Points Clés
Les projets PIM échouent le plus souvent avant la mise en œuvre parce que les organisations choisissent un logiciel sans objectifs clairs, attentes réalistes ou compréhension approfondie de leurs données, processus et besoins d’intégration. Les raisons en sont :
- Absence d'objectifs commerciaux clairs
- Omettre les audits de données et de processus
- S'attendre à ce que le PIM soit une solution « universelle »
- Implication limitée des parties prenantes
- Sélection d’un système PIM principalement sur la base de listes de fonctionnalités et d’investissements à court terme
- Négliger les défis d’intégration du PIM avec les systèmes existants
- Se fier uniquement aux démonstrations
- Ignorer la scalabilité.
Au lieu de répéter les erreurs courantes de sélection de PIM, les organisations devraient :
- Réaliser un projet pilote ou proof of concept (POC) avec des données réelles, par exemple en utilisant des environnements sandbox proposés par des fournisseurs tels que AtroPIM ou Pimberly.
- Définir des objectifs commerciaux clairs liés à des résultats mesurables tels que le time-to-market, la qualité des données ou la croissance des canaux.
- Auditer les données et processus existants dès le départ et définir un modèle de données cible avant l’évaluation des fournisseurs.
- Établir dès le départ la gouvernance et la responsabilité, y compris les workflows et les règles de validation.
- Impliquer tous les membres d’équipe pertinents dès le début pour garantir l’ergonomie et l’adoption dans toute l’organisation.
- Évaluer les workflows réels, pas seulement les fonctionnalités, en utilisant des cas d’usage et des données réelles, également partiellement dans le cadre d’un POC.
- Évaluer le coût total de possession final, y compris les intégrations, la formation et la maintenance à long terme.
- Évaluer tôt les intégrations et la scalabilité pour s’assurer que le PIM répond aux besoins actuels et futurs.
- Ne pas se fier entièrement aux dires des commerciaux. Demander des preuves, des références de cas similaires ou un proof of concept (POC).
Les systèmes de Gestion de l’Information Produit (PIM) sont mis en place pour résoudre des défis très réels et croissants : un nombre croissant de canaux de vente et de partenaires commerciaux, des descriptions de produits multilingues, la nécessité de produire rapidement des fiches techniques et catalogues, des corrections fréquentes d’erreurs dans les données produits, la nécessité d’intégration avec des sites web, boutiques en ligne et partenaires externes. En même temps, les organisations sont sous pression pour améliorer la qualité et la cohérence globales des données produits et faire face à une concurrence toujours croissante.
Un système PIM peut répondre à toutes ces exigences, mais seulement si le bon système est choisi. En pratique, de nombreuses initiatives PIM rencontrent des difficultés ou échouent non pas en raison d’une mauvaise mise en œuvre, mais à cause d’erreurs fondamentales commises lors de l’évaluation et de la sélection du logiciel. Ces erreurs tournent généralement autour d’objectifs flous, d’un alignement faible des parties prenantes et d’une évaluation insuffisante de l’adéquation du logiciel aux besoins réels de l’entreprise.
Cet article examine les erreurs les plus critiques à éviter lors de l’évaluation et de la sélection d’un système PIM, et explique comment effectuer une évaluation PIM de qualité.
Les erreurs d’évaluation les plus courantes
Commencer sans stratégie ou objectifs clairs
L’erreur la plus fondamentale dans l’évaluation d’un PIM est l’absence de stratégie claire. Sans vision définie, il est impossible de juger si une solution PIM est adaptée.
De nombreuses organisations commencent le processus d’évaluation parce qu’elles veulent éliminer les tableurs ou centraliser les données produits. Bien que ces motivations soient valides, ce sont des symptômes plutôt que des objectifs.
Les organisations supposent également que tout système PIM améliorera automatiquement l’efficacité, la qualité des données ou la portée du marché, mais sans comprendre ce qu’elles doivent réellement accomplir, il est impossible de choisir la bonne solution.
Les objectifs commerciaux doivent être dérivés des priorités stratégiques de l’entreprise, des goulets d’étranglement opérationnels et des défis spécifiques liés à la gestion des informations produits. Par exemple, les équipes peuvent examiner :
Problèmes de time-to-market
Combien de temps faut-il pour lancer de nouveaux produits ou mettre à jour les catalogues ? Y a-t-il des retards causés par des mises à jour manuelles des tableurs, des cycles d’approbation ou des données fournisseurs incohérentes ? Un objectif pourrait être de rationaliser ces processus afin que les nouveaux produits puissent être mis en ligne plus rapidement et sans erreurs.
Lacunes dans la qualité des données
Les descriptions, spécifications et images des produits sont-elles cohérentes sur tous les canaux de vente ? Les traductions sont-elles incomplètes ou obsolètes ? Les objectifs ici peuvent viser à créer une source unique de vérité pour toutes les informations produits, afin de garantir que les données soient cohérentes, structurées et réutilisables.
Expansion du marché ou complexité des canaux
L’entreprise a-t-elle du mal à vendre dans de nouvelles régions en raison de langues, devises ou réglementations locales différentes ? Les objectifs pourraient inclure la facilitation de l’entrée sur ces marchés sans travail manuel excessif.
Points douloureux opérationnels
Quelles tâches répétitives ou processus sujets aux erreurs consomment le plus de temps pour les chefs de produit, marketeurs ou éditeurs de contenu ? Les objectifs pourraient viser à automatiser ces tâches ou améliorer l’efficacité des workflows.
En ancrant les objectifs dans des défis opérationnels ou stratégiques réels, les organisations peuvent définir ce à quoi ressemble le succès pour un projet PIM. Sans cette étape, les exigences restent vagues, les listes de fonctionnalités deviennent génériques et le système choisi échoue souvent à résoudre les problèmes qui comptent vraiment.
Omettre les audits de données et de processus
Les entreprises doivent effectuer un audit complet des données produits et des workflows existants, et définir un modèle de données cible avant d’évaluer les solutions PIM.
Omettre les audits de données et de processus est étroitement lié aux objectifs flous. Avant de définir ce à quoi ressemble le succès, les organisations doivent comprendre l’état actuel de leurs données produits et de leurs workflows. Sans cette base, les exigences, estimations de migration et évaluations des systèmes seront probablement inexactes, et les lacunes n’apparaîtront qu’après le début de la mise en œuvre.
Sans audit préliminaire, les organisations manquent d’une compréhension réaliste de la qualité, de l’exhaustivité, de la cohérence et de la structure des données. Cela rend difficile la définition d’exigences précises, l’estimation de l’effort de migration ou la vérification de la capacité du PIM à gérer des complexités existantes.
De même, ne pas définir un modèle de données cible avant d’évaluer les solutions empêche une comparaison significative. Sans taxonomie claire, structure des attributs et modèle de relations, il est impossible d’évaluer si un PIM peut supporter des variantes, des bundles, des hiérarchies et des exigences de localisation. Ces lacunes ne deviennent souvent visibles qu’après le début de la mise en œuvre.
Attentes irréalistes sur ce qu’un PIM peut ou ne peut pas faire
S’attendre à ce que le logiciel PIM « résolve » les problèmes organisationnels est une voie sûre vers la déception.
Un autre problème courant dans la sélection d’un PIM est de définir des attentes irréalistes. Beaucoup d’organisations supposent que la simple mise en place d’un système PIM résoudra automatiquement les problèmes de qualité des données ou rationalisera les processus défaillants. En réalité, un PIM facilite la gestion et la distribution des informations produits, mais il ne peut pas remplacer des processus clairs, des responsabilités définies et une gouvernance solide.
Sans processus pour valider et enrichir les données entrantes, les erreurs continueront d’apparaître dans les catalogues et les boutiques en ligne.
Le PIM est un facilitateur, pas une solution en soi. Le succès dépend de la combinaison de la bonne technologie avec des workflows bien définis, des rôles clairs et une gouvernance active.
Bien sûr, les solutions PIM qui vont au-delà des limites classiques, comme AtroPIM, construit sur AtroCore (un logiciel MDM et d’intégration de systèmes), ou Pimcore (solution tout-en-un pour PIM, DAM, E-Commerce et MDM), peuvent offrir bien plus que tout logiciel PIM « classique ».
Retarder les décisions de gouvernance et de workflow
Une erreur connexe qui découle souvent d’attentes irréalistes est de retarder les discussions sur la gouvernance des données et les workflows après la sélection du logiciel PIM.
Sans règles de gouvernance claires, mécanismes de validation et modèles de responsabilité, même le meilleur PIM accumulera rapidement des données incohérentes, dupliquées ou peu fiables. Des workflows faibles entraînent des responsabilités floues et réduisent la confiance dans le système.
Les exigences en matière de gouvernance et de workflows doivent influencer la sélection du PIM dès le départ, et ne pas être traitées comme un détail de mise en œuvre.
Impliquer toutes les équipes et utilisateurs concernés
Les systèmes PIM affectent presque tous les départements qui manipulent des informations produits : gestion des produits, marketing, ventes, e-commerce, opérations, service client et souvent les partenaires externes. Pourtant, les processus d’évaluation sont souvent pilotés par un seul département, le plus souvent l’IT ou le marketing.
Lorsque qu’un seul département domine le processus de sélection, le système choisi tend à optimiser pour ses besoins tout en négligeant les autres. Cela crée des frictions après le lancement, lorsque les équipes découvrent que le système ne supporte pas efficacement leur travail quotidien.
Les employés qui utiliseront le PIM au quotidien, tels que les chefs de produit, éditeurs de contenu, traducteurs et gestionnaires de catalogue, ne sont souvent pas impliqués dans la définition des exigences ou le test des solutions. En conséquence, les problèmes d’ergonomie sont découverts trop tard, entraînant une faible adoption et des contournements en dehors du système.
Pour éviter une adoption faible, impliquez toutes les équipes concernées par l’information produit dans le processus d’évaluation du PIM.
Erreurs critiques lors de la comparaison et du choix d’un PIM
Même lorsque la stratégie et les parties prenantes sont prises en compte, de nombreuses organisations commettent des erreurs critiques lors de la comparaison des plateformes PIM et du choix de celle qui répond à leurs besoins.
Une erreur courante est de choisir un système PIM qui ne répond pas aux besoins fonctionnels essentiels, tels que la gestion de plusieurs langues, l’intégration avec d’autres systèmes ou la gestion de catalogues complexes et d’actifs numériques. Ces limitations peuvent ne pas apparaître dans les démonstrations mais causer de gros problèmes au quotidien.
Un autre problème courant est de se concentrer sur les fonctionnalités plutôt que sur les processus. Évaluer les fournisseurs sur la base de listes de fonctionnalités (« Possède-t-il des workflows ? ») en dit peu sur la manière dont le système supporte les processus métiers spécifiques (« Comment soutient-il notre lancement de produit ou l’intégration des fournisseurs ? »). Une plateforme riche en fonctionnalités peut encore être mal adaptée si elle n’est pas alignée avec le fonctionnement réel de l’organisation.
Avant de prendre votre décision finale sur le fournisseur PIM, cartographiez vos workflows réels en parlant aux équipes qui gèrent quotidiennement les données produits. Lors des démonstrations ou tests de proof-of-concept, utilisez des données réelles pour voir comment le système gère le contenu multilingue, les intégrations et les catalogues complexes. Impliquez dès le départ des représentants de tous les départements concernés pour identifier les lacunes et garantir que le PIM correspond réellement à vos processus métiers.
L’évaluation des coûts est également souvent défaillante. De nombreuses organisations se concentrent principalement sur les frais de licence tout en sous-estimant le Coût Total de Possession. Les coûts à long terme tels que maintenance, support, formation et intégration des systèmes sont souvent négligés, entraînant des dépassements de budget imprévus.
Un autre point lié est la tendance à sur-customiser trop tôt. Demander des personnalisations étendues avant que les modèles de données et processus soient clairement définis entraîne des devis gonflés et des solutions rigides. Dans de nombreux cas, ces personnalisations se révèlent inutiles une fois que l’organisation comprend mieux ses besoins réels.
Sous-estimer les exigences d’intégration
Un système PIM n’existe pas en isolation. Il doit s’intégrer aux systèmes ERP, plateformes e-commerce, solutions CRM, sites web, marketplaces, et parfois aux systèmes partenaires.
Les API standard peuvent ne pas couvrir toutes les façons dont une entreprise utilise ses systèmes, comme la synchronisation de catalogues complexes, la connexion de plusieurs canaux de vente ou l’automatisation des mises à jour entre ERP, e-commerce et PIM. Sans tester de vrais scénarios d’intégration, le PIM peut ne pas fonctionner correctement avec les workflows existants.
Une évaluation appropriée doit vérifier non seulement l’existence des API, mais aussi leur robustesse, leur scalabilité et leur fiabilité dans des intégrations réelles avec l’ERP, la plateforme e-commerce ou le CRM utilisés par votre entreprise.
Se fier aux démonstrations au lieu des tests pratiques
Attention, les démonstrations des fournisseurs sont conçues pour montrer le meilleur scénario possible.
Se fier uniquement à elles est une autre erreur fréquente. Sans test pratique ou proof-of-concept, les problèmes d’ergonomie, limitations de performance et contraintes de modélisation des données restent souvent cachés. Ces problèmes ne se révèlent souvent qu’après la signature des contrats, lorsque les modifications sont coûteuses et difficiles.
Réaliser un pilote ou proof-of-concept avec des données réelles et des workflows réalistes est l’un des moyens les plus efficaces de vérifier si un système PIM correspond réellement aux besoins de l’organisation.
Les fournisseurs PIM réputés, comme AtroPIM et Pimberly, supportent les pilotes ou proof-of-concept, et offrent des environnements d’essai ou instances sandbox où vous pouvez importer des données produits réelles et tester les workflows sans affecter la production. Avant de démarrer un POC, confirmez donc avec le fournisseur quel environnement, quelles données et fonctionnalités vous pouvez tester. Assurez-vous qu’il supporte vos workflows réels, et pas seulement les données de démonstration, pour valider l’ergonomie, l’intégration et l’adéquation aux processus.
Se concentrer sur l’adéquation à court terme plutôt que la scalabilité
De nombreuses organisations choisissent un système PIM adapté à leur situation actuelle, mais incapable de suivre la croissance future.
Sachez que, comme pour un ERP, une seule solution PIM devrait être mise en œuvre à long terme. Pour obtenir les meilleurs résultats, il ne faut pas la changer tous les deux ans.
Les problèmes de scalabilité technique apparaissent lorsque les systèmes ont du mal avec de grands volumes de produits, des relations complexes, des intégrations en temps réel ou un grand nombre d’utilisateurs simultanés. Les problèmes de scalabilité organisationnelle se manifestent lorsque le PIM ne peut pas supporter plusieurs régions, équipes, accès basé sur les rôles ou workflows automatisés à grande échelle. Ignorer la scalabilité lors de l’évaluation conduit souvent à des goulots d’étranglement, des problèmes de gouvernance et, finalement, à des projets coûteux de re-platforming.
Gérer l’adoptabilité limitée
C’est évidemment le sujet le plus difficile à évaluer. Les commerciaux de tout logiciel PIM diraient probablement « Tout est possible » juste pour vendre. Dans la réalité, de nombreux utilisateurs se rendent compte que tout n’est pas possible et, bien sûr, pas toujours à un coût raisonnable. Le développement sur mesure peut entraîner des coûts de mise à jour plus élevés à l’avenir. Avec les logiciels cloud, il est possible que la personnalisation ne soit pas proposée du tout.
Évaluez dès le début jusqu’où vous pouvez aller avec l’adoptabilité et à quel coût.
Pour lever tout doute, vous pouvez demander une session de démonstration mettant en avant votre fonctionnalité « très spéciale » ou la faire implémenter dans un projet POC.