Punti chiave
Una scheda tecnica (TDS) fornisce specifiche essenziali del prodotto, dati sulle prestazioni e linee guida sull’utilizzo in un formato standardizzato.
Include elementi critici: identificazione del prodotto, specifiche tecniche, caratteristiche prestazionali, linee guida per l’applicazione e informazioni sulla conformità.
Quando si crea una scheda tecnica, seguire un processo sistematico:
- raccogliere dati accurati dai test, organizzare le informazioni in modo logico, utilizzare una formattazione chiara e mantenere un rigoroso controllo delle versioni;
- utilizzare unità standardizzate, terminologia riconosciuta dal settore e un linguaggio tecnico accessibile per garantire chiarezza;
- evitare errori comuni come specifiche vaghe, dati obsoleti, mancanza di condizioni di test e formattazione scadente;
- aggiornare regolarmente per garantire accuratezza, conformità normativa e sicurezza degli utenti.
Comprendere le schede tecniche
Una scheda tecnica è un documento standardizzato che fornisce informazioni tecniche complete su un prodotto.
Essa funge da riferimento autorevole per ingegneri, team di approvvigionamento, specialisti del controllo qualità e utenti finali che necessitano di specifiche dettagliate per prendere decisioni informate.
A differenza delle brochure di marketing che si concentrano sui benefici e sugli argomenti di vendita, una scheda tecnica fornisce dati oggettivi e misurabili. Si distingue inoltre da una Scheda di Sicurezza (SDS), che si concentra sulle informazioni sui rischi e sulla gestione sicura, o da una scheda delle specifiche, che può limitarsi a elencare dimensioni e caratteristiche di base.
Quando è necessaria una scheda tecnica
È necessario creare una scheda tecnica ogni volta che si producono o distribuiscono prodotti che richiedono informazioni tecniche chiare e precise. Questo include fornire specifiche tecniche dettagliate in modo che il prodotto possa essere integrato correttamente o utilizzato con sistemi compatibili, condividere dati sulle prestazioni per supportare il controllo qualità e i test, offrire linee guida per garantire un uso corretto e sicuro, e fornire la documentazione necessaria per soddisfare requisiti normativi o di conformità.
Settori che utilizzano le schede tecniche
Le schede tecniche sono essenziali in numerosi settori perché forniscono informazioni tecniche standardizzate e affidabili necessarie per una selezione adeguata, un uso sicuro e la conformità normativa:
- Chimica e materiali comprendono adesivi, rivestimenti, lubrificanti e polimeri, dove le schede tecniche vengono utilizzate per garantire una corretta formulazione, una manipolazione sicura e prestazioni affidabili in condizioni specifiche.
- Edilizia comprende materiali da costruzione, sigillanti e additivi per calcestruzzo, con le schede tecniche che aiutano a verificare resistenza, durabilità e conformità ai codici edilizi.
- Elettronica riguarda componenti, semiconduttori e sensori, e le schede tecniche sono utilizzate per confermare caratteristiche elettriche, tolleranze e compatibilità dei sistemi.
- Produzione include materie prime, parti di macchinari e forniture industriali, dove le schede tecniche supportano la coerenza della produzione, il controllo qualità e l’integrazione corretta delle attrezzature.
- Automotive comprende fluidi, parti e componenti, con le schede tecniche che garantiscono che i prodotti soddisfino gli standard di sicurezza, i requisiti di prestazione e le specifiche del produttore.
Elementi essenziali di una scheda tecnica
Una scheda tecnica professionale include diversi componenti chiave che aiutano gli utenti a comprendere, valutare e applicare correttamente un prodotto.
Informazioni nell’intestazione
L’intestazione contiene solitamente il logo dell’azienda, il nome del prodotto e il codice del prodotto, insieme al numero di versione della scheda tecnica e alla data di emissione visualizzati chiaramente. Ciò consente agli utenti di confermare di consultare il documento più aggiornato.
Identificazione del prodotto
Questa sezione fornisce generalmente una descrizione chiara del prodotto, inclusa la categoria, l’applicazione principale e eventuali nomi commerciali o designazioni alternative pertinenti. Se applicabile, vengono inclusi anche i nomi chimici e i numeri CAS.
Specifiche tecniche
Le specifiche tecniche costituiscono la parte centrale di una scheda tecnica. Le proprietà rilevanti sono comunemente elencate con i rispettivi valori, unità e metodi di test, come le proprietà fisiche quali densità, viscosità o punto di fusione; proprietà chimiche come pH o composizione; proprietà meccaniche come resistenza a trazione e durezza; proprietà elettriche come resistenza o conducibilità; e proprietà termiche come conducibilità termica o coefficiente di dilatazione. I metodi di test o gli standard, ad esempio riferimenti ASTM o ISO, insieme alle condizioni di prova come temperatura o umidità, sono generalmente indicati per fornire il contesto appropriato.
Caratteristiche prestazionali
Questa sezione descrive come il prodotto si comporta in diverse condizioni. Spesso include valori tipici, intervalli di prestazioni o curve, con chiaro riferimento alle condizioni in cui i dati si applicano.
Linee guida per l’applicazione
Le linee guida per l’applicazione descrivono come il prodotto viene comunemente utilizzato nella pratica. Questi dettagli possono riguardare applicazioni raccomandate, preparazione delle superfici, metodi di applicazione, tassi di copertura o dosaggio, condizioni di indurimento o essiccazione e eventuali requisiti specifici per le attrezzature.
Stoccaggio e manipolazione
Le informazioni su stoccaggio e manipolazione generalmente riguardano intervalli di temperatura raccomandati, durata di conservazione, requisiti dei contenitori, precauzioni di manipolazione e materiali che potrebbero essere incompatibili con il prodotto.
Conformità e certificazioni
Questa sezione elenca gli standard pertinenti, le certificazioni e le approvazioni normative associate al prodotto. Può includere standard di settore, certificazioni di sicurezza, requisiti di conformità ambientale e certificazioni di gestione della qualità.
Informazioni di contatto
La scheda tecnica solitamente si conclude con i dettagli di contatto per il supporto tecnico, come numeri di telefono, indirizzi e-mail e link al sito web, fornendo agli utenti un modo per ottenere ulteriori informazioni o assistenza quando necessario.
Best Practices per creare una scheda tecnica
Raccogliere dati accurati
Inizia con dati affidabili provenienti dal tuo dipartimento R&D, laboratorio di controllo qualità o test di terze parti. I valori non devono mai essere stimati o approssimati, poiché l’accuratezza è fondamentale in una scheda tecnica. Ogni dato deve includere la sua fonte e la data in cui è stato ottenuto.
Assicurati che tutti i test seguano gli standard riconosciuti nel settore. Se utilizzi metodi di test proprietari, descrivili chiaramente in modo che gli utenti comprendano come sono stati ottenuti i valori.
Scegliere il formato giusto
Seleziona un layout pulito e professionale con spazio bianco adeguato. Una scheda tecnica disordinata è difficile da leggere e può far sì che gli utenti perdano informazioni critiche.
Organizzare le informazioni in modo logico
Sebbene una scheda tecnica contenga tutte le sezioni essenziali sopra elencate, organizzare le informazioni in un flusso logico aiuta gli utenti a trovare rapidamente ciò di cui hanno bisogno.
Raggruppa le informazioni correlate. La maggior parte dei documenti di schede tecniche segue generalmente questo flusso:
- Identificazione del prodotto
- Proprietà fisiche e chimiche
- Dati sulle prestazioni
- Informazioni sull’applicazione
- Stoccaggio e manipolazione
- Conformità e sicurezza
All’interno di ogni sezione, ordina le proprietà dalla più alla meno importante per gli utenti tipici.
Scrivere descrizioni chiare e concise
Usa un linguaggio tecnico preciso ma evita il gergo non necessario. Il tuo pubblico include professionisti tecnici, ma la chiarezza non deve mai essere sacrificata per la complessità.
Scrivi in forma attiva quando possibile: "Applicare a temperatura ambiente" invece di "L’applicazione deve essere effettuata a temperatura ambiente".
Definisci le abbreviazioni al primo utilizzo, anche quelle comuni. Ciò che è ovvio per te potrebbe non esserlo per tutti i lettori.
Includere tabelle ed elementi visivi
Presenta i dati in tabelle ben formattate per facilitare la lettura e il confronto. Usa decimali coerenti e allinea correttamente i numeri.
Includi diagrammi, grafici o curve quando chiariscono meglio le informazioni rispetto al solo testo. Diagrammi di applicazione, curve prestazionali e tabelle di compatibilità possono essere particolarmente utili.
Mantenere un rigoroso controllo delle versioni
Implementa un chiaro sistema di numerazione delle versioni. Usa la notazione maggiore.minore (es. 2.1) dove i numeri principali indicano cambiamenti significativi e i numeri secondari riflettono piccoli aggiornamenti o correzioni.
Monitora le modifiche tra le versioni. Alcune aziende includono una sezione "Storico delle revisioni" o la mantengono in un sistema di gestione documentale separato.
Data ogni revisione e assicurati che le vecchie versioni siano archiviate ma non distribuite. Nulla mina la credibilità più velocemente di informazioni contrastanti provenienti da versioni diverse della scheda tecnica.
Usare unità standardizzate
Attieniti alle unità di misura standard del settore. Nella maggior parte dei campi tecnici, ciò significa unità SI (sistema metrico). Se devi includere unità imperiali, fornisci entrambe e indica chiaramente quale è primaria.
Esprimi gli intervalli in modo appropriato. Usa "±" per le tolleranze, "min" o "max" per limiti unilaterali e intervalli specifici (es. "20-25") per valori tipici.
Mantenere coerenza nel linguaggio
Usa la stessa terminologia in tutti i tuoi documenti tecnici. Crea una guida di stile per la tua organizzazione che definisca termini preferiti, unità e convenzioni di formattazione.
Sii coerente con le maiuscole, specialmente per nomi di prodotti e termini tecnici. L’incoerenza suggerisce trascuratezza e può sollevare dubbi sull’accuratezza.
Rendere il documento facile da consultare
Usa intestazioni e sottotitoli chiari e formattati in modo coerente. Evidenzia valori o requisiti importanti in grassetto, ma non abusare della formattazione, poiché non tutto può essere critico.
Usa elenchi puntati per le liste, assicurandoti di mantenere una struttura coerente. Se un elemento inizia con un verbo, tutti gli elementi devono seguire lo stesso schema.
Aggiungere disclaimer appropriati
Includi disclaimer standard sull’uso corretto, limitazioni di responsabilità e sul fatto che i dati rappresentano valori tipici piuttosto che specifiche, salvo diversa indicazione esplicita.
Rendi chiaro che la scheda tecnica è fornita a scopo informativo e che gli utenti devono eseguire i propri test per applicazioni critiche.
Revisionare e convalidare
Fai revisionare ogni scheda tecnica da più persone:
- Esperti tecnici verificano l’accuratezza
- Controllo qualità verifica la completezza
- Marketing garantisce la coerenza del marchio
- Legale revisiona disclaimer e dichiarazioni
Non pubblicare mai una scheda tecnica basata solo sul parere di una persona. Errori tecnici nei documenti pubblicati possono portare a guasti del prodotto, problemi di sicurezza e responsabilità legali.
Aggiornare regolarmente
Rivedi tutti i documenti di schede tecniche almeno una volta all’anno, o ogni volta che:
- Le formulazioni del prodotto cambiano
- Nuovi dati di test diventano disponibili
- Le normative vengono aggiornate
- I feedback dei clienti evidenziano confusione o errori
Segna chiaramente le versioni sostituite e rimuovile tempestivamente dalla circolazione.
Errori comuni da evitare
- Specifiche vaghe sono un problema comune. Termini come "alta resistenza" o "asciugatura rapida" sono privi di significato senza valori misurabili e unità appropriate.
- Metodi di test mancanti rendono i dati difficili da riprodurre o verificare. Ad esempio, indicare "resistenza a trazione: 50 MPa" senza specificare il metodo di test (es. ASTM D638) lascia gli utenti incerti su come il valore sia stato determinato.
- Informazioni obsolete possono causare problemi. Utilizzare dati vecchi o non aggiornare la scheda tecnica quando le formulazioni cambiano può portare a reclami dei clienti e potenziali problemi di sicurezza.
- Linguaggio troppo complesso riduce l’accessibilità. Usare terminologia inutilmente sofisticata o frasi complesse può confondere i lettori e oscurare le informazioni chiave.
- Formattazione incoerente appare poco professionale. Mescolare unità (metrico e imperiale), decimali variabili o usare formati diversi per prodotti simili rende il documento più difficile da leggere.
- Assenza di controllo versioni crea incertezza. Distribuire documenti senza numeri di versione e date rende impossibile sapere quali informazioni sono aggiornate.
- Informazioni di contatto incomplete frustrano gli utenti. Non fornire contatti tecnici chiari impedisce agli utenti di ottenere chiarimenti quando necessario.
- Ignorare le limitazioni è rischioso. Ogni prodotto ha delle limitazioni e non documentarle non elimina i rischi, spesso portando a un uso scorretto e clienti insoddisfatti.
Modelli e standard
Molte associazioni di settore forniscono modelli di schede tecniche e formati standardizzati che garantiscono coerenza e rispettano le aspettative del settore.
Organizzazioni per gli standard di settore:
- ASTM International offre standard per la documentazione tecnica in diversi settori
- ISO (International Organization for Standardization) fornisce linee guida per la formattazione e standard di documentazione
- Associazioni specifiche del settore spesso pubblicano modelli adattati ai requisiti del loro settore
Verifica se il tuo settore ha formati preferiti prima di crearne uno da zero. Utilizzare modelli consolidati assicura che la tua scheda tecnica soddisfi le aspettative degli utenti e facilita il confronto tra prodotti.
Software per le schede tecniche dei prodotti
Programmi Office
Le applicazioni Office standard sono adatte per creare schede tecniche semplici, soprattutto per piccole imprese o prodotti semplici:
- Microsoft Word è l’opzione più utilizzata per documenti TDS basati su testo. Offre modelli, tabelle e funzionalità di formattazione di base
- Google Docs è un’alternativa cloud con funzionalità di collaborazione, ideale per team che lavorano insieme su documenti di schede tecniche
- Microsoft PowerPoint è utile quando la scheda tecnica richiede layout più visivi o quando si vuole presentare dati tecnici in formato slide
- LibreOffice Writer è un’alternativa gratuita e open-source con funzionalità simili a Microsoft Word
- Apple Pages consente agli utenti Mac di creare documenti di schede tecniche professionali con modelli integrati
I programmi Office sono ideali per piccole e medie imprese che gestiscono un portafoglio prodotti limitato, startup con vincoli di budget o organizzazioni che necessitano di schede tecniche semplici e focalizzate sul testo senza esigenze di design complesse. Questi strumenti sono particolarmente adatti quando si hanno meno di 50 prodotti e si aggiornano i documenti di schede tecniche raramente.
Software di impaginazione professionale
Per aziende che necessitano di layout professionali, formattazioni complesse o schede tecniche ad alto impatto visivo, il software di impaginazione offre funzionalità avanzate:
- Adobe InDesign è il software di layout professionale standard del settore, che offre controllo preciso sulla tipografia, grafica e documenti multipagina. Ideale per creare schede tecniche visivamente sofisticate in linea con le linee guida del brand
- Affinity Publisher è un’alternativa economica a InDesign con funzionalità professionali per layout e design
- QuarkXPress è un software di impaginazione veterano ancora utilizzato in molti ambienti di pubblicazione tecnica
- Scribus è un software open-source gratuito adatto a creare layout professionali di schede tecniche
Il software di impaginazione è più adatto a organizzazioni che danno priorità al branding visivo e alla presentazione professionale, aziende che gestiscono 50-500 prodotti e settori in cui la qualità del design influisce significativamente sulla percezione del cliente. Include produttori nei settori consumer, aziende che producono materiali di marketing insieme alla documentazione tecnica e organizzazioni con team dedicati al design o alla scrittura tecnica che richiedono controllo avanzato del layout e capacità di documenti multipagina.
Software di gestione delle informazioni sui prodotti (PIM)
I sistemi PIM offrono la soluzione più completa per le aziende che gestiscono grandi portafogli di prodotti, consentendo la generazione automatica delle schede tecniche e la gestione centralizzata dei dati:
- AtroPIM è un software PIM open-source che può generare TDS direttamente dai dati centralizzati del prodotto. Offre modelli personalizzabili, supporto multilingue e generazione automatica dei documenti
- Akeneo è una soluzione PIM enterprise con capacità di generazione TDS e ampie opzioni di integrazione
- inRiver è una piattaforma PIM progettata per produttori con robuste funzionalità di documentazione tecnica
Molti sistemi PIM offrono integrazioni con software di impaginazione, combinando i vantaggi della gestione centralizzata dei dati con capacità di layout professionale. Ad esempio, AtroPIM supporta l’integrazione con Adobe InDesign tramite il plugin EasyCatalog, consentendo il popolamento automatico dei modelli InDesign con i dati dei prodotti direttamente dal sistema PIM. Questa integrazione semplifica la creazione di schede tecniche ad alto contenuto visivo mantenendo accuratezza e coerenza dei dati.
I sistemi PIM sono la soluzione ottimale per imprese medio-grandi che gestiscono cataloghi di prodotti estesi con centinaia o migliaia di SKU, organizzazioni con molte varianti di prodotto o formulazioni che richiedono aggiornamenti frequenti e aziende che operano in più mercati con necessità di documentazione multilingue.
Queste piattaforme sono particolarmente preziose per produttori che necessitano di un rigoroso controllo delle versioni e tracciabilità completa, aziende che richiedono integrazione fluida con ERP, CRM o sistemi e-commerce, e organizzazioni in cui l’accuratezza e la coerenza dei dati di prodotto su tutti i canali è critica. Il software PIM centralizza le informazioni sui prodotti, garantisce la coerenza della documentazione e genera automaticamente schede tecniche aggiornate ogni volta che le specifiche dei prodotti cambiano.
Ricorda: una scheda tecnica ben realizzata è un investimento nella soddisfazione del cliente, nella qualità del prodotto e nella conformità normativa. Dedica tempo a crearla correttamente, mantenerla diligentemente e le tue schede tecniche diventeranno una risorsa affidabile che supporta il prodotto per tutto il suo ciclo di vita.