Definición de Sistema de Gestión de Pedidos
Un Sistema de Gestión de Pedidos (OMS) es software que rastrea y gestiona los pedidos de los clientes desde el momento en que se realizan hasta que se entregan, incluidas las devoluciones. Centraliza pedidos de todos los canales de venta, como tiendas en línea, marketplaces y tiendas físicas, en un único lugar y coordina el inventario, pagos, envíos y actualizaciones de clientes. Minoristas, marcas y distribuidores que venden a través de múltiples canales utilizan un OMS para que los equipos de ventas, almacén y atención al cliente tengan acceso a la misma información de pedidos.
¿Qué gestiona un OMS?
Un OMS típicamente maneja:
- Captura de pedidos de todos los canales de venta, para que cada pedido aparezca en una única lista sin importar dónde se haya realizado
- Visibilidad del inventario en almacenes, tiendas y proveedores, para que el negocio solo venda lo que realmente puede entregar
- Enrutamiento de cumplimiento, que decide dónde se recoge, empaca y envía cada pedido, por ejemplo desde la ubicación más cercana con stock disponible
- Estado del pedido y actualizaciones de clientes, como confirmaciones de pedido, notificaciones de envío y enlaces de seguimiento
- Devoluciones, cambios y reembolsos, incluyendo la reposición de artículos devueltos
¿Cómo funciona un OMS?
Cuando un cliente realiza un pedido, el OMS lo recibe, verifica que los artículos estén en stock y que el pago esté aprobado, y asigna el pedido a un almacén, tienda o proveedor. Luego envía instrucciones de picking y envío, rastrea el envío y mantiene informado al cliente. Cada venta actualiza el stock disponible, y el OMS devuelve esa información a los canales de venta, para que un producto agotado ya no se ofrezca a la venta.
¿En qué se diferencia un OMS de un ERP y un PIM?
Los tres sistemas frecuentemente trabajan juntos, cada uno responsable de información diferente:
- Un sistema ERP (Planificación de Recursos Empresariales) ejecuta operaciones empresariales fundamentales como finanzas, compras y contabilidad de inventario. Muchos ERP incluyen procesamiento básico de pedidos, pero generalmente no están diseñados para enrutar grandes volúmenes de pedidos a través de múltiples canales y opciones de cumplimiento.
- Un OMS gestiona lo que sucede con cada pedido: de dónde proviene, desde dónde se envía y cuál es su estado.
- Un sistema de Gestión de Información de Productos (PIM) gestiona la información de productos que los clientes ven antes de hacer un pedido, como títulos, descripciones, atributos e imágenes.
Los sistemas dependen de los datos unos de otros. El PIM proporciona detalles de productos que el OMS utiliza, como SKU, nombres, pesos y dimensiones, y el OMS envía actualizaciones de pedidos e inventario al ERP. Cuando los datos de producto son incorrectos, los problemas aparecen en la gestión de pedidos: un peso incorrecto genera costos de envío erróneos, y una descripción inexacta genera más devoluciones que el OMS debe procesar.
