Definición de Datos de Referencia
Datos de referencia es un conjunto fijo de valores aprobados que otros datos señalan para clasificarlos o describirlos. Los ejemplos comunes incluyen códigos de país, códigos de moneda, unidades de medida y listas de categorías de productos. Estas listas cambian raramente y se comparten entre sistemas, por lo que todos utilizan los mismos valores para las mismas cosas.
¿En qué se diferencia los datos de referencia de otros tipos de datos?
Los datos de referencia definen las opciones permitidas, mientras que otros datos utilizan esas opciones. Datos transaccionales registran eventos individuales, como un pedido realizado en una fecha específica en una moneda específica. Datos maestros describen las cosas principales con las que trabaja un negocio, como clientes, proveedores y productos. Los datos de referencia proporcionan los valores estándar en los que ambos se basan. Por ejemplo, un registro de cliente (datos maestros) podría contener un campo de país cuyo valor debe provenir de una lista aprobada de códigos de país (datos de referencia).
¿Por qué son importantes los datos de referencia?
Cuando cada sistema extrae de la misma lista de valores, los datos pueden combinarse, compararse y reportarse sin conversiones ni conjeturas. Si un sistema registra "USA", otro "US" y un tercero "United States", los reportes pueden dividir un país en tres, e intercambiar datos entre sistemas puede fallar en la validación. Mantener una versión acordada de cada lista previene estas discrepancias y facilita la gobernanza de datos.
¿Cómo se gestiona los datos de referencia?
Los datos de referencia se mantienen generalmente de forma centralizada por un equipo u propietario designado, quien aprueba cambios y se asegura de que las actualizaciones lleguen a cada sistema que usa la lista. Muchas listas siguen estándares externos, como códigos ISO para países y monedas, mientras que otras, como categorías de productos internos, se definen por la propia empresa. Las organizaciones a menudo gestionan datos de referencia como parte de Master Data Management (MDM), la práctica y software utilizado para mantener coherentes los datos empresariales principales en toda la compañía. En un sistema de Product Information Management (PIM), que almacena y gestiona datos de productos, los datos de referencia generalmente aparecen como listas de valores predefinidas para atributos como color, material o tamaño, de manera que la información de productos se mantiene consistente en todos los canales de venta.
