Definizione di Reference Data
Il reference data è un insieme fisso di valori approvati a cui altri dati si riferiscono per classificarli o descriverli. Esempi comuni includono codici paese, codici valuta, unità di misura e liste di categorie di prodotto. Questi elenchi cambiano raramente e sono condivisi tra i sistemi, così tutti utilizzano gli stessi valori per le stesse cose.
In che modo il reference data si differenzia dagli altri tipi di dati?
Il reference data definisce le opzioni consentite, mentre gli altri dati utilizzano quelle opzioni. I dati transazionali registrano eventi singoli, come un ordine effettuato in una data specifica e in una valuta specifica. I dati master descrivono gli elementi centrali con cui un'azienda lavora, come clienti, fornitori e prodotti. Il reference data fornisce i valori standard su cui entrambi si basano. Ad esempio, un record cliente (dati master) potrebbe contenere un campo paese il cui valore deve provenire da un elenco approvato di codici paese (reference data).
Perché il reference data è importante?
Quando ogni sistema attinge dallo stesso elenco di valori, i dati possono essere combinati, confrontati e analizzati senza conversioni o ipotesi. Se un sistema registra "USA", un altro "US" e un terzo "United States", i report potrebbero dividere un paese in tre, e i dati scambiati tra i sistemi potrebbero non superare la convalida. Mantenere una versione concordata di ogni elenco previene questi disallineamenti e facilita la gestione dei dati.
Come viene gestito il reference data?
Il reference data è solitamente mantenuto centralmente da un team o un proprietario designato, che approva le modifiche e garantisce che gli aggiornamenti raggiungano ogni sistema che utilizza l'elenco. Molti elenchi seguono standard esterni, come i codici ISO per paesi e valute, mentre altri, come le categorie di prodotto interne, sono definiti dall'azienda stessa. Le organizzazioni spesso gestiscono il reference data come parte della Master Data Management (MDM), la pratica e il software utilizzati per mantenere i dati aziendali core coerenti in tutta l'azienda. In un sistema Product Information Management (PIM), che memorizza e gestisce i dati di prodotto, il reference data tipicamente appare come elenchi di valori predefiniti per attributi come colore, materiale o dimensione, così le informazioni di prodotto rimangono coerenti su ogni canale di vendita.