anstatt nur einmalige Trainings durchzuführen.

Wird Nutzerakzeptanz als integraler Bestandteil des PIM-Projekts betrachtet und nicht als nachgelagerte Aufgabe, steigt die Wahrscheinlichkeit deutlich, dass Teams das System im Alltag annehmen und effektiv nutzen.

Fehlende klare Vision und Strategie

Viele PIM-Projekte starten mit einem allgemeinen Ziel wie „Verbesserung der Produktdaten“, ohne konkrete und messbare Erfolgskennzahlen zu definieren. Ohne eine klare Vorstellung davon, wie Erfolg aussieht, wachsen die Anforderungen während der Implementierung kontinuierlich. Es werden zusätzliche Features, Workflows und Integrationen ergänzt, die kurzfristig keinen Mehrwert liefern, aber Komplexität und Projektdauer erhöhen.

In der Praxis entsteht so häufig ein technisch anspruchsvolles System, das jedoch nicht optimal auf die tatsächlichen Geschäftsziele ausgerichtet ist.

Die Lösung

1. Klare Geschäftsziele von Anfang an definieren
   PIM-Ziele werden direkt mit messbaren KPIs verknüpft, etwa einer Reduzierung der Time-to-Market um 30 %, einer Steigerung der Datenvollständigkeit auf 99 % oder einer Halbierung des manuellen Pflegeaufwands.

2. Klein starten und gezielt skalieren
   Teams folgen einem „Crawl–Walk–Run“-Ansatz. Zunächst wird ein Minimum Viable PIM eingeführt, das sich auf Kerndaten und wenige Kanäle konzentriert. Weitere Funktionen, Workflows und Integrationen werden erst ergänzt, wenn der initiale Nutzen klar belegt ist.

Wird PIM als strategische Initiative mit klaren Zielen und einer schrittweisen Umsetzung verstanden, vermeiden Unternehmen unnötige Komplexität und stellen sicher, dass das System echte Geschäftsergebnisse unterstützt.

Fehlinterpretation der tatsächlichen Kosten einer PIM-Implementierung

Viele Unternehmen betrachten bei der Planung eines PIM-Projekts vor allem die Lizenzkosten. In der Realität machen diese jedoch nur einen kleinen Teil der Gesamtkosten aus. Ein erheblicher Aufwand entsteht durch Datenbereinigung, Systemintegration, Konfiguration, Schulungen und laufenden Support. Diese Kosten werden häufig erst sichtbar, wenn das Projekt bereits fortgeschritten ist.

Die Lösung

1. Die gesamten Total Cost of Ownership berücksichtigen
   Budgets umfassen nicht nur Softwarelizenzen, sondern auch Implementierungsdienstleistungen, Datenaufbereitung, Schulungen, Integrationen und langfristigen Support.

2. Funktionsübergreifende Verantwortung etablieren
   Ein dediziertes PIM-Team mit Vertretern aus Produktmanagement, Marketing, E-Commerce und IT sorgt für realistische Aufwandsplanung und kontinuierliche Weiterentwicklung des Systems.

Durch eine realistische Kostenplanung und geteilte Verantwortung vermeiden Unternehmen finanzielle Überraschungen und schaffen die Grundlage für nachhaltigen Mehrwert.

Der Skalierungsengpass

Viele PIM-Systeme funktionieren beim initialen Rollout problemlos – solange der Produktkatalog überschaubar ist und nur wenige Nutzer aktiv sind. Schwierigkeiten treten häufig erst mit dem Wachstum des Unternehmens auf. Neue Produktlinien, internationale Märkte mit mehrsprachigen Inhalten oder zusätzliche interne Nutzer erhöhen die Systemlast erheblich.

Ein typisches Szenario ist die internationale Expansion. Plötzlich benötigt jedes Produkt mehrere Sprachversionen, marktspezifische Attribute und zusätzliche Kanäle wie regionale Marktplätze oder Printkataloge. Wurde das PIM nicht auf Skalierbarkeit ausgelegt, leidet die Performance, und Teams greifen wieder auf Tabellenkalkulationen zurück, um langsame Systeme zu umgehen.

Die Lösung

1. Eine skalierbare Architektur wählen
   Cloud-native PIM-Lösungen, die auf Elastizität ausgelegt sind, bewältigen wachsende Datenmengen und eine steigende Anzahl gleichzeitiger Nutzer deutlich zuverlässiger.

2. Flexible Datenmodelle nutzen
   Ein PIM sollte neue Produkttypen, Attribute und Beziehungen ohne aufwendige Neukonfiguration oder individuelle Entwicklungen unterstützen.

3. Omnichannel-Verteilung von Anfang an berücksichtigen
   Das System muss konsistente Datenverteilung über Webshops, Marktplätze, Social Commerce und Printkanäle ermöglichen – ohne manuelle Duplikation.

Wer ein PIM mit Blick auf zukünftiges Wachstum auswählt, vermeidet es, einen Engpass durch einen neuen zu ersetzen. Dabei ist zu beachten, dass funktionale Skalierbarkeit die Gesamtkosten durchaus verdoppeln oder verdreifachen kann.

Die Kommunikationslücke

Produktdaten entstehen selten ausschließlich intern. Lieferanten stellen technische Spezifikationen, Bilder und Compliance-Informationen bereit – oft in unterschiedlichen Formaten und mit variierender Qualität. Gleichzeitig arbeiten interne Teams aus Produktmanagement, Marketing und E-Commerce häufig getrennt voneinander und pflegen eigene Versionen der Produktdaten.

So kann es passieren, dass Lieferanten technische Daten verspätet oder nur in Tabellenform liefern, während das Marketing bereits Inhalte für den Produktlaunch vorbereitet. Ohne klare Workflows warten Teams entweder aufeinander, doppeln Arbeit oder veröffentlichen unvollständige Informationen.

Die Lösung

1. Lieferantendaten automatisiert erfassen
   Lieferantenportale und strukturierte Importprozesse ermöglichen es externen Partnern, Daten in definierten Formaten bereitzustellen und reduzieren manuellen Nachbearbeitungsaufwand.

2. Workflows und Freigaben verbindlich festlegen
   Rollenbasierte Workflows, Freigabeschritte und Audit-Trails stellen sicher, dass Produktdaten geprüft, ergänzt und freigegeben werden, bevor sie veröffentlicht werden.

3. Standardisierung mit Flexibilität kombinieren
   PIM-Plattformen wie AtroPIM zeigen, wie konfigurierbare Workflows und Attributmodelle unterschiedliche Teams und Lieferanten unterstützen können, ohne einheitliche Standards zu verlieren.

Durch verbesserte Kommunikation mit Lieferanten und klare, abteilungsübergreifende Zusammenarbeit wird das PIM tatsächlich zu einer zentralen, verlässlichen Quelle für Produktinformationen.