Définition du Data Silo
Un data silo est un ensemble de données qu'une équipe, un département ou un système détient et auquel le reste de l'organisation ne peut pas accéder ou utiliser facilement. Le nom vient des silos agricoles, qui stockent les céréales dans des conteneurs séparés et fermés. Quand les données se retrouvent en silos, différents départements de l'entreprise finissent par travailler à partir de versions différentes de la même information, souvent sans le savoir.
Comment se forment les data silos ?
Les data silos se développent généralement graduellement, sans que personne ne décide délibérément de les créer :
- Des systèmes distincts choisis par différents départements, comme un ERP pour les opérations, un CMS pour le site web, et des feuilles de calcul pour le marketing, qui n'ont jamais été connectés ensemble
- La propriété des données par équipe, où chaque département gère ses propres données avec ses propres formats, conventions de nommage et routines de mise à jour
- La croissance et les acquisitions, qui ajoutent de nouvelles marques, marchés ou systèmes fonctionnant en parallèle des systèmes existants
- Les contournements, comme l'export de données vers une feuille de calcul pour les modifier, ce qui crée des copies que personne d'autre ne voit ou ne met à jour
Quels problèmes posent les data silos ?
Quand la même information est stockée en plusieurs endroits, les copies divergent. Une équipe produit peut mettre à jour les dimensions d'un produit dans une feuille de calcul, mais le changement n'atteint jamais la boutique en ligne, et les clients voient l'ancienne mesure. Un même produit peut finir avec une description sur le site web, un poids différent dans l'ERP, et des spécifications obsolètes sur une place de marché.
Cela entraîne des erreurs que les clients remarquent, du travail en doublon car les équipes saisissent les mêmes données plusieurs fois, et des lancements de produits plus lents pendant que les équipes recherchent la bonne version. Cela complique aussi les rapports et la conformité, car les informations nécessaires pour la réglementation ou les audits sont dispersées entre les systèmes.
Comment éliminer les data silos ?
L'objectif n'est pas de remplacer chaque système, mais de convenir du lieu où chaque type de données est maintenu et de connecter les systèmes afin que les données circulent entre eux automatiquement. Cela crée une source unique de vérité : un endroit fiable pour chaque information, que les autres systèmes lisent au lieu de conserver leurs propres copies.
Pour les données produit, ce rôle est souvent assumé par un système de Product Information Management (PIM). Il regroupe les informations produit provenant de l'ERP, des fournisseurs, des feuilles de calcul et des médiathèques en un seul endroit, où les équipes les complètent et les vérifient avant qu'elles ne soient envoyées à la boutique en ligne, aux places de marché et aux catalogues imprimés. Les autres systèmes conservent leurs propres fonctionnalités, comme l'ERP gérant les stocks et les prix, mais les informations produit sont maintenues une seule fois et partagées partout.