Punti chiave
I progetti PIM falliscono più spesso prima dell'implementazione perché le organizzazioni selezionano software senza obiettivi chiari, aspettative realistiche o una comprensione approfondita dei propri dati, processi e necessità di integrazione.
Le ragioni principali sono:
- Mancanza di obiettivi aziendali chiari
- Saltare audit dei dati e dei processi
- Aspettarsi che il PIM sia una "soluzione universale"
- Coinvolgimento limitato degli stakeholder
- Selezione di un sistema PIM basata principalmente su checklist di funzionalità e investimenti a breve termine
- Sottovalutazione delle sfide di integrazione del PIM con sistemi esistenti
- Affidarsi solo alle demo
- Ignorare la scalabilità
Invece di ripetere gli errori comuni nella selezione del PIM, le organizzazioni dovrebbero:
- Eseguire un progetto di proof of concept (POC) con dati reali, ad esempio utilizzando ambienti sandbox offerti da fornitori come AtroPIM o Pimberly.
- Definire obiettivi aziendali chiari legati a risultati misurabili, come time-to-market, qualità dei dati o crescita dei canali.
- Audire i dati e i processi esistenti in anticipo e definire un modello di dati target prima della valutazione del fornitore.
- Stabilire governance e ownership fin dall'inizio, inclusi workflow e regole di validazione.
- Coinvolgere tutti i membri rilevanti del team fin dall'inizio per garantire usabilità e adozione in tutta l'organizzazione.
- Valutare workflow reali, non solo funzionalità, utilizzando casi d'uso e dati reali, anche parzialmente all'interno di un POC.
- Valutare il costo totale finale di possesso, inclusi integrazioni, formazione e manutenzione a lungo termine.
- Valutare le integrazioni e la scalabilità in anticipo per garantire che il PIM si adatti sia alle esigenze attuali sia a quelle future.
- Non fare affidamento esclusivamente su quanto dicono i venditori. Richiedere prove, referenze da casi simili o proof of concept (POC).
Product Information Management (PIM) è stato introdotto per risolvere sfide reali e in crescita: un numero sempre maggiore di canali di vendita e partner commerciali, descrizioni prodotto multilingue, necessità di produrre schede e cataloghi rapidamente, frequenti correzioni di errori nei dati dei prodotti, integrazione con siti web, negozi online e partner esterni. Allo stesso tempo, le organizzazioni sono sotto pressione per migliorare la qualità complessiva dei dati di prodotto e la loro coerenza e resistere alla concorrenza crescente.
Un sistema PIM può soddisfare tutte queste esigenze, ma solo se viene selezionato il sistema giusto. Nella pratica, molte iniziative PIM incontrano difficoltà o falliscono non per una cattiva implementazione, ma a causa di errori fondamentali commessi durante la valutazione e la selezione del software. Questi errori riguardano tipicamente obiettivi poco chiari, scarsa allineamento degli stakeholder e valutazioni insufficienti dell'adattamento del software ai reali bisogni aziendali.
Questo articolo esamina gli errori più critici da evitare durante la valutazione e selezione di un sistema PIM e spiega come eseguire una valutazione di qualità del PIM.
Gli errori più comuni nella valutazione
Iniziare senza una strategia o obiettivi chiari
L'errore più fondamentale nella valutazione di un PIM è l'assenza di una strategia chiara. Senza una visione definita, è impossibile giudicare se una soluzione PIM sia adatta.
Molte organizzazioni iniziano il processo di valutazione perché vogliono eliminare i fogli di calcolo o centralizzare i dati di prodotto. Pur essendo motivazioni valide, sono sintomi più che obiettivi.
Le organizzazioni assumono inoltre che qualsiasi sistema PIM migliori automaticamente efficienza, qualità dei dati o penetrazione del mercato, ma senza capire cosa devono realmente ottenere, è impossibile selezionare la soluzione giusta.
Gli obiettivi aziendali dovrebbero derivare dalle priorità strategiche dell'azienda, dai colli di bottiglia operativi e dalle sfide specifiche nella gestione delle informazioni sui prodotti. Ad esempio, i team possono considerare:
Problemi di time-to-market
Quanto tempo serve per lanciare nuovi prodotti o aggiornare i cataloghi? Ci sono ritardi causati da aggiornamenti manuali su fogli di calcolo, cicli di approvazione o dati fornitori incoerenti? Un obiettivo potrebbe essere semplificare questi processi affinché i nuovi prodotti possano essere elencati più velocemente senza errori.
Gap nella qualità dei dati
Le descrizioni dei prodotti, le specifiche e le immagini sono coerenti in tutti i canali di vendita? Le traduzioni sono incomplete o obsolete? Gli obiettivi qui possono concentrarsi sulla creazione di una fonte unica di verità per tutte le informazioni sui prodotti, per garantire che i dati siano coerenti, strutturati e riutilizzabili.
Espansione del mercato o complessità dei canali
L'azienda fatica a vendere in nuove regioni a causa di lingue, valute o regolamenti locali differenti? Gli obiettivi potrebbero includere l'ingresso agevole in questi mercati senza richiedere lavoro manuale estensivo sui dati.
Punti dolenti operativi
Quali attività ripetitive o processi soggetti a errori consumano più tempo per product manager, marketer o editor di contenuti? Gli obiettivi potrebbero mirare ad automatizzare queste attività o migliorare l'efficienza dei workflow.
Ancorando gli obiettivi a sfide operative o strategiche reali, le organizzazioni possono definire cosa significa avere successo in un progetto PIM. Senza questo passaggio, i requisiti tendono a essere vaghi, le liste di funzionalità diventano generiche e il sistema selezionato spesso non risolve i problemi veramente importanti.
Saltare audit dei dati e dei processi
Le aziende devono condurre un audit approfondito dei dati e dei workflow esistenti e definire un modello di dati target prima di valutare le soluzioni PIM.
Saltare gli audit dei dati e dei processi è strettamente legato a obiettivi poco chiari. Prima di definire cosa significa avere successo, le organizzazioni devono comprendere lo stato attuale dei propri dati e workflow. Senza questa base, i requisiti, le stime di migrazione e le valutazioni del sistema saranno probabilmente imprecise, e le lacune emergeranno solo dopo l'implementazione.
Senza un audit preliminare, le organizzazioni non hanno una comprensione realistica della qualità, completezza, coerenza e struttura dei dati. Questo rende difficile definire requisiti accurati, stimare lo sforzo di migrazione o testare se un PIM può gestire le complessità esistenti.
Allo stesso modo, non definire un modello di dati target prima di valutare le soluzioni impedisce confronti significativi. Senza una tassonomia chiara, una struttura di attributi e un modello di relazioni, è impossibile valutare se un PIM supporta varianti, bundle, gerarchie e requisiti di localizzazione. Queste lacune diventano spesso dolorosamente evidenti solo dopo l'inizio dell'implementazione.
Aspettative irrealistiche su cosa un PIM può e non può fare
Aspettarsi che il software PIM "risolva" i problemi organizzativi è una strada sicura verso la delusione.
Un altro problema comune nella selezione del PIM è fissare aspettative irrealistiche. Molte organizzazioni assumono che semplicemente implementando un sistema PIM si risolveranno automaticamente problemi di qualità dei dati o processi inefficaci. In realtà, un PIM facilita la gestione e la distribuzione delle informazioni sui prodotti, ma non può sostituire processi chiari, responsabilità definite e governance solida.
Senza processi per convalidare e arricchire i dati in ingresso, gli errori continueranno a comparire nei cataloghi e nei negozi online.
Il PIM è un abilitante, non una soluzione autonoma. Il successo dipende dalla combinazione della tecnologia giusta con workflow ben definiti, ruoli chiari e governance attiva.
Ovviamente, soluzioni PIM che vanno oltre i confini del PIM, come AtroPIM, costruito su AtroCore (software MDM e di integrazione di sistema), o Pimcore (soluzione all-in-one per PIM, DAM, E-Commerce e MDM), possono sicuramente offrire più di qualsiasi software PIM "classico".
Ritardare decisioni su governance e workflow
Un errore correlato che spesso deriva da aspettative irrealistiche è ritardare le discussioni su governance dei dati e workflow fino a dopo la selezione del software PIM.
Senza regole di governance chiare, meccanismi di validazione e modelli di ownership, anche il miglior sistema PIM accumulerà rapidamente dati incoerenti, duplicati o non affidabili. Workflow deboli portano a responsabilità poco chiare e riducono la fiducia nel sistema.
I requisiti di governance e workflow dovrebbero influenzare la selezione del PIM fin dall'inizio, e non essere trattati come dettaglio di implementazione.
Coinvolgere tutti i team e gli utenti rilevanti
I sistemi PIM influenzano quasi tutti i dipartimenti che gestiscono informazioni sui prodotti: gestione prodotto, marketing, vendite, e-commerce, operations, servizio clienti e spesso partner esterni. Tuttavia, i processi di valutazione sono frequentemente guidati da un solo dipartimento, più comunemente IT o marketing.
Quando un’area domina il processo di selezione, il sistema risultante tende a ottimizzare le esigenze di quel gruppo trascurando gli altri. Questo crea attrito dopo il go-live, quando i team scoprono che il sistema non supporta efficacemente il loro lavoro quotidiano.
Gli impiegati che utilizzeranno quotidianamente il sistema PIM, come product manager, content editor, traduttori e catalog manager, spesso non sono coinvolti nella definizione dei requisiti o nei test delle soluzioni. Di conseguenza, i problemi di usabilità vengono scoperti troppo tardi, portando a bassa adozione da parte degli utenti e a soluzioni alternative fuori dal sistema.
Per evitare una bassa adozione, coinvolgere tutti i team interessati dalle informazioni di prodotto nel processo di valutazione del PIM.
Errori critici nel confrontare e scegliere una soluzione PIM
Anche quando strategia e stakeholder sono considerati, molte organizzazioni commettono errori critici nel confrontare le piattaforme PIM e selezionare quella più adatta alle proprie esigenze.
Un errore comune è scegliere un sistema PIM che non soddisfa esigenze funzionali essenziali, come la gestione di più lingue, l’integrazione con altri sistemi o la gestione di cataloghi prodotti complessi e asset digitali. Queste limitazioni possono non essere evidenti nelle demo ma causare problemi significativi nelle operazioni quotidiane.
Un altro problema comune è concentrarsi sulle funzionalità piuttosto che sui processi. Valutare i fornitori basandosi su checklist di funzionalità (“Ha workflow?”) dice poco sul fatto che il sistema supporti i processi aziendali specifici (“Come supporta il lancio dei prodotti o il processo di onboarding dei fornitori?”). Una piattaforma ricca di funzionalità può comunque risultare inadatta se non è allineata al modo in cui l’organizzazione opera realmente.
Prima di prendere la decisione finale sul fornitore PIM, mappare i workflow reali parlando con i team che gestiscono quotidianamente i dati di prodotto. Durante demo o test di proof-of-concept, utilizzare dati reali per verificare come il sistema gestisce contenuti multilingue, integrazioni e cataloghi complessi. Coinvolgere rappresentanti di tutti i dipartimenti interessati fin dall’inizio per individuare lacune e garantire che il PIM si adatti realmente ai processi aziendali.
La valutazione dei costi è spesso errata. Molte organizzazioni si concentrano principalmente sulle licenze trascurando il Costo Totale di Proprietà. I costi a lungo termine, come manutenzione, supporto, formazione e integrazione dei sistemi, vengono spesso ignorati durante la selezione, portando a sorprese nel budget.
Strettamente correlata è la tendenza a sovra-personalizzare troppo presto. Richiedere personalizzazioni estese prima che modelli di dati e processi siano chiaramente definiti porta a preventivi gonfiati e soluzioni rigide. In molti casi, queste personalizzazioni si rivelano inutili una volta che l’organizzazione comprende meglio le proprie reali esigenze.
Sottovalutare i requisiti di integrazione
Un sistema PIM non esiste isolatamente. Deve integrarsi con sistemi ERP, piattaforme e-commerce, soluzioni CRM, siti web, marketplace e talvolta sistemi di partner.
Le API standard potrebbero non coprire tutti i modi in cui un’azienda utilizza i suoi sistemi, come sincronizzare cataloghi prodotti complessi, collegare più canali di vendita o automatizzare aggiornamenti tra ERP, e-commerce e PIM.
Senza testare scenari di integrazione reali, il PIM potrebbe non funzionare senza intoppi con i workflow esistenti.
Una valutazione adeguata dovrebbe considerare non solo l’esistenza delle API, ma se esse siano robuste, scalabili e comprovate in integrazioni reali con l’ERP, la piattaforma e-commerce o il CRM che l’azienda utilizza realmente.
Affidarsi alle demo invece che ai test pratici
Attenzione: le demo dei fornitori sono progettate per mostrare scenari ideali.
Affidarsi esclusivamente a queste è un altro errore comune nella valutazione. Senza test pratici o proof of concept, problemi di usabilità, limitazioni di performance e vincoli di modellazione dei dati rimangono spesso nascosti. Questi problemi emergono generalmente solo dopo la firma dei contratti, quando modifiche diventano costose e difficili.
Eseguire un pilota o proof of concept con dati reali e workflow realistici è uno dei modi più efficaci per verificare se un sistema PIM si adatta realmente alle esigenze dell’organizzazione.
Fornitori PIM affidabili, come AtroPIM e Pimberly, supportano piloti o proof of concept e offrono ambienti di prova o sandbox dove è possibile importare dati prodotti reali e testare i workflow senza influire sulla produzione.
Pertanto, prima di iniziare un POC, confermare con il fornitore quale ambiente, dati e funzionalità si possono testare. Assicurarsi che supporti i workflow reali, non solo i dati demo, per validare usabilità, integrazione e adattamento ai processi.
Concentrarsi sull’adattamento a breve termine invece che sulla scalabilità
Molte organizzazioni scelgono un sistema PIM che funziona per la situazione attuale, ma non può scalare con la crescita futura.
Ricorda che, come per l’ERP, dovrebbe essere implementata una sola soluzione PIM a lungo termine. Per ottenere i migliori risultati, non dovresti cambiarla ogni pochi anni.
Problemi di scalabilità tecnica emergono quando i sistemi faticano con grandi volumi di prodotti, relazioni complesse, integrazioni in tempo reale o alto numero di utenti concorrenti.
Problemi di scalabilità organizzativa compaiono quando il PIM non supporta più regioni, team, accessi basati sui ruoli o workflow automatizzati su larga scala. Ignorare la scalabilità durante la valutazione porta spesso a colli di bottiglia nelle performance, problemi di governance e, infine, costosi progetti di re-platforming.
Gestire l’adottabilità limitata
Questo è ovviamente l’argomento più difficile da valutare. I venditori di qualsiasi software PIM probabilmente direbbero: "Tutto è possibile," solo per fare una vendita. Nella realtà, molti utenti si renderebbero conto che non tutto è possibile e, ovviamente, non sempre a costi ragionevoli. Lo sviluppo personalizzato può comportare costi di aggiornamento più elevati in futuro. Con software cloud, è possibile che la personalizzazione non venga offerta affatto.
Fin dall’inizio, valutare fino a che punto è possibile andare con l’adottabilità e a quale costo.
Per eliminare ogni dubbio, è possibile richiedere una sessione demo che mostri la tua funzionalità “molto speciale” o farla implementare in un progetto POC.