Wie man ein professionelles Technisches Datenblatt erstellt

Wichtige Erkenntnisse

Ein technisches Datenblatt (TDS) liefert wesentliche Produktspezifikationen, Leistungsdaten und Anwendungsrichtlinien in einem standardisierten Format.
Es enthält kritische Elemente: Produktidentifikation, technische Spezifikationen, Leistungsmerkmale, Anwendungsrichtlinien und Konformitätsinformationen.

Beim Erstellen eines technischen Datenblatts sollten Sie einen systematischen Prozess befolgen:

• Sammeln Sie genaue Daten aus Tests, organisieren Sie die Informationen logisch, verwenden Sie klare Formatierung und halten Sie strenge Versionskontrolle ein;
• Verwenden Sie standardisierte Einheiten, branchenübliche Terminologie und leicht verständliche technische Sprache, um Klarheit zu gewährleisten;
• Vermeiden Sie häufige Fehler wie vage Spezifikationen, veraltete Daten, fehlende Testbedingungen und schlechte Formatierung;
• Aktualisieren Sie regelmäßig, um Genauigkeit, regulatorische Konformität und Sicherheit der Benutzer sicherzustellen.

Verständnis von Technischen Datenblättern

Ein technisches Datenblatt ist ein standardisiertes Dokument, das umfassende technische Informationen über ein Produkt liefert.
Es dient als maßgebliche Referenz für Ingenieure, Beschaffungsteams, Qualitätssicherungsspezialisten und Endanwender, die detaillierte Spezifikationen benötigen, um fundierte Entscheidungen zu treffen.

Im Gegensatz zu Marketingbroschüren, die sich auf Vorteile und Verkaufsargumente konzentrieren, liefert ein technisches Datenblatt objektive, messbare Daten. Es unterscheidet sich auch von einem Sicherheitsdatenblatt (SDS), das sich auf Gefahreninformationen und sichere Handhabung konzentriert, oder einem Spezifikationsblatt, das möglicherweise nur grundlegende Abmessungen und Merkmale auflistet.

Wann Sie ein Technisches Datenblatt benötigen

Sie sollten ein technisches Datenblatt erstellen, wann immer Sie Produkte herstellen oder vertreiben, die klare, genaue technische Informationen benötigen. Dazu gehört die Bereitstellung präziser technischer Spezifikationen, damit das Produkt korrekt integriert oder mit kompatiblen Systemen verwendet werden kann, die Weitergabe von Leistungsdaten zur Unterstützung der Qualitätssicherung und Tests, die Bereitstellung von Anwendungsrichtlinien für eine richtige und sichere Nutzung sowie die Bereitstellung von Dokumentationen zur Erfüllung regulatorischer oder gesetzlicher Anforderungen.

Branchen, die auf Technische Datenblätter angewiesen sind

Technische Datenblätter sind in zahlreichen Sektoren unerlässlich, da sie standardisierte, zuverlässige technische Informationen liefern, die für die richtige Auswahl, sichere Nutzung und regulatorische Konformität erforderlich sind:

• Chemie und Materialien umfassen Klebstoffe, Beschichtungen, Schmiermittel und Polymere, bei denen technische Datenblätter verwendet werden, um die richtige Formulierung, sichere Handhabung und zuverlässige Leistung unter bestimmten Bedingungen sicherzustellen.
• Bauwesen umfasst Baustoffe, Dichtstoffe und Betonzusätze, wobei technische Datenblätter helfen, Festigkeit, Haltbarkeit und Einhaltung von Bauvorschriften zu überprüfen.
• Elektronik betrifft Bauteile, Halbleiter und Sensoren, wobei technische Datenblätter herangezogen werden, um elektrische Eigenschaften, Toleranzen und Systemkompatibilität zu bestätigen.
• Fertigung umfasst Rohstoffe, Maschinenbauteile und Industriebedarf, bei denen technische Datenblätter die Produktionskonsistenz, Qualitätskontrolle und richtige Geräteintegration unterstützen.
• Automobilindustrie erstreckt sich über Flüssigkeiten, Teile und Komponenten, wobei technische Datenblätter sicherstellen, dass Produkte Sicherheitsstandards, Leistungsanforderungen und Herstellerspezifikationen erfüllen.

Wesentliche Elemente eines Technischen Datenblatts

Ein professionelles technisches Datenblatt enthält mehrere Kernkomponenten, die den Nutzern helfen, ein Produkt zu verstehen, zu bewerten und korrekt anzuwenden.

Kopfzeileninformationen

Die Kopfzeile enthält in der Regel das Firmenlogo, den Produktnamen und die Produktnummer sowie die Versionsnummer und das Ausgabedatum des technischen Datenblatts, klar dargestellt. Dies ermöglicht den Nutzern zu überprüfen, dass sie das aktuellste Dokument verwenden.

Produktidentifikation

Dieser Abschnitt liefert in der Regel eine klare Beschreibung des Produkts, einschließlich seiner Kategorie, Hauptanwendung und relevanter Handelsnamen oder alternativer Bezeichnungen. Gegebenenfalls werden auch chemische Namen und CAS-Nummern angegeben.

Technische Spezifikationen

Die technischen Spezifikationen bilden den zentralen Teil eines technischen Datenblatts. Relevante Eigenschaften werden üblicherweise mit den entsprechenden Werten, Einheiten und Prüfmethoden aufgelistet, wie physikalische Eigenschaften wie Dichte, Viskosität oder Schmelzpunkt; chemische Eigenschaften wie pH-Wert oder Zusammensetzung; mechanische Eigenschaften einschließlich Zugfestigkeit und Härte; elektrische Eigenschaften wie Widerstand oder Leitfähigkeit; und thermische Eigenschaften wie Wärmeleitfähigkeit oder Ausdehnungskoeffizient. Prüfmethoden oder Standards, z. B. ASTM- oder ISO-Referenzen, sowie Testbedingungen wie Temperatur oder Luftfeuchtigkeit werden typischerweise angegeben, um den Kontext korrekt darzustellen.

Leistungsmerkmale

Dieser Abschnitt beschreibt, wie das Produkt unter verschiedenen Bedingungen funktioniert. Oft werden typische Werte, Leistungsbereiche oder Kurven dargestellt, mit klarer Angabe der Bedingungen, unter denen die Daten gelten.

Anwendungsrichtlinien

Anwendungsrichtlinien beschreiben, wie das Produkt in der Praxis üblicherweise verwendet wird. Diese Details können empfohlene Anwendungen, Oberflächenvorbereitung, Anwendungsmethoden, Abdeckungs- oder Dosierungsraten, Aushärtungs- oder Trocknungsbedingungen und spezifische Geräteanforderungen umfassen.

Lagerung und Handhabung

Informationen zur Lagerung und Handhabung befassen sich in der Regel mit empfohlenen Temperaturbereichen, Haltbarkeit, Behälteranforderungen, Handhabungsvorsichtsmaßnahmen und Materialien, die möglicherweise nicht mit dem Produkt kompatibel sind.

Konformität und Zertifikate

Dieser Abschnitt listet relevante Normen, Zertifizierungen und behördliche Genehmigungen auf, die mit dem Produkt verbunden sind. Dazu können Branchenstandards, Sicherheitszertifikate, Umweltkonformitätsanforderungen und Qualitätsmanagementzertifikate gehören.

Kontaktinformationen

Das technische Datenblatt endet in der Regel mit Kontaktinformationen für technischen Support, wie Telefonnummern, E-Mail-Adressen und Website-Links, sodass Benutzer bei Bedarf zusätzliche Informationen oder Unterstützung erhalten können.

Best Practices für die Erstellung eines Technischen Datenblatts

Sammeln Sie genaue Daten

Beginnen Sie mit zuverlässigen Daten aus Ihrer F&E-Abteilung, Ihrem Qualitätskontrolllabor oder von Drittanbieter-Tests. Werte sollten niemals geschätzt oder approximiert werden, da Genauigkeit in einem Technischen Datenblatt entscheidend ist. Jeder Datenpunkt sollte seine Quelle und das Datum der Erhebung enthalten.

Stellen Sie sicher, dass alle Tests nach anerkannten Industriestandards durchgeführt werden. Wenn Sie proprietäre Testmethoden verwenden, beschreiben Sie diese klar, damit die Nutzer verstehen, wie die Werte abgeleitet wurden.

Wählen Sie das richtige Format

Wählen Sie ein sauberes, professionelles Layout mit ausreichendem Weißraum. Ein überladenes technisches Datenblatt ist schwer zu lesen und kann dazu führen, dass wichtige Informationen übersehen werden.

Organisieren Sie Informationen logisch

Obwohl ein technisches Datenblatt alle oben beschriebenen wesentlichen Abschnitte enthält, hilft eine logische Anordnung der Informationen den Nutzern, schnell zu finden, was sie benötigen.
Gruppieren Sie verwandte Informationen zusammen. Die meisten technischen Datenblätter folgen in der Regel diesem Ablauf:

1. Produktidentifikation
2. Physikalische und chemische Eigenschaften
3. Leistungsdaten
4. Anwendungsinformationen
5. Lagerung und Handhabung
6. Konformität und Sicherheit

Innerhalb jedes Abschnitts ordnen Sie die Eigenschaften von den wichtigsten zu den weniger wichtigen für typische Nutzer.

Schreiben Sie klare, prägnante Beschreibungen

Verwenden Sie präzise technische Sprache, vermeiden Sie jedoch unnötigen Fachjargon. Ihr Publikum besteht aus technischen Fachleuten, aber Klarheit darf niemals der Komplexität geopfert werden.

Schreiben Sie nach Möglichkeit im Aktiv: „Bei Raumtemperatur anwenden“ anstatt „Die Anwendung sollte bei Raumtemperatur erfolgen.“

Definieren Sie Abkürzungen bei der ersten Verwendung, selbst gängige. Was für Sie offensichtlich ist, muss es nicht für alle Leser sein.

Fügen Sie Tabellen und visuelle Elemente ein

Stellen Sie Daten in gut formatierten Tabellen dar, um eine einfache Übersicht und Vergleichbarkeit zu gewährleisten. Verwenden Sie konsistente Dezimalstellen und richten Sie Zahlen korrekt aus.

Fügen Sie Diagramme, Charts oder Grafiken ein, wenn diese Informationen besser vermitteln als reiner Text. Anwendungsdiagramme, Leistungskurven und Kompatibilitätsübersichten sind besonders wertvoll.

Pflegen Sie strenge Versionskontrolle

Implementieren Sie ein klares Versionsnummerierungssystem. Verwenden Sie die Major.Minor-Notation (z. B. 2.1), wobei Hauptnummern wesentliche Änderungen anzeigen und Nebennummern kleine Updates oder Korrekturen widerspiegeln.

Verfolgen Sie Änderungen zwischen Versionen. Einige Unternehmen fügen einen Abschnitt „Revision History“ hinzu oder führen dies in einem separaten Dokumentenmanagementsystem.

Datum jeder Revision und stellen Sie sicher, dass alte Versionen archiviert, aber nicht verteilt werden. Nichts untergräbt die Glaubwürdigkeit schneller als widersprüchliche Informationen aus verschiedenen Versionen technischer Datenblätter.

Verwenden Sie standardisierte Einheiten

Halten Sie sich an branchenübliche Maßeinheiten. In den meisten technischen Bereichen bedeutet dies SI-Einheiten (metrisches System). Wenn Sie imperiale Einheiten angeben müssen, führen Sie beide auf und kennzeichnen Sie klar, welche primär ist.

Drücken Sie Wertebereiche korrekt aus. Verwenden Sie „±“ für Toleranzen, „min“ oder „max“ für einseitige Grenzwerte und spezifische Bereiche (z. B. „20-25“) für typische Werte.

Halten Sie die Sprache konsistent

Verwenden Sie dieselbe Terminologie in allen technischen Dokumenten. Erstellen Sie einen Styleguide für Ihre Organisation, der bevorzugte Begriffe, Einheiten und Formatierungskonventionen definiert.

Achten Sie auf Konsistenz bei der Großschreibung, insbesondere von Produktnamen und technischen Begriffen. Inkonsistenz wirkt nachlässig und kann Zweifel an der Genauigkeit wecken.

Gestalten Sie es leicht erfassbar

Verwenden Sie klare Überschriften und Unterüberschriften mit konsistenter Formatierung. Heben Sie wichtige Werte oder Anforderungen fett hervor, aber übertreiben Sie es nicht, da nicht alles kritisch sein kann.

Verwenden Sie Aufzählungspunkte für Listen mit konsistenter Struktur. Beginnt ein Punkt mit einem Verb, sollten alle Punkte diesem Muster folgen.

Fügen Sie passende Haftungsausschlüsse hinzu

Fügen Sie Standard-Haftungsausschlüsse über ordnungsgemäße Nutzung, Haftungsbeschränkungen und den Hinweis hinzu, dass die Daten typische Werte darstellen und nicht als Spezifikationen zu verstehen sind, sofern nicht ausdrücklich anders angegeben.

Machen Sie deutlich, dass das technische Datenblatt zu Informationszwecken bereitgestellt wird und Nutzer für kritische Anwendungen eigene Tests durchführen sollten.

Überprüfen und validieren

Lassen Sie jedes technische Datenblatt von mehreren Personen überprüfen:

• Technische Experten prüfen die Genauigkeit
• Qualitätsmanagement prüft die Vollständigkeit
• Marketing stellt Marken-Konsistenz sicher
• Recht überprüft Haftungsausschlüsse und Angaben

Veröffentlichen Sie niemals ein technisches Datenblatt basierend auf den Angaben nur einer Person. Technische Fehler in veröffentlichten Dokumenten können zu Produktfehlern, Sicherheitsproblemen und rechtlicher Haftung führen.

Regelmäßig aktualisieren

Überprüfen Sie alle technischen Datenblätter mindestens einmal jährlich oder wann immer:

• Produktformulierungen geändert werden
• Neue Testdaten verfügbar sind
• Vorschriften aktualisiert werden
• Kundenfeedback Verwirrung oder Fehler aufzeigt

Markieren Sie ersetzte Versionen deutlich und entfernen Sie sie umgehend aus dem Umlauf.

Häufige Fehler, die vermieden werden sollten

• Vage Spezifikationen sind ein häufiges Problem. Begriffe wie „hohe Festigkeit“ oder „schnell aushärtend“ sind ohne messbare Werte und passende Einheiten bedeutungslos.
• Fehlende Testmethoden machen Daten schwer reproduzierbar oder überprüfbar. Zum Beispiel lässt die Angabe „Zugfestigkeit: 50 MPa“ ohne Nennung der Testmethode (z. B. ASTM D638) offen, wie der Wert ermittelt wurde.
• Veraltete Informationen können Probleme verursachen. Alte Daten zu verwenden oder das technische Datenblatt bei Änderungen der Formulierungen nicht zu aktualisieren, kann zu Kundenbeschwerden und potenziellen Sicherheitsproblemen führen.
• Zu komplexe Sprache verringert die Verständlichkeit. Unnötig komplizierte Terminologie oder verschachtelte Satzstrukturen können Leser verwirren und wichtige Informationen verschleiern.
• Inkonsistente Formatierung wirkt unprofessionell. Das Mischen von Einheiten (metrisch und imperial), unterschiedliche Dezimalstellen oder verschiedene Formate für ähnliche Produkte erschwert das Lesen des Dokuments.
• Keine Versionskontrolle erzeugt Unsicherheit. Die Verteilung von Dokumenten ohne Versionsnummern und Datum macht es unmöglich zu wissen, welche Informationen aktuell sind.
• Unvollständige Kontaktinformationen frustrieren Nutzer. Fehlende klare technische Ansprechpartner verhindern, dass Nutzer bei Bedarf Klärung erhalten.
• Ignorieren von Einschränkungen ist riskant. Jedes Produkt hat Grenzen, und das Nicht-Dokumentieren dieser Risiken beseitigt sie nicht, was oft zu Fehlanwendungen und unzufriedenen Kunden führt.

Vorlagen und Standards

Viele Branchenverbände stellen Vorlagen für technische Datenblätter und standardisierte Formate bereit, die Konsistenz gewährleisten und den Erwartungen der Branche entsprechen.

Branchenstandard-Organisationen:

• ASTM International bietet Standards für technische Dokumentationen in mehreren Branchen
• ISO (International Organization for Standardization) liefert Richtlinien für Formatierung und Dokumentationsstandards
• Branchenspezifische Verbände veröffentlichen oft Vorlagen, die auf die Anforderungen ihres Sektors zugeschnitten sind

Überprüfen Sie, ob Ihre Branche bevorzugte Formate hat, bevor Sie eine eigene Vorlage von Grund auf erstellen. Die Verwendung etablierter Vorlagen stellt sicher, dass Ihr technisches Datenblatt den Erwartungen der Nutzer entspricht und erleichtert den Vergleich zwischen Produkten.

Software für Technische Produktdatenblätter

Office-Programme

Standard-Office-Anwendungen eignen sich gut für die Erstellung einfacher technischer Datenblätter, insbesondere für kleine Unternehmen oder einfache Produkte:

• Microsoft Word ist die am weitesten verbreitete Option für textbasierte TDS-Dokumente. Es bietet Vorlagen, Tabellen und grundlegende Formatierungsfunktionen
• Google Docs ist eine cloudbasierte Alternative mit Kollaborationsfunktionen, ideal für Teams, die gemeinsam an technischen Datenblättern arbeiten
• Microsoft PowerPoint ist nützlich, wenn Ihr technisches Datenblatt ein visuell ansprechenderes Layout benötigt oder technische Daten in einem Präsentationsformat dargestellt werden sollen
• LibreOffice Writer ist eine kostenlose Open-Source-Alternative mit ähnlicher Funktionalität wie Microsoft Word
• Apple Pages ermöglicht Mac-Nutzern die Erstellung professionell aussehender technischer Datenblätter mit integrierten Vorlagen

Office-Programme sind ideal für kleine bis mittelgroße Unternehmen mit begrenztem Produktportfolio, Start-ups mit Budgetbeschränkungen oder Organisationen, die einfache, textbasierte technische Datenblätter ohne komplexe Designanforderungen erstellen müssen. Diese Tools eignen sich besonders, wenn Sie weniger als 50 Produkte haben und Ihre technischen Datenblätter nur selten aktualisieren.

Desktop-Publishing-Software

Für Unternehmen, die professionelle Layouts, komplexe Formatierungen oder designintensive technische Datenblätter benötigen, bietet Desktop-Publishing-Software erweiterte Möglichkeiten:

• Adobe InDesign ist die branchenübliche Layout-Software mit präziser Kontrolle über Typografie, Grafiken und mehrseitige Dokumente. Ideal für visuell anspruchsvolle technische Datenblätter, die den Markenrichtlinien entsprechen
• Affinity Publisher ist eine kostengünstige Alternative zu InDesign mit professionellen Funktionen für Layout und Design
• QuarkXPress ist eine etablierte Desktop-Publishing-Software, die in vielen technischen Veröffentlichungsumgebungen weiterhin genutzt wird
• Scribus ist eine kostenlose Open-Source-Software, die sich für die Erstellung professioneller Layouts von technischen Datenblättern eignet

Desktop-Publishing-Software eignet sich am besten für Organisationen, die Wert auf Markenauftritt und professionelle Präsentation legen, Unternehmen mit 50–500 Produkten oder Branchen, in denen die Designqualität die Wahrnehmung durch Kunden maßgeblich beeinflusst. Dazu gehören Hersteller in kundenorientierten Bereichen, Unternehmen, die Marketingmaterialien parallel zur technischen Dokumentation erstellen, und Organisationen mit eigenen Design- oder Technikredaktionsteams, die erweiterte Layout-Kontrolle und mehrseitige Dokumentenoptionen benötigen.

Product Information Management (PIM) Software

PIM-Systeme bieten die umfassendste Lösung für Unternehmen mit großen Produktportfolios, ermöglichen die automatisierte Erstellung von TDS und zentrale Datenverwaltung:

• AtroPIM ist eine Open-Source-PIM-Software, die TDS direkt aus zentralisierten Produktdaten generieren kann. Bietet anpassbare Vorlagen, Mehrsprachigkeit und automatisierte Dokumentenerstellung
• Akeneo ist eine Enterprise-PIM-Lösung mit TDS-Generierungsfunktionen und umfangreichen Integrationsmöglichkeiten
• inRiver ist eine PIM-Plattform, die für Hersteller entwickelt wurde und robuste Funktionen für technische Dokumentation bietet

Viele PIM-Systeme bieten Integrationen mit Desktop-Publishing-Software, wodurch die Vorteile zentraler Datenverwaltung und professioneller Layoutmöglichkeiten kombiniert werden. Zum Beispiel unterstützt AtroPIM die Integration mit Adobe InDesign über das EasyCatalog-Plugin, sodass InDesign-Vorlagen automatisch mit Produktdaten aus dem PIM-System gefüllt werden können. Diese Integration erleichtert die Erstellung designintensiver technischer Datenblätter und gewährleistet gleichzeitig Datenpräzision und Konsistenz.

PIM-Systeme sind die optimale Lösung für mittelgroße bis große Unternehmen mit umfangreichen Produktkatalogen, Organisationen mit zahlreichen Produktvarianten oder Formulierungen, die häufig aktualisiert werden müssen, und Unternehmen, die in mehreren Märkten mit mehrsprachiger Dokumentation tätig sind.

Diese Plattformen sind besonders wertvoll für Hersteller, die strenge Versionskontrolle und umfassende Prüfpfade benötigen, Unternehmen, die nahtlose Integration mit ERP, CRM oder E-Commerce-Systemen erfordern, und Organisationen, bei denen Produktdaten über alle Kanäle hinweg korrekt und konsistent sein müssen. PIM-Software zentralisiert Produktinformationen, sichert Konsistenz in der Dokumentation und erstellt automatisch aktualisierte technische Datenblätter, sobald Produktspezifikationen geändert werden.

Merken Sie sich: Ein gut gestaltetes technisches Datenblatt ist eine Investition in Kundenzufriedenheit, Produktqualität und regulatorische Konformität. Nehmen Sie sich die Zeit, es sorgfältig zu erstellen, pflegen Sie es gewissenhaft, und Ihre technischen Datenblätter werden zu einer vertrauenswürdigen Ressource, die Ihr Produkt während seines gesamten Lebenszyklus unterstützt.