Définition des données de référence
Les données de référence sont un ensemble fixe de valeurs approuvées auquel d'autres points de données se réfèrent pour les classer ou les décrire. Les exemples courants incluent les codes pays, les codes devise, les unités de mesure et les listes de catégories de produits. Ces listes changent rarement et sont partagées entre les systèmes, ce qui garantit que tout le monde utilise les mêmes valeurs pour les mêmes éléments.
En quoi les données de référence diffèrent-elles des autres types de données ?
Les données de référence définissent les options autorisées, tandis que les autres données utilisent ces options. Les données transactionnelles enregistrent des événements individuels, comme une commande passée à une date spécifique dans une devise spécifique. Les données de référence décrivent les éléments fondamentaux avec lesquels une entreprise travaille, tels que les clients, les fournisseurs et les produits. Les données de référence fournissent les valeurs standard sur lesquelles les deux reposent. Par exemple, un enregistrement client (données de référence) peut contenir un champ pays dont la valeur doit provenir d'une liste approuvée de codes pays (données de référence).
Pourquoi les données de référence sont-elles importantes ?
Lorsque chaque système s'appuie sur la même liste de valeurs, les données peuvent être combinées, comparées et rapportées sans conversion ni approximation. Si un système enregistre « USA », un autre « US » et un troisième « United States », les rapports peuvent fractionner un pays en trois, et l'échange de données entre les systèmes peut échouer à la validation. Maintenir une version convenue de chaque liste prévient ces incohérences et facilite la gouvernance des données.
Comment les données de référence sont-elles gérées ?
Les données de référence sont généralement maintenues de manière centralisée par une équipe ou un responsable désigné, qui approuve les modifications et s'assure que les mises à jour atteignent chaque système qui utilise la liste. De nombreuses listes suivent des normes externes, comme les codes ISO pour les pays et les devises, tandis que d'autres, comme les catégories de produits internes, sont définies par l'entreprise elle-même. Les organisations gèrent souvent les données de référence dans le cadre de la Gestion des données de référence (MDM), la pratique et le logiciel utilisés pour maintenir la cohérence des données métier essentielles dans toute l'entreprise. Dans un système de Gestion de l'information produit (PIM), qui stocke et gère les données produit, les données de référence apparaissent généralement sous forme de listes de valeurs prédéfinies pour des attributs tels que la couleur, la matière ou la taille, pour que les informations produit restent cohérentes sur chaque canal de vente.
