Definizione di Data Silo
Un data silo è una raccolta di dati che un team, un dipartimento o un sistema detiene e che il resto dell'organizzazione non riesce ad accedere o utilizzare facilmente. Il nome deriva dai silos agricoli, che immagazzinano il grano in contenitori separati e chiusi. Quando i dati rimangono in silos, diverse parti dell'azienda finiscono per lavorare su versioni diverse delle stesse informazioni, spesso senza saperlo.
Come si formano i data silo?
I data silo di solito si sviluppano gradualmente, senza che nessuno decida di crearli intenzionalmente:
- Sistemi separati scelti da diversi dipartimenti, come un ERP per le operazioni, un CMS per il sito web e fogli di calcolo per il marketing, che non sono mai stati collegati tra loro
- Proprietà del team, dove ogni dipartimento mantiene i propri dati con i propri formati, nomenclature e routine di aggiornamento
- Crescita e acquisizioni, che aggiungono nuovi brand, mercati o sistemi che operano parallelamente a quelli esistenti
- Soluzioni temporanee, come l'esportazione di dati in un foglio di calcolo per modificarli, che crea copie che nessun altro visualizza o aggiorna
Quali problemi causano i data silo?
Quando le stesse informazioni sono archiviate in più luoghi, le copie divergono nel tempo. Un team di prodotto potrebbe aggiornare le dimensioni di un prodotto in un foglio di calcolo, ma la modifica non raggiunge mai lo store online, quindi i clienti vedono le misure vecchie. Lo stesso prodotto può finire con una descrizione sul sito web, un peso diverso nell'ERP e specifiche obsolete su un marketplace.
Questo porta a errori che i clienti notano, duplicazione di lavoro mentre i team inseriscono gli stessi dati più volte, e lanci di prodotto più lenti mentre i team cercano la versione corretta. Rende inoltre più difficili i report e la conformità normativa, perché le informazioni necessarie per normative o audit sono sparse tra i sistemi.
Come si possono eliminare i data silo?
L'obiettivo non è sostituire ogni sistema, ma concordare dove ogni tipo di dato viene mantenuto e connettere i sistemi affinché i dati fluiscano tra loro automaticamente. Questo crea una fonte unica di verità: un luogo affidabile per ogni informazione, dal quale gli altri sistemi leggono invece di mantenere copie proprie.
Per i dati di prodotto, questo ruolo è spesso ricoperto da un sistema Product Information Management (PIM). Raccoglie le informazioni sul prodotto da ERP, fornitori, fogli di calcolo e librerie di media in un unico luogo, dove i team le completano e le verificano prima che vengano inviate allo store online, ai marketplace e ai cataloghi stampati. Gli altri sistemi mantengono i loro ruoli specifici, come l'ERP che gestisce inventario e prezzi, ma le informazioni sul prodotto vengono mantenute una sola volta e condivise ovunque.