Definizione di Order Management System
Un Order Management System (OMS) è un software che traccia e gestisce gli ordini dei clienti dal momento in cui vengono effettuati fino alla consegna, inclusi eventuali resi. Centralizza gli ordini provenienti da ogni canale di vendita, come negozi online, marketplace e punti vendita fisici, in un'unica piattaforma e coordina magazzino, pagamenti, spedizioni e comunicazioni ai clienti. Rivenditori, brand e grossisti che operano su più canali utilizzano un OMS affinché i team di vendita, magazzino e customer service visualizzino le stesse informazioni ordini.
Cosa gestisce un OMS?
Un OMS tipicamente gestisce:
- Acquisizione ordini da tutti i canali di vendita, così ogni ordine appare in un'unica lista indipendentemente da dove è stato effettuato
- Visibilità dell'inventario tra magazzini, negozi e fornitori, affinché l'azienda venda solo ciò che può effettivamente consegnare
- Routing del fulfillment, che decide da quale ubicazione ogni ordine viene prelevato, confezionato e spedito, ad esempio dalla location più vicina con giacenza disponibile
- Stato ordine e comunicazioni ai clienti, come conferme ordini, notifiche di spedizione e link di tracciamento
- Resi, cambi e rimborsi, incluso il reinserimento in magazzino degli articoli restituiti
Come funziona un OMS?
Quando un cliente effettua un ordine, l'OMS lo riceve, verifica che gli articoli siano in stock e il pagamento sia approvato, quindi assegna l'ordine a un magazzino, negozio o fornitore. Successivamente invia istruzioni di prelievo e spedizione, traccia la consegna e mantiene il cliente informato. Ogni vendita aggiorna le giacenze disponibili, e l'OMS trasmette queste informazioni ai canali di vendita, affinché un prodotto esaurito non sia più offerto.
Quali sono le differenze tra un OMS, un ERP e un PIM?
I tre sistemi spesso lavorano insieme, ognuno responsabile di informazioni diverse:
- Un sistema ERP (Enterprise Resource Planning) gestisce le operazioni core dell'azienda come finanza, approvvigionamenti e contabilità inventariale. Molti ERP includono l'elaborazione ordini di base, ma generalmente non sono progettati per instradare elevati volumi di ordini su molti canali e opzioni di fulfillment.
- Un OMS gestisce cosa accade a ogni ordine: da dove proviene, da dove viene spedito e qual è il suo stato.
- Un sistema Product Information Management (PIM) gestisce le informazioni prodotto che i clienti vedono prima di ordinare, come titoli, descrizioni, attributi e immagini.
I sistemi dipendono dai dati l'uno dell'altro. Il PIM fornisce dettagli prodotto che l'OMS utilizza, come SKU, nomi, pesi e dimensioni, e l'OMS invia aggiornamenti ordini e giacenze all'ERP. Quando i dati prodotto sono errati, i problemi emergono nella gestione ordini: un peso scorretto comporta costi di spedizione sbagliati, e una descrizione imprecisa genera più resi che l'OMS deve poi elaborare.
