Definition Order-Management-System
Ein Order-Management-System (OMS) ist eine Software, die Kundenbestellungen vom Zeitpunkt der Aufgabe bis zur Lieferung verfolgt und verwaltet, einschließlich Retouren. Sie führt Bestellungen aus allen Verkaufskanälen – wie Online-Shops, Marktplätze und physische Geschäfte – an einem zentralen Ort zusammen und koordiniert Lagerbestände, Zahlungen, Versand und Kundenbenachrichtigungen. Einzelhandelsbetriebe, Marken und Großhändler, die über mehrere Kanäle verkaufen, nutzen ein OMS, damit Sales-, Lager- und Kundenservice-Teams dieselben Bestellinformationen sehen.
Was verwaltet ein OMS?
Ein OMS verwaltet typischerweise:
- Bestellerfassung aus allen Verkaufskanälen, sodass jede Bestellung in einer Liste angezeigt wird, unabhängig davon, wo sie aufgegeben wurde
- Lagerbestandssichtbarkeit über Lagerhäuser, Geschäfte und Lieferanten hinweg, damit das Unternehmen nur das verkauft, was es tatsächlich liefern kann
- Fulfillment-Routing, das festlegt, von wo aus jede Bestellung kommissioniert, verpackt und versendet wird – beispielsweise vom nächstgelegenen Ort mit verfügbarem Bestand
- Bestellstatus und Kundenbenachrichtigungen, wie Bestellbestätigungen, Versandmitteilungen und Tracking-Links
- Retouren, Umtausch und Rückerstattungen, einschließlich Neueinlagerung zurückgesendeter Artikel
Wie funktioniert ein OMS?
Wenn ein Kunde eine Bestellung aufgibt, empfängt das OMS diese, prüft, ob die Artikel verfügbar sind und die Zahlung genehmigt wurde, und ordnet die Bestellung einem Lagerhaus, Geschäft oder Lieferanten zu. Anschließend sendet es Kommissionierungs- und Versandinstruktionen, verfolgt die Sendung und informiert den Kunden laufend. Jeder Verkauf aktualisiert den verfügbaren Bestand, und das OMS gibt diese Information an die Verkaufskanäle zurück, sodass ein ausverkauftes Produkt nicht mehr zum Verkauf angeboten wird.
Wie unterscheidet sich ein OMS von einem ERP und einem PIM?
Die drei Systeme arbeiten oft nebeneinander und sind jeweils für unterschiedliche Informationen zuständig:
- Ein ERP (Enterprise Resource Planning)-System verwaltet zentrale Geschäftsvorgänge wie Finanzen, Einkauf und Lagerbestandsbuchhaltung. Viele ERPs beinhalten eine grundlegende Auftragsbearbeitung, sind aber normalerweise nicht darauf ausgelegt, hohe Bestellvolumina über viele Kanäle und Fulfillment-Optionen hinweg zu verteilen.
- Ein OMS verwaltet, was mit jeder Bestellung geschieht: woher sie kam, von wo aus sie versendet wird und welchen Status sie hat.
- Ein Product Information Management (PIM)-System verwaltet die Produktinformationen, die Kunden vor der Bestellung sehen, wie Titel, Beschreibungen, Attribute und Bilder.
Die Systeme sind voneinander abhängig. Das PIM liefert Produktdetails, die das OMS nutzt – wie SKUs, Namen, Gewichte und Dimensionen – und das OMS sendet Bestellungs- und Lagerbestandsaktualisierungen an das ERP. Wenn Produktdaten fehlerhaft sind, zeigen sich Probleme in der Bestellabwicklung: Ein falsches Gewicht führt zu falschen Versandkosten, und eine ungenaue Beschreibung führt zu mehr Retouren, die das OMS dann verarbeiten muss.
