Che cos’è un sistema PIM? Tutto quello che devi sapere

Punti chiave

Cosa fa un sistema PIM e perché è importante

Un sistema PIM (Product Information Management) è una soluzione software che centralizza, gestisce, arricchisce e distribuisce le informazioni di prodotto su tutti i canali di vendita e marketing. Agisce come un’unica fonte di verità (Single Source of Truth).

Un PIM risolve il problema dei dati di prodotto frammentati, incoerenti o incompleti e garantisce informazioni accurate e aggiornate su tutti i canali. Anche nel 2026 il PIM rimane fondamentale, poiché i clienti si aspettano informazioni dettagliate e coerenti su siti web, marketplace, app mobili, cataloghi cartacei e molti altri canali.

Come funziona un sistema PIM e come supporta le aziende

Un PIM raccoglie dati da molteplici fonti come ERP, PLM, fornitori e sistemi interni. Questi dati vengono consolidati, arricchiti, standardizzati e validati. Le informazioni di prodotto di alta qualità vengono quindi distribuite in modo efficiente a dipendenti, clienti e partner su tutti i canali.

Funzionalità principali di un sistema PIM

I sistemi PIM offrono generalmente:

• Raccolta e importazione dei dati da più fonti
• Arricchimento ed elaborazione delle informazioni (testi marketing, immagini, video, dati tecnici)
• Standardizzazione e validazione secondo standard definiti o internazionali (ad es. BMEcat, ETIM)
• Integrazione con altri sistemi come ERP, CMS, DAM e CRM
• Integrazione dell’IA per velocizzare la creazione dei contenuti e l’elaborazione dei dati
• Distribuzione multicanale e pubblicazione basata su template per siti web, marketplace, cataloghi cartacei e altro

Chi utilizza un sistema PIM e come si integra

Settori come e-commerce, commercio all’ingrosso e industria manifatturiera utilizzano i sistemi PIM per ottimizzare la gestione delle informazioni di prodotto. Quasi tutti i reparti possono trarne beneficio, tra cui marketing, vendite, product management, assistenza clienti, R&S e acquisti. Il PIM non sostituisce i sistemi esistenti, ma li integra e funge da hub centrale per informazioni di prodotto coerenti e affidabili.

Leggi questo articolo per comprendere appieno cos’è un sistema PIM, come funziona, quali problemi risolve e quali vantaggi possono ottenere le aziende implementandolo nel 2026.

Sistemi PIM – dal passato a oggi

Prima della diffusione dei sistemi PIM dedicati, le aziende gestivano le informazioni di prodotto tramite fogli di calcolo, sistemi ERP, file dei fornitori e documenti di marketing. Anche nel 2026 alcune aziende affrontano ancora le stesse difficoltà: dati di prodotto incoerenti, obsoleti o incompleti, che rendono complessa una distribuzione uniforme sui canali di vendita.

I sistemi PIM sono nati come risposta a queste sfide. Inizialmente focalizzati sulla centralizzazione e standardizzazione dei dati, i PIM moderni si sono evoluti includendo funzionalità avanzate come l’arricchimento dei dati, il Digital Asset Management, l’automazione basata sull’IA, la distribuzione multicanale delle informazioni di prodotto e molto altro.

Un sistema PIM agisce come una piattaforma centrale in cui tutte le informazioni di prodotto vengono raccolte, strutturate e mantenute prima di essere distribuite a siti e-commerce, marketplace, cataloghi cartacei e altri canali. Fornisce un database strutturato e condiviso per l’intera organizzazione e garantisce informazioni accurate e aggiornate sia ai team interni sia a clienti, distributori e partner.

Nonostante tutte queste funzionalità, un PIM non è una soluzione miracolosa. Ha obiettivi chiari, funzionalità specifiche e anche sfide. Avere una comprensione realistica di ciò che un PIM può offrire prima dell’implementazione è fondamentale per il successo della gestione dei dati.

Perché il PIM resta rilevante nel 2026

Poiché i clienti in tutto il mondo diventano sempre più informati ed esigenti, l’adozione dei sistemi PIM continua a crescere. Le ricerche dimostrano che tra l’80% e il 95% degli acquirenti ricerca i prodotti online prima di effettuare un acquisto, confrontando spesso attributi dettagliati, specifiche e recensioni su più siti. I clienti si aspettano informazioni coerenti su tutti i canali, incluse recensioni, visualizzazioni, disponibilità in tempo reale, configurazioni, strumenti di confronto, immagini di alta qualità e, preferibilmente, video.

Fonte dei dati: Forrester, “An Overview of Consumer Expectations in the Commerce Search Experience”.

Per offrire informazioni di prodotto di alta qualità in linea con queste aspettative crescenti, le aziende hanno bisogno di strumenti specializzati, ed è proprio questo il ruolo di un sistema PIM. Ciò è particolarmente importante per le aziende con migliaia di prodotti o con numerose varianti, lingue e mercati.

Pertanto, un sistema PIM è essenziale per le aziende che devono organizzare, controllare e migliorare la creazione e la distribuzione delle informazioni di prodotto.

Cosa fa realmente un sistema PIM

Un sistema PIM può archiviare e gestire diversi tipi di informazioni di prodotto richieste dai vari reparti, tra cui:

• Dati anagrafici (nome, SKU, ID, peso, dimensioni)
• Dati marketing (descrizioni, punti di forza, parole chiave, metadati)
• Dati tecnici (specifiche, normative e conformità)
• Informazioni commerciali (prezzi, disponibilità, recensioni dei clienti)
• Dati specifici per canale
• Asset digitali (immagini, documenti, video)
• Tassonomie (categorie, cataloghi, etichette, tag)
• Dati localizzati (traduzioni e contenuti specifici per paese)

Il valore di un sistema PIM non risiede solo nei dati che memorizza, ma soprattutto in come organizza e mantiene le informazioni di prodotto.

• Un PIM gestisce grandi volumi di dati di prodotto strutturati, facilitando la ricerca, l’aggiornamento e il riutilizzo delle informazioni.
• La centralizzazione garantisce che gli aggiornamenti vengano effettuati una sola volta e riflessi ovunque, riducendo errori e incoerenze.
• Tutti gli stakeholder possono accedere alle informazioni di prodotto nei formati necessari, senza dover gestire file o documenti separati.

In sintesi, un sistema PIM supporta la raccolta, l’arricchimento, l’archiviazione e la manutenzione delle informazioni di prodotto e ne consente la distribuzione efficiente su più canali.

Nota: In alcune regioni, un sistema PIM può essere chiamato anche Product Resource Management (PRM), Product Content Management (PCM) o Product Data Management (PDM). Tuttavia, PIM rimane il termine più utilizzato a livello internazionale.

Come funziona un sistema PIM

1. In primo luogo, i dati di prodotto vengono raccolti da diverse fonti come sistemi ERP e PLM, fornitori, sistemi interni, database, sistemi legacy, ecc.

2. Successivamente, i dati vengono consolidati e arricchiti nel sistema PIM. Ad esempio, gli articoli duplicati vengono uniti, tutti i campi obbligatori vengono completati, vengono aggiunte immagini di alta qualità e video dei prodotti, gli articoli vengono categorizzati e classificati, e vengono inclusi dettagli tecnici o di marketing rilevanti.

3. Le informazioni sui prodotti, ora complete e di alta qualità, vengono esportate dal sistema PIM verso i canali di distribuzione come siti web aziendali, distributori, negozi e-commerce (ad esempio Shopify, Magento, WooCommerce), marketplace (ad esempio Amazon, Otto), app mobili, cataloghi stampati, brochure e molto altro.

Quali compiti risolve un sistema PIM?

Un sistema PIM aiuta a migliorare l’efficienza dello scambio di dati in tre aree principali:

• Collaborazione tra i reparti all’interno dell’azienda
• B2B – interazioni con partner all’ingrosso e rivenditori
• B2C – interazioni tra venditori e clienti finali

Compiti principali di un sistema PIM:

• Raccolta centralizzata di tutte le informazioni relative ai prodotti in un unico repository
• Scambio dati fluido con i partner in diversi formati, inclusi CSV, JSON, XML, XLSX, DOCX e altri
• Aggiornamento e distribuzione più rapidi delle informazioni di prodotto verso grossisti e altri venditori
• Gestione semplificata di tutti i contenuti relativi ai prodotti, come descrizioni, attributi, media, specifiche tecniche, dati legali, brochure, manuali e altro
• Integrazione con sistemi aziendali (ad esempio ERP, MDM) per garantire informazioni sui prodotti coerenti e accurate su tutte le piattaforme
• Gestione più semplice degli accessi dei partner ai cataloghi prodotti, consentendo il controllo sui prodotti e sui dettagli condivisi (ad esempio prezzi e disponibilità)

Quali sono le principali funzionalità di un PIM?

I sistemi PIM offrono numerose funzionalità, dalla raccolta e arricchimento delle informazioni di prodotto fino alla distribuzione e pubblicazione.

Le funzionalità più importanti di un sistema PIM includono:

Raccolta e importazione dei dati

L’obiettivo principale di un sistema PIM è fornire una fonte unica di verità per tutte le informazioni sui prodotti. La funzione più importante è quindi la possibilità di importare dati da diverse fonti interne ed esterne. Un buon sistema PIM può integrarsi con tutte le piattaforme e applicazioni che forniscono informazioni sui prodotti, come file Excel o CSV, sistemi ERP, server multimediali o MAM, sistemi fornitori, ecc.

I sistemi PIM moderni permettono anche di definire regole di business per le importazioni, facilitando la consolidazione dei dati e riducendo il lavoro manuale. Ad esempio, può utilizzare automaticamente le immagini di un fornitore e le informazioni tecniche di un altro.

Molte persone possono essere coinvolte nella raccolta e gestione delle informazioni sui prodotti, tra cui product manager, copywriter, specialisti tecnici, fotografi, agenzie e altri. Il sistema PIM consente di archiviare tutti i dati raccolti in un unico luogo per facilitarne la gestione e l’elaborazione.

Elaborazione e arricchimento dei dati

Un sistema PIM aiuta a organizzare, arricchire e gestire tutte le informazioni sui prodotti in modo centralizzato. Una volta raccolti, i dati possono essere uniti e processati per migliorarne la qualità. Testi marketing rilevanti vengono scritti e aggiunti, le specifiche tecniche vengono registrate e verificate, immagini e altri media vengono inclusi e brochure e documenti pertinenti vengono associati ai prodotti corrispondenti.

Il sistema PIM supporta anche le attività di marketing internazionale, permettendo la creazione di traduzioni e la gestione di informazioni prodotto specifiche per paese.

La maggior parte delle piattaforme PIM offre strumenti per migliorare i dati prodotto. Ad esempio, è possibile:

• Creare relazioni tra prodotti per abilitare upselling, cross-selling, sostituzioni in caso di esaurimento o pezzi di ricambio
• Definire quali campi sono obbligatori e garantire che siano completati
• Standardizzare le unità di misura (ad esempio mm, MM, millimetri) e convertirle automaticamente durante la localizzazione delle descrizioni (ad esempio kg in libbre)

Come per l’importazione dei dati, l’automazione è fondamentale. Le funzionalità di modifica di massa aiutano a eliminare compiti ripetitivi e a risparmiare tempo.

Standardizzazione dei dati

Un sistema PIM garantisce che i dati dei prodotti rispettino standard coerenti. Gli standard possono essere definiti internamente o basarsi su formati riconosciuti a livello internazionale, come BMEcat o ETIM. Questa uniformità facilita a produttori, fornitori, grossisti e rivenditori l’elaborazione e lo scambio efficiente delle informazioni sui prodotti.

Validazione dei dati

Prima di pubblicare le informazioni sui diversi canali, è necessario controllarle e convalidarle. Questo può avvenire manualmente o automaticamente. In un PIM è possibile definire quali attributi devono essere compilati per determinati prodotti, quali campi sono obbligatori e quali opzionali. I nuovi dati vengono così verificati automaticamente durante l’inserimento, secondo le regole precedentemente definite.

Integrazione con altri sistemi

Un sistema PIM può essere collegato ad altri sistemi sia per l’importazione sia per l’esportazione dei dati. Lo scambio di dati può essere manuale, semi-automatico o completamente automatico. Le integrazioni completamente automatiche garantiscono processi aziendali fluidi e riducono il rischio di errori. Ogni sistema viene utilizzato per lo scopo previsto, mentre il PIM funge da hub centrale per la raccolta e la pubblicazione delle informazioni prodotto.

Integrazione con l’IA

L’integrazione dell’IA nei sistemi PIM è una tendenza recente che consente di generare descrizioni di prodotto dettagliate, analizzare recensioni dei clienti e mappare attributi in modo più rapido e preciso. Molti sistemi PIM offrono moduli di integrazione IA dedicati o funzionalità integrate nei moduli esistenti. La combinazione di PIM e IA offre un enorme potenziale, con il vantaggio principale di creare contenuti prodotto più velocemente e in modo accurato utilizzando gli attributi disponibili.

Distribuzione dei dati su vari canali

Un sistema PIM consente di fornire informazioni prodotto coerenti e dettagliate a tutti coloro che ne hanno bisogno, sia ai team interni (vendite, marketing, assistenza clienti) sia ai clienti finali, su qualsiasi canale online e offline. I contenuti possono essere pubblicati sul sito aziendale, app mobili, newsletter, piattaforme e-commerce e marketplace. Le informazioni del PIM possono anche essere utilizzate per supporti cartacei come cataloghi, volantini e brochure, oltre che per strumenti di business intelligence. I sistemi di origine, come l’ERP, possono ricevere a loro volta le informazioni arricchite dal PIM.

Nota: Il sistema PIM permette di definire il formato e la struttura dei dati prodotto richiesti dai diversi canali, come le piattaforme e-commerce. Una volta impostati questi template, le nuove informazioni prodotto possono essere pubblicate automaticamente secondo la struttura predefinita, senza ulteriori modifiche manuali.

Chi utilizza un sistema PIM?

Alcuni dei settori in cui il PIM è particolarmente importante includono:

• E-commerce – oggi non si vende solo un prodotto, ma un’esperienza. Il PIM aiuta a fornire informazioni dettagliate e creare storie utente convincenti.
• Commercio all’ingrosso – essere in grado di distribuire descrizioni prodotto precise e unificate offre un chiaro vantaggio competitivo.
• Industria e produzione – un sistema PIM aiuta a ridurre il time-to-market e aumentare la produttività.

Un sistema PIM è essenziale per le aziende che:

• hanno un assortimento ampio (già circa 1.000 SKU),
• vendono in molti paesi e necessitano di localizzare le informazioni sui prodotti,
• gestiscono informazioni prodotto complesse,
• offrono prodotti che cambiano frequentemente e richiedono aggiornamenti costanti,
• vogliono applicare efficacemente una strategia long-tail,
• pianificano di espandersi nell’e-commerce,
• offrono cataloghi e brochure cartacei.

  Quali reparti avranno bisogno di accesso a un sistema PIM?

Quasi tutti i reparti possono utilizzarlo per diversi scopi:

• I product manager necessitano dell’accesso al PIM per creare informazioni di prodotto di qualità.
• I reparti marketing e vendite lo utilizzano per accedere a dati accurati, dettagliati e unificati e per preparare materiali di marketing aggiuntivi.
• Il team di supporto clienti lo usa per accedere a specifiche tecniche, linee guida, ecc.
• Il team R&S memorizza disegni CAD e altra documentazione tecnica.
• Il reparto acquisti conserva prezzi, criteri di qualità, ecc.

Quali sistemi PIM sono disponibili oggi

I sistemi PIM sono generalmente classificati in due tipi principali: cloud-based e on-premise.

I sistemi PIM basati su cloud sono ospitati nel cloud, quindi non richiedono installazioni locali. Vengono mantenuti e aggiornati automaticamente dal fornitore.

I sistemi PIM on-premise vengono installati su un server locale, e manutenzione e aggiornamenti devono essere gestiti internamente.

Alcune soluzioni PIM, come AtroPIM, offrono la flessibilità di essere utilizzate sia dal cloud sia da un server locale, combinando così i vantaggi di entrambi gli approcci.

Con quali sistemi può integrarsi un PIM?

All’interno di un’azienda, la maggior parte dei processi è controllata e gestita dai sistemi ERP. Sebbene gli ERP funzionino bene per le operazioni interne, generalmente non sono progettati per interazioni esterne o canali online e spesso gestiscono le informazioni di prodotto in modo diverso. Questo argomento è trattato più in dettaglio nel nostro articolo dedicato confronto tra sistemi PIM ed ERP.

In breve, un ERP non può sostituire un sistema PIM. Anche con un ERP in uso, un’azienda ha comunque bisogno di un PIM per ottimizzare i processi interni e migliorare la collaborazione tra i reparti nella preparazione e distribuzione di dati prodotto di alta qualità.

Altri sistemi che possono essere facilmente utilizzati con un PIM:

• DAM (Digital Asset Management) – gestisce immagini, video e altre risorse digitali legate ai prodotti. Un modulo DAM può far parte di un sistema PIM o essere integrato come sistema DAM separato, ma un PIM offre molte più funzionalità e gestisce molto più dei soli dati visivi.
• CMS (Content Management System) – utilizzato per organizzare i contenuti digitali. Generalmente progettato per gestire contenuti di un sito web o di una piattaforma e-commerce, ma non per altri canali, in particolare interni. La scalabilità può essere complessa con un CMS.
• CRM (Customer Relationship Management) – si concentra sui processi aziendali legati ai clienti e non è equivalente a un PIM. Tuttavia, a volte il PIM viene definito un “CRM per prodotti”.
• ERP (Enterprise Resource Planning) – organizza e ottimizza processi aziendali come approvvigionamento, magazzinaggio e vendita dei prodotti, ma non è progettato per fornire informazioni prodotto di alta qualità. Il PIM integra l’ERP e svolge funzioni aggiuntive.