Introduzione

Pochissimi fornitori di PIM hanno una politica dei prezzi trasparente e rivelano apertamente il costo reale della loro soluzione sui loro siti web. Pertanto, mentre molte aziende acquistano raramente un nuovo software, i responsabili delle decisioni spesso non hanno esperienza nel determinare i costi reali del PIM e nello scoprire tutti i blocchi di costo nascosti. Questo articolo vi fornirà una comprensione completa dei costi coinvolti nell'implementazione di un sistema PIM, dei potenziali costi nascosti e confronterà i prezzi delle soluzioni PIM più diffuse. I costi sostenuti per l'introduzione del PIM possono essere suddivisi in due grandi blocchi di costi:

• Costi una tantum
  • costi di concezione
  • costi di valutazione
  • costi di configurazione
  • costi di acquisizione delle licenze
  • Costi di implementazione
• Costi correnti
  • costi delle licenze
  • costi di hosting
  • costi di manutenzione e supporto
  • costi di ulteriore sviluppo.

Vediamo di suddividere ciascuno di questi blocchi di costi:

Investimenti PIM una tantum

Come suggerisce il nome, gli investimenti una tantum si presentano una sola volta e comprendono due blocchi di costi: i costi di implementazione e i costi di acquisizione delle licenze.

Poiché esistono oltre 100 fornitori di PIM, la scelta di quello giusto non è sempre facile. Per questo motivo, le aziende spesso ricorrono a consulenti PIM che le assistano nella scelta di un sistema PIM adeguato e/o del fornitore di servizi responsabile della sua implementazione. I costi per i soli consulenti PIM possono raggiungere i 10.000 euro.

Costi di concezione

Nella fase di pre-progetto, dovete decidere cosa volete ottenere con il sistema PIM, quali problemi devono essere risolti e quali processi aziendali devono essere ottimizzati. Per stabilire le vostre priorità, dovreste fare quanto segue:

• Determinare chi sono gli utenti del PIM - chi dovrà utilizzare il sistema in futuro.
• Determinare l'ambito dei dati - quali dati devono essere gestiti nel sistema.
• Determinare i processi aziendali - per cosa dovrebbe essere usato il sistema?
• Determinare le condizioni tecnologiche - quali tecnologie sono necessarie, se si tratta di una soluzione SaaS, open-source o on-premise.

I costi per la creazione del concetto saranno a carico del cliente solo se viene coinvolto un consulente PIM esterno. Il coinvolgimento di un consulente è facoltativo e vi consigliamo di decidere in base alle vostre priorità e al budget disponibile.

Considerate la possibilità di partecipare a workshop sull'argomento. Il costo di un workshop di 2 giorni parte solitamente da 2.000 euro.

Costi di valutazione

Per scegliere i fornitori giusti, stilare una lista ristretta e preparare un catalogo di domande per la fase di ideazione. Tutti i fornitori della lista ristretta devono compilare il questionario e restituirlo. Valutare le risposte e invitare i migliori 2-4 fornitori a una presentazione personale della loro soluzione.

Anche questa fase è spesso condotta da consulenti PIM e può quindi comportare costi aggiuntivi. Una valutazione costa in genere dai 4.000 euro in su, perché un consulente PIM è di solito presente a tutte le presentazioni per valutare con maggiore precisione i requisiti specifici del sistema e formarsi un'opinione professionale.

Costi di installazione

I costi di installazione sono il prezzo per l'installazione iniziale del sistema. Possono variare notevolmente da un fornitore all'altro. Anche i costi di configurazione del sistema possono rientrare nei costi di installazione.

Costi di licenza

Le spese associate alle licenze possono essere una tantum o continuative. Esistono due tipi di licenze:

• Licenze di noleggio: consentono di utilizzare il software solo per un certo periodo di tempo.
• Licenze d'acquisto: consentono di utilizzare il software in modo permanente.

Il costo delle licenze d'acquisto viene sostenuto una sola volta. Se acquistate licenze di noleggio, pagherete un canone mensile o annuale.

È bene notare, tuttavia, che le licenze acquistate non includono automaticamente il diritto agli aggiornamenti e agli upgrade del software e possono limitarli. A volte gli aggiornamenti e gli upgrade vengono concessi solo se l'utente stipula un contratto di manutenzione e assistenza. Pertanto, è necessario che,investigate very carefully which software licenses are involved and how the updates and upgrades are handled.

I prezzi delle licenze possono dipendere dai seguenti fattori:

• Numero di utenti
• Numero di SKU
• Numero di lingue supportate
• Numero di moduli software richiesti
• Numero di canali di uscita

Costi di implementazione

Le spese per l'implementazione del software PIM selezionato costituiscono spesso la categoria di costo più ampia. L'impegno dipende in gran parte dalle esigenze individuali dell'utente, in particolare per l'e-commerce, dove i requisiti per l'integrazione con i negozi online e i marketplace possono creare un pool di costi significativo. Ecco alcuni fattori di costo tipici:

I costi saranno sostenuti per:

• creazione dei ruoli nel sistema
• migrazione dei dati dai sistemi esistenti
• integrazione con altri sistemi, ad esempio ERP, marketplace, negozi online
• impostazione/programmazione dei flussi di lavoro
• adattamento delle funzionalità esistenti
• programmazione delle nuove funzionalità
• formazione dei dipendenti
• lancio del sistema.

Dovete sforzarvi di stimare queste spese con la massima precisione possibile in anticipo. Monitorate costantemente i prezzi per rimanere in linea. Se non ci sono esigenze particolari, i fornitori che offrono software PIM standard possono rivelarsi i più economici.

Anche se le soluzioni open-source sono gratuite, comportano costi di implementazione. Se si sceglie la soluzione sbagliata, il costo dell'implementazione può superare quello dell'acquisto delle licenze e dell'introduzione di un'altra soluzione.

Costi correnti

I costi correnti sono regolarmente sostenuti. Questi costi variano molto da un fornitore all'altro, pertanto non vanno mai sottovalutati e vanno sempre chiariti in anticipo.

Costi di licenza

I costi per il noleggio delle licenze o per l'aggiornamento delle licenze d'acquisto in modo da ottenere aggiornamenti e upgrade del software vengono sostenuti regolarmente e possono variare notevolmente. Tenete conto che spesso alcuni moduli del software vengono concessi in licenza e pagati separatamente.

Costi di manutenzione e supporto

Il software non funziona da solo a lungo termine. Deve essere mantenuto. Nessuno può farlo meglio dei fornitori di software. Dopo la fase di implementazione, dovreste stipulare un contratto di manutenzione e assistenza con il fornitore o con uno dei suoi partner. Spesso c'è anche l'obbligo di farlo in base alle condizioni della licenza. I prezzi di questo contratto possono dipendere molto dai seguenti fattori:

• la velocità di reazione
• quante ore di assistenza sono necessarie al mese
• se è necessario il supporto di uno sviluppatore
• quali canali di comunicazione sono disponibili
• se volete un referente fisso
• quali livelli di servizio devono essere rispettati.

Alcuni fornitori di Pim offrono alcuni pacchetti di assistenza che differiscono in termini di prezzi e servizi forniti. Di solito, i costi di manutenzione e assistenza sono legati al costo della licenza.

Ulteriori costi di sviluppo

Non importa quanto sia buona la concezione della vostra soluzione PIM, è necessario svilupparla ulteriormente perché il modo in cui utilizzate il software cambierà nel tempo. Alcune funzioni saranno adattate, altre saranno aggiunte. L'ulteriore sviluppo viene spesso fatturato alle normali tariffe giornaliere. Una funzionalità può richiedere un giorno lavorativo in un software e cinque in un altro. È quindi opportuno scegliere un software flessibile e facile da personalizzare.

Costi di hosting

Tutti i software PIM devono essere ospitati da qualche parte. Può essere installato nel proprio centro dati, su un'infrastruttura di server in affitto o in un cloud privato o pubblico. Il costo dell'hosting dipenderà anche da questa decisione. Ci sono anche diversi requisiti per il software PIM che devono essere presi in considerazione. Se un singolo server è spesso sufficiente per le soluzioni basate sul web, le soluzioni aziendali on-premise possono richiedere diversi server per funzionare.

Svelare i costi nascosti delle soluzioni PIM

1. L'integrazione del PIM con altri sistemi può comportare alcuni costi aggiuntivi. Si tratta di spese di collegamento o di connessione, una parte separata della preparazione del vostro budget.
2. Anche la complessità della configurazione del sistema PIM può diventare una fonte di costi nascosti. Quando le configurazioni diventano più complesse, le aziende possono trovarsi di fronte a spese inaspettate legate alla complessità del processo di configurazione.
3. Anche l'adeguamento dei flussi di lavoro comporta ulteriori costi che non sono evidenti in anticipo.
4. I pacchetti PIM non sono tutti uguali. Alcuni fornitori di software offrono pacchetti all-inclusive, mentre altri applicano costi aggiuntivi per le funzionalità supplementari.

Per evitare o ridurre al minimo i costi nascosti sopra menzionati –

1. fare un'analisi approfondita delle esigenze della vostra organizzazione e identificare le caratteristiche prioritarie di cui avete bisogno. Questo primo passo apre la strada a un processo decisionale oculato.
2. Chiarire le esigenze e i costi futuri con il fornitore di PIM e discutere i dettagli dei prezzi.
3. Durante la fase di impostazione, assicuratevi che tutti gli aspetti della configurazione iniziale, compresa l'impostazione del database e l'inizializzazione del sistema, siano chiaramente definiti.
4. Verificate il pacchetto PIM scelto e assicuratevi che includa tutte le funzionalità necessarie.
5. Esaminare attentamente i contratti con i fornitori. Esaminate attentamente i contratti dei fornitori. Fate attenzione alle sezioni relative ai costi aggiuntivi, ai costi di supporto e alla manutenzione continua. Comprendete i termini di servizio per evitare sorprese dopo l'implementazione.
6. Cercate i feedback dei clienti e controllate le opinioni sui fornitori di PIM. Le opinioni di organizzazioni con esigenze simili possono fornire informazioni preziose sui potenziali costi nascosti. Risorse come Capterra e G2 possono fornirvi informazioni utili.
7. Prima di fare il passo più lungo della gamba, prendete in considerazione l'idea di avviare dei programmi pilota. Questo vi permette di verificare la soluzione PIM in un ambiente gestito. Questo vi dà la possibilità di testare la soluzione PIM in un ambiente controllato e di conoscere le potenziali sfide e i costi associati.

Fattori che influenzano i costi del PIM

L'investimento finanziario nelle fasi sopra menzionate è influenzato in modo significativo da vari fattori, adattati alle vostre specifiche esigenze aziendali. Questi fattori determinanti includono:

• Tipo di azienda: Le dimensioni, la struttura e la scala operativa della vostra organizzazione giocano un ruolo fondamentale nel definire i requisiti e i costi complessivi del PIM.
• Area di business: La natura del vostro settore e dello specifico ambito di attività introduce sfumature che influiscono sulla complessità e sulla portata dell'implementazione del PIM.
• Tipo di contenuto: La diversità dei contenuti gestiti dal vostro sistema PIM, come immagini, video e descrizioni dettagliate dei prodotti, può influenzare la sofisticatezza della soluzione PIM richiesta, incidendo di conseguenza sui costi.
• Numero di SKU: Il volume di prodotti o servizi offerti dall'azienda, spesso misurato dal numero di SKU (Stock Keeping Unit), può influenzare sia l'implementazione che i costi correnti del sistema PIM.
• Fonti di input e output dei dati: La complessità dell'integrazione di varie fonti di dati, compresi i canali di ingresso e le destinazioni di uscita, aggiunge un livello di complessità all'implementazione del PIM. Questa complessità può contribuire ad aumentare i costi in base al numero e alla diversità di queste fonti.

Costi dei sistemi PIM a confronto

Sono pochi i fornitori di PIM che pubblicano pubblicamente i prezzi delle loro soluzioni sui loro siti web. In parte, ciò è legato alla quantità di concorrenza. Se i prezzi non sono disponibili pubblicamente, c'è un margine di negoziazione dei prezzi.

Tabella 2. Costo dei sistemi PIM più diffusi.

Riflessioni finali

La scelta di un sistema di gestione delle informazioni sul prodotto (PIM) implica la comprensione del suo costo totale di proprietà (TCO). Questo comprende i costi una tantum (concezione, valutazione, configurazione, acquisizione della licenza, implementazione) e i costi correnti (licenza, manutenzione, hosting). I costi nascosti possono derivare dall'integrazione, dalla complessità della configurazione, dalla regolazione del flusso di lavoro e dalle differenze tra i pacchetti. I fattori che influiscono sono il tipo di azienda, l'area di attività, il tipo di contenuto, il numero di SKU e le fonti di dati. Una ripartizione dei costi e un confronto tra i sistemi aiutano a prendere decisioni informate per il successo a lungo termine di una soluzione PIM.